Памятка волонтеров ГФ 2018

Памятка волонтёра
Задачи волонтёра Гайдаровского Форума включают в себя комплексную работу по созданию и поддержанию благоприятной атмосферы на территории проведения форума, в связи с этим мы публикуем свод правил и норм, которых волонтёр должен придерживаться. Соблюдение строго обязательно!
Каждый волонтёр обязан:
Знать программу форума
На любой заданный вопрос волонтёр должен знать ответ. В противном случае, формулировка «не знаю» заменяется на «Нужно уточнить информацию». Для дополнительной информации о мероприятии нужно скачать специальное с официального сайта HYPERLINK "http://gaidarforum.ru"gaidarforum.ru
Знать инфраструктуру Академии
Волонтёр должен иметь представление об Академической инфраструктуре. Волонтёр должен располагать информацией о ректорате, об аудиториях, в которых проходят заседания и какие секции в этих аудиториях. В этом поможет сайт HYPERLINK "http://rg.silentfox.me"rg.silentfox.me
Иметь контакты глав секций, а также знать их по именам и в лицо
Для оперативного решения задач и ответов на неразрешимые вопросы необходимо незамедлительно донести информацию до вышестоящих лиц, в данном случае до руководителей секций или их заместителей. Список руководителей и заместителей секций будет приведён ниже
Соблюдать деловую лексику и культуру речи
Вне зависимости от Вашего настроения и вне зависимости от того, как, где и с каким вопросом к Вам обратились участники форума, Вы всегда должны быть вежливы и бодры.
Выучить список фраз-клише на английском
Во время форума уровень стресса может навредить способности изъясняться на английском языке, для того чтобы этого избежать, необходимо выучить подготовленный организаторами список ответов на самые часто задаваемые вопросы.
Сообщать о своих передвижениях руководству
Руководство Вашей секции должно знать, где Вы находитесь. В крайних случаях, когда вы не можете продолжить выполнение задания, необходимо сообщить об этом вышестоящему руководству и дождаться замены. Категорически запрещается самостоятельно покидать свою зону ответственности. Помните, нарушение работы одного механизма влечет за собой нарушение работы всей системы.
При отсутствии заданий находиться в штабе волонтеров
Для облегчения коммуникации и быстрого решения появляющихся задач, для поиска помощи или резервного человека, свободные волонтеры должны постоянно находиться в штабе
Хранить личные вещи в штабе волонтёров
Для проведения свободного времени и хранения личных вещей существует специально отведенное место
«Золотые» правила волонтера:
Положительный облик
Первое, что видят участники форума на территории Академии – волонтёры. Атмосфера, которую задают волонтёры, передается на весь форум в целом.
Не оставайся без дела
Если у Вас появилось свободное время по каким-либо причинам, дайте знать об этом куратору или главе секции, чтобы Вы сразу смогли приступить к решению следующих задач.
«Делу время, потехе час»
Каждый работник имеет право на отдых, однако необходимо следовать тому графику работы и отдыха который составлен для вас руководством секции. Помните, что перерыв у участников и перерыв у волонтёров – взаимопротивоположные понятия.
Помоги ближнему волонтёру своему
В случае, если Вы оказались рядом с волонтёром, которому нужна срочная помощь и есть возможность помочь без ущерба своей работе, - помогите.
Обратная связь
При выполнении задания, следует уведомить руководство о завершении. Система фидбэка играет решающую роль в отлаженной коммуникации и слаженной работе всех секций.
задание – выполнение – обратная связь
Соблюдай субординацию
Нередко бывают случаи, когда руководители и их работники состоят в хороших дружеских отношениях. На время работы на Форуме – забудьте об этом! В каких бы хороших отношениях Вы не состояли со своим руководителем, это не даёт Вам абсолютно никакого преимущества перед другими волонтёрами.
7. Чётко, качественно и быстро выполняй поручения руководства
Волонтёр должен относиться к поступающим от руководства заданиям ответственно. Получив задание необходимо незамедлительно его выполнить, сообщить о выполнении, и ждать распоряжения своего руководителя.
В случае, когда к волонтёру обращается за помощью руководитель другой секции, задание можно выполнять только в случае одобрения руководства своей секции.
8. Не бойся переспрашивать
Наиболее проверенный способ избежать ошибки – уточнить информацию. При необходимости можно уточнить несколько раз, чёткое понимание задания является фундаментом эффективной работы.
Полный запрет:
«Я не знаю»
Задача волонтёра, к которому обратились с вопросом – дать исчерпыващий ответ.Если вы не знаете, или не уверены в актуальности имеющейся у вас информации, следует уточнить данные у вышестоящих лиц. А так же см. Пункт 1 раздела «Каждый волонтёр обязан»
Ненормативная лексика
Гайдаровский Форум – место, где стрессовые, конфлитные ситуации встречаются в разы чаще, чем в обычной жизни, однако следует иметь чувство ситуации, и не использовать нецензурную лексику при малейшем шансе быть услышанным гостями Форума.
Негативная невербальная коммуникация
Встречаясь с конфликтными ситуациями, хамством или другими дестабилизирующими факторами, следует проявить терпение и толерантность, ни в коем случае нельзя показывать положением тела или жестами что вы в гневе, обижены или раздражены.
Чрезмерное использование гаджетов
Во время работы Форума, для быстрого обмена информацией будет использоваться приложение «Telegramm», все остальные мессенджеры и социальные сети вторичны.Волонтёр должен пользоваться мобильными устройствами исключительно для работы и коммуникации с остальными волонтерами и руководством.
Сoffee-break
Запомните, coffee-break - не для волонтёров! Сoffee-break – для участников! Волонтерам еда предоставляется отдельно. Задача волонтёра во время перерыва для участников – выполнять поручения своих руководителей, либо отдыхать в штабе волонтёров.
Курение
Во время работы Гайдаровского Форума всем волонтёрам следует минимизовать количество походов в зону для курения. Курение на территории Академии влечет к применению санкций со стороны Академии а так же к отстранению волонтёра от работы на Форуме
Беспорядок в штабе
Штаб – зона отдыха и пребывания волонтёров. Уважайте себя и своих коллег. Соблюдайте чистоту и порядок в штабе.
Использование жевательной резинки
При необходимости освежить дыхание, следует использовать мятные леденцы. Жевательная резинка – дурной тон, особенно на виду у гостей форума.
Внешний вид волонтера:
Девушки:
Белая строгая блузка или рубашка;
Возможен классический чёрный пиджак, строгий жакет чёрного цвета;
Прямая чёрная юбка, брючный костюм;
Обувь на низком каблуке или без каблука, классическая модель чёрного цвета;
Аккуратно убранные волосы. Не допускаются прически с распущенными волосами
Иметь с собой дополнительную пару колготок
Минимум аксессуаров
Неброский макияж пастельных тонов
Юноши:
Белая строгая рубашка;
Возможен классический пиджак тёмного цвета;
Чёрные классические брюки;
Чёрные классические туфли.
Аккуратно уложенные волосы
Общее:
Отсутствие запаха табачного дыма и резкого запаха духов
Отсутствие пирсинга и татуировок на видных местах
Чистые волосы
Ухоженные и чистые ногти
Отсутствие запаха изо рта
Глаженные и чистые вещи
Иметь чистую белую рубашку / блузку на КАЖДЫЙ день форума
Волонтер всегда должен иметь:
Бейдж
Бейдж во время проведения Гайдаровского Форума запрещено снимать. К вам всегда могут обратиться сотрудники ФСО или участники форума.
Паспорт
Сотрудники ФСО могут потребовать у вас паспорт, поэтому его лучше всегда его носить с собой в бейдже.
Галстук, платок академии
Галстуки и платки выдает вам глава вашей секции. Их обязательно носить, они также должны быть в опрятном виде.
Флеш-накопитель
Вам или участникам может понадобиться что-либо распечатать, поставить заставку Гайдаровского форума, передать необходимые данные, поэтому следует всегда иметь при себе флеш-накопитель.
Полезные ссылки:
Сайт Гайдаровского форума – HYPERLINK "http://gaidarforum.ru"gaidarforum.ru
Карта корпусов, строение корпусов – HYPERLINK "http://rg.silentfox.me"rg.silentfox.me
Онлайн telegram – HYPERLINK "https://webtelegram.net"webtelegram.net
Бот ГФ – @Gaidar_Forum_bot
Секции, основной функционал и ответственные за секцию:
РЕГИСТРАЦИЯ
Время прибытия на площадку: 6:30
Функционал:
Регистрация гостей;
Выдача бейджей;
Информирование гостей.
Ответственные:
Руководитель секции Юлия Карзубова HYPERLINK "https://vk.com/julia_karzubova"https://vk.com/julia_karzubova 8(926)521-30-16
Зам. Руководителя Екатерина Филиппова HYPERLINK "https://vk.com/id17759806"https://vk.com/id17759806 8(916)083-12-22
Зам. Руководителя Малик Газимагомедов HYPERLINK "https://vk.com/malikgazimagomedov"https://vk.com/malikgazimagomedov 8(916)999-95-05
КРУГЛЫЕ СТОЛЫ
Время прибытия на площадку: 7:00
Функционал:
Встреча участников, рассадка, работа с микрофонами, смена воды и стаканов;
Должен знать: тематику мероприятия и спикеров, количество мест в зале;
Контроль готовности зала к началу мероприятия, расстановка мебели, табличек, стаканов, количество стульев, микрофонов, блокнотов, ручек, бутылок с водой и стаканов;
Проверить исправность техники, убедиться, что все работает.
Ответственные:
Руководитель секции Алексей Рыбалкин HYPERLINK "https://vk.com/easytofind"https://vk.com/easytofind 8(999)982-61-36
Зам. Руководителя Никита Диков HYPERLINK "https://vk.com/nickbusto"https://vk.com/nickbusto 8(905)501-63-59
ПЛЕНАРНОЕ ЗАСЕДАНИЕ
Время прибытия на площадку: 7:00
Функционал:
Встреча участников, рассадка, работа с микрофонами, смена воды и стаканов;
Должен знать: тематику мероприятия и спикеров, количество мест в зале;
Контроль готовности зала к началу мероприятия, расстановка мебели, табличек, стаканов, количество стульев, микрофонов, блокнотов, ручек, бутылок с водой и стаканов;
Проверить исправность техники, убедиться, что все работает.
Ответственные:
Руководитель секции Дмитрий Чумов HYPERLINK "https://vk.com/chumov21"https://vk.com/chumov21 8(977)821-21-80
Зам. Руководителя Дарья Подобедова HYPERLINK "https://vk.com/id267611401"https://vk.com/id267611401 8(985)717-66-17
ВСТРЕЧА ИНОСТРАННЫХ ГОСТЕЙ
Время прибытия на площадку: 7:00
Функционал:
Встреча и сопровождение иностранных участников.
Ответственные:
Руководитель секции Гусейн Аббасов HYPERLINK "https://vk.com/huseynabb"https://vk.com/huseynabb 8(966)098-44-99
ВСТРЕЧА VIP-ГОСТЕЙ
Время прибытия на площадку: 7:00
Функционал:
Встреча и сопровождение VIP- участников.
Ответственные:
Руководитель секции Ксения Шляхтина HYPERLINK "https://vk.com/id55523203"https://vk.com/id55523203 8(904)629-61-08
Зам. Руководителя Вячеслав Ягодинский HYPERLINK "https://vk.com/vy_a_g_o_d_a"https://vk.com/vy_a_g_o_d_a 8(985)533-38-55
Зам. Руководителя Эмиль Мурадян HYPERLINK "https://vk.com/e_muradyan"https://vk.com/e_muradyan 8(926)718-64-63
ЛОГИСТИКА + ОБЕСПЕЧЕНИЕ ТРАНСПОРТНОЙ
Время прибытия на площадку: 6:00
Функционал:
Подготовка и распределение ресурсов;
Навигация
Контроль порядка на секциях
Ответственные:
Руководитель секции Жора Амирджанян HYPERLINK "https://vk.com/id72134652"https://vk.com/id72134652 8(968)655-26-16
Зам. Руководителя Антон Добин HYPERLINK "https://vk.com/dobin_a"https://vk.com/dobin_a 8(968)603-02-95
СИНХРОННЫЙ ПЕРЕВОД
Время прибытия на площадку: 7:00
Функционал:
Подготовка оборудования для перевода;
Выдача и контроль сдачи оборудования.
Ответственный:
Руководитель секции Георгий Нисанов HYPERLINK "https://vk.com/nisanovvv"https://vk.com/nisanovvv 8(967)000-06-87
Зам. Руководителя Анжела Алиева HYPERLINK "https://vk.com/id274219941"https://vk.com/id274219941 8(985)214-83-50
ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ПИТАНИЕ ВОЛОНТЕРОВ
Анастасия Поздняк HYPERLINK "https://vk.com/id_pozdnyak.nastya"https://vk.com/id_pozdnyak.nastya 8(909)913-49-76
Валерия Дейцева HYPERLINK "https://vk.com/valerimills"https://vk.com/valerimills 8(916)018-83-80
ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ШТАБ
Елизавета Пенина HYPERLINK "https://vk.com/lizapenina"https://vk.com/lizapenina 8(915)217-11-01
ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА РАБОТУ ВОЛОНТЁРОВ:
Амир Сараков HYPERLINK "https://vk.com/amirsarakov"https://vk.com/amirsarakov 8(925)866-31-25


Приложенные файлы

  • docx 718403
    Размер файла: 701 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий