Памятка для составления авансового отчета 2017


ПАМЯТКА
по оформлению первичных учетных документов при направлении работника в командировку
Общие вопросы оформления служебной командировки.
Согласно статьям 167 и 168 Трудового Кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему возмещается:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Для работников ОАО «РЖД» нормы возмещения командировочных расходов, а также перечень иных компенсируемых расходов утверждены распоряжением ОА «РЖД» от 07.11.2006 № 2193р.
По возвращению из командировки, работник обязан в соответствии с нормативными документами оформить и сдать на проверку в соответствующие отделы Дирекции документы.
Далее, не позднее 3–х дней после приезда предоставить в ОЦОР:
Авансовый отчет (форма АО-1).
Служебную записку (отчет) о выполнении командировочного задания (ФТУ-83).
Копию приказа о направлении в командировку (дополнительный приказ об изменении срока командировки, если срок изменен); копию телеграммы или рапорт руководителя.
Проездные документы к месту командировки и обратно.
Документы, подтверждающие расходы на проживание.
Иные расходы, связанные с командировкой.
Копию удостоверения или свидетельства об окончании курсов при направлении на курсы повышения квалификации.
Любые исправления, записи простым карандашом в первичных документах не допустимы.
Особенности оформления документов.
1. Проездные документы.
1.1. При использовании авиатранспорта обязательными документами являются авиабилет и посадочный талон с указанием вашей ФИО, даты и номера рейса.
Вместо авиабилета могут выдать маршрут/квитанцию электронного пассажирского билета. Обратите внимание!!! в случае выписки маршрута/квитанции необходимо, чтобы отдельной строкой была выделена сумма НДС.
1.2. При использовании железнодорожного транспорта обязательными документами являются железнодорожный билет либо распечатка электронного билета с указанием вашей ФИО и реквизитов позволяющих идентифицировать маршрут следования и дату поездки. Расходы за пользованием постельным бельем подтверждаются квитанцией или указаны в билете.
1.3. При использовании междугороднего автобуса необходимо предоставить билет, в котором обязательно должны быть указаны серия и номер билета, наименование организации, выдавшей билет, дата и время отправления, маршрут и стоимость билета.
Обратите внимание!!!
Дополнительные расходы по проезду (доплата за билет и т.д.) оплачиваются на усмотрение руководителя, поэтому на них должен составляться рапорт с обязательной визой руководителя.
2. Документы, подтверждающие расходы на проживание.
2.1. Если при заселении в гостиницу расчет вами будет производиться наличными денежными средствами, то обязательными документами будут являться кассовый чек, акт выполненных работ или счет, либо бланк строгой отчетности (если кассовый аппарат гостиницей не применяется).
Обратите внимание!!!
В кассовом чеке обязательно, должны быть заполнены следующие реквизиты:
- наименование организации и её ИНН;
- заводской номер контрольно - кассовой машины;
- порядковый номер чека;
- дата и время оплаты услуг;
- стоимость услуг;
- признак фискального режима (в чеке будет сочетание букв «ФП»).
В акте выполненных работ или счете обязательно должны быть заполнены следующее реквизиты:
- дата составления акта или счета;
- наименование Продавца (Исполнителя), наименование Покупателя (Заказчика);
- наименование оказанных услуг (с указанием ваших Ф.И.О. и сроков проживания), их стоимость;
- должность, Ф.И.О. лица ответственного за оказание услуги, его личная подпись.
Если в акте или счете есть реквизит «М.П.», то печать организации обязательна.
В бланке строгой отчетности обязательно, должны быть заполнены следующие реквизиты:
- наименование документа, шестизначный номер и серия, напечатанные типографским способом;
- наименование организации, которая оказала услуги (или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя), адрес и ИНН;
- вид услуги и их стоимость;
- дата осуществления расчета и составления документа;
- должность, Ф.И.О лица ответственного за совершение операции, его личная подпись, печать организации.
2.2. В случае если расчет будет производиться безналичным платежом, необходимо при заселении в гостиницу предъявить доверенность, полученную от работодателя и проинформировать представителя гостиницы, оформляющего документы, о том, что для вас необходимо выписать счет-фактуру и акт выполненных работ.
Обратите внимание!!!
В выданном счете - фактуре обязательно, должны быть заполнены следующие реквизиты:
- дата и номер счета – фактуры;
- в строке «Продавец и его адрес» - наименование, адрес, ИНН и КПП организации, оказавшей услуги;
- в строке «Покупатель и его адрес» - ОАО «РЖД» 107174 г. Москва ул. Новая Басманная д.2;
- в строке ИНН/КПП Покупателя – 7708503727/997650001
- в строке «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» - прочерки;
- в графе «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг)» - наименование услуг по проживанию, ваши Ф.И.О и сроки проживания;
- стоимость оказанных услуг без НДС, НДС, общая стоимость оказанных услуг.
В счете - фактуре обязательны подписи руководителя, главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица) и их расшифровки.
В акте выполненных работ обязательно должны быть указаны:
- дата составления акта;
- наименование Продавца (Исполнителя), наименование Покупателя (Заказчика);
- наименование оказанных услуг (с указанием ваших Ф.И.О. и сроков проживания), их стоимость;
- должность, Ф.И.О. лица ответственного за оказание услуги, его личная подпись.
Если в акте есть реквизит «М.П.», то печать организации обязательна.
Если гостиница является плательщиком НДС, то в счетах - фактурах, актах выполненных работ, контрольно - кассовых чеках либо бланках строгой отчетности отдельной строкой должна быть выделена сумма НДС.
3. Документы, подтверждающие иные расходы, связанные с командировкой.
3.1. Обязательным документом, подтверждающим проезд на такси до аэропорта и обратно в случае раннего (до 11.00 часов) вылета и позднего (после 20.00) прилета, является квитанция в форме бланка строгой отчетности.
Обратите внимание!!!
В выданной квитанции обязательно, должны быть заполнены следующие реквизиты:
- в строке «наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси» делается запись «Квитанция на оплату пользования легковым такси, серия ХХХХ, номер ХХХХ». Серия и номер должны быть напечатаны типографским способом;
- в строке «наименование фирмы осуществляющей перевозку» указываются наименование, адрес, номер телефона и ИНН перевозчика;
- в строке «дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси» указываются число, месяц и год оформления квитанции на оплату пользования легковым такси;
- в строке «стоимость пользования легковым такси» цифрами и прописью указываются взысканные с заказчика средства в рублях и копейках за пользование легковым такси. В случае если плата за пользование легковым такси осуществляется на основании тарифов за расстояние перевозки и (или) время пользования легковым такси, указываются показания таксометра, на основании которых рассчитывается стоимость пользования легковым такси;
- в строке Ф.И.О. и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.
4. Образцы оформления документов.
1. Авансовый отчет

2. Электронный авиабилет

3. Контрольно – кассовый чек за проживание

4. Бланк строгой отчетности за проживание

5. Квитанция на такси электронная.
---------------------------------------------------------------------------
Наименованиефирмыперевозчика:ООО "Такси-Эконом" ¦
¦109030, г. Москва, ул. Маломосковская, д. 5, ¦
¦тел. (495) 645-81-50 ¦
¦ИНН 7701800880, КПП 770101001 ¦
¦ ¦¦ 1 Квитанция на оплату пользования легковым такси, серия АБ N 185 ¦
¦от 10 сентября 2013 г. ¦
¦Автомобиль: Киа Рио, цвет белый, гос. номер А757СТ 77 ¦
¦ ¦¦ 2 Время подачи: 10.00 ¦
¦Время ожидания: 5 мин. ¦
¦Время высадки: 11.15 ¦
¦Время поездки: 1 ч 10 мин. ¦
¦ ¦¦ 3 Место подачи: г. Москва, ул. Студенческая, д. 26 ¦
¦Место высадки: аэропорт Шереметьево, терминал D ¦
¦ ¦¦ 4 Тариф: ¦
¦ожидание: 15 мин. бесплатно, далее - 10 руб/мин., ¦
¦проезд: 450 руб/30 мин., далее - 15 руб/мин. ("эконом") ¦
¦Показания таксометра: 1050 руб. ¦
¦ ¦¦ 5 Доп. услуги: кондиционер - 50 руб. ¦
¦ ¦¦Стоимость поездки: 1100 руб. 00 коп. (Одна тысяча сто руб. 00 коп.) ¦
¦ ¦¦ Иванов ¦
¦Лицо, уполномоченное на проведение ----------- Иванов И.И.¦
¦расчетов (водитель): (подпись) (Ф.И.О.) ¦
¦ ¦¦ Сидоров ¦
¦ 6 Клиент (пассажир): ----------- Сидоров В.В.¦
¦ (подпись) (Ф.И.О.) ¦
---------------------------------------------------------------------------
Квитанция на такси выписанная от руки и чек.


Приложенные файлы

  • docx 7898572
    Размер файла: 741 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий