комп.док.


Чтобы посмотреть этот PDF файл с форматированием и разметкой, скачайте его и откройте на своем компьютере.

Міністерство освіти і науки України













КОМП'ЮТЕРНЕ ДОКУМЕНТОВЕДЕННЯ



Конспект

лекцій
для студентів

спеціальності

121

"
Інженерія програмного забезпечення
"

денної форми навчання


















Луцьк

201
6





УДК 004.032.6(045)

С
4.02



Рекомен
довано до видання Навчально
-
методичною радою факультету комп’ютерних наук та
інформаційних технологій Луцького НТУ, протокол №


від


листопада


року.


________________

Голова навчально
-
методичної ради факультету комп’ютерних наук та
інформаційних те
хнологій


Розглянуто і схвалено на засіданні кафедри комп’ютерних технологій Луцького НТУ,
протокол №


від


листопада


року.


Укладач:
_______
________
В
.
В
.
Кабак
, доцент кафедри КТ Луцького НТУ


Рецензент:
В
. Д. Рудь, докт
ор технічних наук, професор Луцького НТУ




Відповідальний за

випуск: О.О. Герасимчук
,
завідувач кафедри КТ, кандидат

техні
чних наук,
доцент









Комп'ютерне документоведення

[Текст]:

конспект лекцій
для

студентів

спеціальності
121 "Інженерія п
рограмного забезпечення".


/ уклад.
В
.
В
.
Кабак
.


Луцьк
:Луцький НТУ, 201
6
.


4
2

с.




Видання містить
конспект лекцій

з дисципліни


Комп'ютерне документоведення

.

Призначені

для студентів спеціальності
121 "Інженерія програмного забезпечення
"
.









В
.
В
.
Кабак
, 201
6





1.

МЕТА ТА ЗАВДАННЯ ВИВЧЕННЯ ДИСЦИПЛІНИ

Метою викладання

дисципліни
“Комп’ютерне документоведення”
є формування у студентів
знань про сучасні комп’ютерні технології
документоведення
, знань і навиків, необхідних для ефективної
професійно
ї діяльності в галузі документаційного забезпечення
управління.


Завдання викладання

дисципліни, враховуючи сформульовану
мету:



поглиблення знань сучасних комп’ютерних технологій
документоведення;



привити студентам вміння творчого підходу та аналітичного
м
ислення при створенні документів;



спонукати використання студентами теоретичних положень у
практичній частині навчального процесу та в майбутній роботі;



забезпечити належну підготовку до складання заліку.


Знання:

класифікації службових документів; правил
оформлення
організаційно
-
розпорядчих документів; напрямків застосування ПК у сфері
управлінської діяльності; правил створення звичайних текстових
документів у
MS

Word
; груп команд для створення документів; видів носіїв
інформації; загальної класифікації з
асобів складання та виготовлення
документів; м
етодів складання та виготовлення текстових документів;

приладів виводу текстової інформації на папір та їхньої класифікації;
приладів виводу графічної інформації та їхньої класифікації; приладів
вводу текстово
ї та графічної інформації в ПК.

Уміння:

створювати документацію, щодо особового складу,
інформаційних документів, документів з господарсько
-
договірної та
обліково
-
фінансової діяльності; розпізнавати істинні та підроблені
документи; користуватися приладами
виводу текстової інформації на папір;
приладами виводу графічної інформації; приладами вводу текстової та
графічної інформації в ПК.






ПРОГРАМНИЙ МАТЕРІАЛ

до вивчення дисципліни

“КОМП’ЮТЕРНЕ ДОКУМЕНТОВЕДЕННЯ”


Тема 1.
Класифікація службових документ
ів

Вступ. Основи комп’ютерного документоведення. Основні поняття і
визначення. Класифікація службових документів. Правила оформлення
організаційно
-
розпорядчих документів.


Тема 2.
Створення текстових документів

Напрями застосування ПК у сфері управлінської

діяльності. Створення
звичайного текстового документа в
MS

Word
. Гр
упи команд для створення
документів. Форматування розділу, абзацу та символів тексту. Збереження,
друк документа
Word

та редагування тексту.


Тема 3.
Види носіїв в інформації

Види носіїв
в інформації. Загальна класифікація засобів складання та
виготовлення документів.
Методи складання та виготовлення текстових
документів.
Графічні планшети (дігітайзери).


Тема 4.
Додаткові організаційно
-
технічні засоби при роботі з
електронною інформацією

Прилади виводу текстової інформації на папір та їхня класифікація.
Прилади виводу графічної інформації: класифікація та принцип роботи.
Прилади вводу текстової та графічної інформації в ПК, класифікація та
принцип роботи.


Тема 5.
Створення документації, щ
одо особового складу

Види документації щодо особового складу: 1). Заяви; 2). Накази щодо
особового складу; 3). Автобіографія; 4). Характеристика; 5). Резюме; 6).
Трудова книжка; 7). Особовий листок з обліку кадрів; 8). Особова справа.
Правила складання та
реквізити такої документації.



Тема 6.
Складання інформаційних документів

Види інформаційних документів: 1). Листи; 2). Стаття; 3). Рецензія; 4).
Відгук; 5). Довідки; 6). Доповідна записка; 7). Пояснювальна записка; 8).
Протокол; 9). Звіт.

Правила складан
ня та реквізити такої документації.


Тема 7.
Створення документів з господарсько
-
договірної діяльності

Види документів з господарсько
-
договірної діяльності: 1). Договір; 2).
Контракт; 3). Трудова угода. Порядок укладання та структура таких
документів. Різн
иця між трудовим договором і контрактом.


Тема 8.
Створення обліково
-
фінансових документів

Види обліково
-
фінансових документів: 1). Таблиця; 2). Список; 3).
Накладна; 4). Акт; 5). Доручення; 6). Розписка. Правила їх складання та
основні реквізити.


Тема 9.

Розпізнавання істинних і підроблених документів

Види підробок. Способи повного та часткового підроблення бланків
документів. Характерні

ознаки підроблених документів, виготовлених із
друкарського набору.

















Лекція 1.Класифікація службових доку
ментів

План

1.Класифікація документів

2.Оформлення сторінки


Комп'ютерне діловодство



це діяльність, яка охоплює питання
документування та організації роботи з документами в процесі
управлінської діяльності з застосуванням комп'ютерних систем обробле
ння
і друкування документів та дотриманням вимог чинних державних
стандартів у цій галузі.
Документ



це матеріальний об'єкт, що містить у
зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й
має відповідно до чинного законодавства юридичну
силу.
Класифікація
документів


це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками
схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні
оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.


Документи класифікують за та
кими ознаками: 1).
за способом фіксації

інформації


письмові


до яких належать усі рукописні й машинописні
документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної
оргтехніки;
графічні


в яких зображення об'єктів передано за допомогою
ліній, шт
рихів, світлотіні. Це графіки, карти, рисунки, малюнки, схеми,
плани. Вони цінні своєю ілюстративністю.
Фото
-

й кінодокументи
-

це
такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно
-

та
фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті
явища й процеси, які
іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;
фонодокументи



такі,
що створюються за допомогою будь
-
якої системи звукозаписування й
відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення
засідань, зборів, нарад).



2).
За змістом
документи поділяють на
організаційно
-
розпорядчі,
фінансово
-
розрахункові, постачально
-
збутові. Організаційно
-
розпорядчі


це управлінська документація, що слугує засобом здійснення й
регулювання процесів управління. Вони поділяються на такі

групи:
а).
організаційні


положення, інструкції, правила, статути; б).
розпорядчі


постанови, рішення, розпорядження, вказівки; в).
довідково
-
інформаційні


довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові


листи, плани роботи, звіти,
доповіді; г).
з кадрових питань


заяви, накази
по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики;
д).
особові офіційні


пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки,
доручення.


3).
За назвою


накази, положення, протоколи, роз
порядження, вказівки,
інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви.


4).
За видами

документи поділяють на
типові


що розробляються
вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями й
мають обов’язковий х
арактер;
трафаретні


котрі виготовляються
друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується
на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні
місця;
індивідуальні


які створюються кожного разу по
-
новому. Це
доповід
ні, службові, пояснювальні записки, автобіографії.


5).
За складністю
документи бувають


прості
, що містять інформацію
з одного питання;
складні
, які містять інформацію щодо двох і більше
питань.


6).
За місцем складання

розрізняють такі докумен
ти


внутрішні
, що
стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми)
й не виходять за його межі;
зовнішні
, тобто вхідна і вихідна
кореспонденція.


7).
За терміном виконання
документи бувають
термінові
, що
виконуються у терміни,
встановлені законом, відповідним правовим актом,
керівником, а також документи з позначкою “Терміново”;
нетермінові
, які
виконуються у терміни, визначені керівництвом підприємства (організації,
установи, фірми).


8).
За походженням
документи бувають
с
лужбові
, що стосуються
діяльності підприємства (організації, установи, фірми);
офіційно
-
особисті
,
які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви).


9).
За гласністю
документи бувають
звичайні, для службового
користування, таємні, конфіден
ційні.


10).
За юридичною силою

документи бувають
справжні (істинні)
, що
готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю
чергою, справжні документи бувають
чинні і не чинні
. Документ стає не



чинним, коли втрачає юридичну силу з б
удь
-
яких причин;
фальшиві
(підроблені)
, в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.


11).
За стадіями виготовлення
розрізняють такі документи
оригінали


перші, або єдині примірники офіційних документів;
копії


документи, в
яких точно відтворено

інформацію інших документів, а також усі їхні
зовнішні ознаки або частину їх і відповідним чином оформлені. Є такі
різновиди копій, як а).
відпуск

-

повна копія вихідного документа,
виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір; б).
витяг


ко
пія офіційного документа, що відтворює певну його частину й відповідно
засвідчена; в).
дублікат


повторний примірник документа, який має
юридичну силу оригіналу.


12).
За терміном зберігання

розрізняють
документи постійного
зберігання; документи трива
лого
(понад 10 років)
зберігання;
документи тимчасового
(до 10 років)

зберігання.



13).
За родом діяльності

виділяють системи документації, які
класифікують таким чином
організаційно
-
розпорядча, первинно
-
облікова,
планова, звітно
-
статистична, конструк
торська, цінова технологічна,
банківська, фінансова, торговельна, бухгалтерсько
-
облікова,
зовнішньоторговельна.


2.Організаційно
-
розпорядчі документи оформляють на папері формату
А4 (294*210) та А5 (146*210). Для зручності з обох боків сторінки
залиш
ають вільні поля: ліве


35 мм, праве


не менше 8 мм, верхнє


20
мм, нижнє (для формату А4)


19 мм; для формату А5


16 мм.


На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні


на
чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає бі
льше 1 сторінки,
то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не
менше двох рядків тексту.


Нумерація сторінок.

У документах, оформлених на 2 і більше аркушах
паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст докумен
та
друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині
верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм
від краю. Слово “сторінка” не пишеться, а також біля цифр не ставляться
ніякі позначення. Якщо текст друкується з об
ох боків аркуша, то непарні


сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні


у лівому
верхньому кутку аркуша.


Рубрикація


це членування тексту на складові частини, графічне
відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заг
оловків.
Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового
папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики,
призначення документа. Найпростіша рубрикація


поділ на абзаци.
Абзац


це відступ управо у початковому рядку, як
им починається виклад нової
думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.

Питання для підготовки до заняття


1.Дайте визначення понять “комп’ютерне діловодство”, “документ” та
“класифікація документів”.


2.Охарактеризуйт
е ознаки класифікації документів.


3.Дайте характеристику видів документів.


4.Назвіть вимоги до оформлення організаційно
-
розпорядчих
документів.


5.Дайте характеристику правил нумерації сторінок.



















Лекція 2.Створення текстови
х документів

План

1.Форматування розділу, абзацу та символів тексту

2.Збереження, друк документа
Word

та редагування тексту


В кінці ХІХ ст. винайшли механічну друкарську машинку, що
дозволило механізувати процес створення документів. Пізніше електрич
ні
дукарські машини. В 1946 році створено перший комп’ютер


ENIAC

(еніес)
, маса якого 30 тонн. В 1968 році 30000 штук (розмір


з
холодильник а програми вводили за допомогою перфокарт. На початку 90
-
х років з’явився графічний інтерфейс, який підтримував п
ринцип


що на
екрані, те й на папері.


Значний обсяг оброблення інформації здійснюється в офісах. Існує 4
напрями застосування ПК у сфері управлінської діяльності:
Перший


створення документів, тобто фіксація інформації;
другий


передавання
докумен
та на відстань (локальна мережа


усередині організації, Інтернет
-

за межі);
третій


опрацювання документів, реєстрування і контроль їх
виконання за допомогою спеціальних програмних забезпечень;
четвертий


зберігання інформації. Для цього використовують
ся такі програмні
забезпечення: 1).операційна система, тобто базова програма, під
керуванням якої працює комп’ютер; 2).текстовий редактор; 3).електронні
таблиці; 4).система керування базами даних; 5).комунікативні програми для
роботи з факсами й доступу в
Internet
; 6).утиліти


допоміжні програми, що
оптимізують роботу комп’ютера; 7).
OCR



програми оптичного
розпізнавання текстів для перенесення документа, виготовленого на папері
в комп’ютер за допомогою сканера; 8).електронні словники й перекладачі.



Одним із найбільш поширених комплексів програм автоматизації
офісної діяльності є пакет
MS

Office
, до якого входять кілька прикладних
програм, призначених для підготовки документів різних видів:

Word



текстовий процесор (редактор);

Excel



табличний пр
оцесор (оброблення електронних таблиць);

PowerPoint



програма для створення презентацій;


Access



система керування базами даних;


Outlook

Express



програма, що забезпечує зв'язок з Internet і полегшує


планування завдань, зустрічей, заходів.


Ро
зробники
MS

Word

передбачили створення документів за шаблонами,
файли яких зберігаються в окремій папці офісного пакета і мають
розширення .
dot
. У шаблоні документа, який з'являється після
завантаження
MS

Word

(шаблон
Normal
.
dot
), встановлені тільки певні

параметри сторінки, абзацу, шрифту.


Для створення звичайного текстового документа досить завантажити
MS

Word

(
шаблон
Normal
.
dot
).
Якщо потрібно створити документ за
іншим шаблоном, у меню
Файл

вибирають команду
Создать

або в меню

Вид
команду
Обла
сть задач


Создание

документа
.


Після цього відкривається вікно

Создание

документа
, яке має три
групи команд для створення документів:
1).
Создание; 2).Создание из
имеющегося

документа; 3).
Создание с помощью

шаблона.


Активізувавши команду
Новый

документ
, документ створюють за
шаблоном

Normal
.
dot
.
Аналогічні дії виконуються після натиснення на
кнопку
Создать

у стандартній панелі інструментів.


Вибір команди
Выбор документа

зумовлює появу діалового вікна
відкриття файлу, в якому користувач м
оже відшукати файл, що стане
основою для створення нового документа.


Команда

Общие шаблоны

відкриває вікно
Шаблоны
, в якому у
кожній вкладці вміщені шаблони відповідних іменам документів (якщо
вони встановлені при інсталяції
MS

Office
). К
оманди
Шаблоны на
моих
Web

узлах та Шаблоны на
Microsoft
.
com

призначені для пошуку
потрібного шаблону в комп’ютерних мережах. Документи, що
створюються за шаблоном потрібно заповнити інформацією у визначених
для цього місцях.

Форматування розділу


Ро
зділом
Word

називають таку частину документа, яка потребує
власних, від інших частин, параметрів форматування сторінки. Наприклад,
новий розділ створюється при потребі змінити орієнтацію аркуша, розміри
полів, рамки сторінок шляхом виконання команди
Разрыв

із меню
Вставка
. Текстові документи друкуються на паперових аркушах, тому
спочатку встановлюють розміри аркуша та полів (меж тексту). Увімкнення



чи вимкнення відображення полів виконується командами меню
Сервис



Параметри



Вид



Границы текста
.
Параме
три вкладки
Размер бумаги

дають змогу встановити стандартні (найчастіше А3, А4) чи довільні
розміри аркуша, які залежать від можливостей принтера і визначаються їх
драйверами. Крім того тут встановлюються спосіб подачі паперу та
параметри друку. У вкладці
Поля

визначають розміри всіх полів,
положення та розмір відступу для переплітання документа, орієнтація
аркуша. Вкладка
Источник бумаги

містить параметри, що визначають
початок розділів (на поточній сторінці, в новій колонці, з нової сторінки).
За необхідн
ості всі рядки документа можуть бути пронумеровані на полях
сторінки. Параметри нумерації встановлюються у діалоговому вікні, після
натиснення
Нумерация строк
. Активація кнопки
Границы

викликає
вікно, в якому можна вибрати тип рамки для сторінки документа
(вкладка
Страница
), колір фону (
Заливка
) та рамки тексту (
Граница
).

Форматування абзацу


У текстовому редакторі
Word

текст є сукупністю абзаців. На кінець
абзацу вказує символ, що не друкується. Щоб відобразити його на екрані,
потрібно натиснути на кн
опку із зображенням символу абзацу в
стандартній панелі інструментів. Як одна із основних структурних одиниць
тексту, абзац має свої параметри форматування. Щоб встановити їх
параметри, потрібно вибрати команду
Абзац

із меню
Формат
.

До
загальних параметрів

абзацу належить вирівнювання тексту в абзаці та
його рівень. Вирівнювання можна здійснити так:

1).
По левому краю



текст абзацу вирівнюється так, що перший символ кожного рядка
розміщений під першим символом попереднього рядка. Права межа рядків
може бути

не вирівняною; 2).
По центру



текст кожного рядка абзацу
центрується відносно осі області введення тексту; 3).
По правому краю



текст абзацу вирівнюється так, що останній символ кожного рядка
розміщений під останнім символом попереднього рядка. Ліва межа
рядків
може бути не вирівняною; 4).
По
ширине



текст абзацу вирівнюється так,
що перший символ кожного рядка розміщений під першим символом
попереднього рядка, а останній символ


під останнім символом
попереднього рядка. При цьому
Word

між словами в текст
і згідно з певним


алгоритмом додає спеціальні символи пробілу, а між окремими словами в
тексті можуть утворитись великі проміжки. Щоб запобігти їх появі, слід
увімкнути функцію переносу слів по складах (за замовчування перенос
виконується по словах):
Сер
вис


Язык


Расстановка переносов


Автоматическая расстановка переносов.


Відступ зліва і справа визначає межі абзацу відносно лівого чи
правого полів сторінки. Текст абзацу буде автоматично розміщуватися між
цими межами. Перший рядок абзацу
може бути зміщеним по горизонталі
відносно інших праворуч (
отступ
), ліворуч (
виступ
) чи на одному рівні
(
нет
). Величина інтервалів між рядками в абзаці:
одинарный,
полуторный, двойной, минимум, точно и множитель. Минимум



визначає мінімальну відстань між
рядками для вибраного шрифту;
Точно

-

відображає інтервал у пунктах;
Множитель

-

дає змогу встановити
довільний множник для одинарного.


У вкладці
Положение на странице

вікна
Абзац

встановлює параметри
абзацу в межах сторінки:

-

запрет висячих строк



забороняє залишати перший рядок абзацу на
попередній сторінці або переносити на наступну сторінку тільки останній
рядок абзацу;

-

не
разрывать абзац



забороняє переносити на наступну сторінку тільки
частину абзацу;

-

не отрывать от следующего



забороняє

відривати абзац від тексту і
переносити його на наступну сторінку;

-

с новой страницы



наступний абзац починається з нової сторінки.

Форматування
символів тексту


Будь який символ має свій код, але може бути відображений
різними шрифтами. Їх розробл
яють різні виробники, встановлюють і
реєструють в ОС. В меню Формат вибрати команду
Шрифт
. В ньому є 3
вкладки:
шрифт, начертание

(звичайний, курсив, напівжирний,
напівжирний курсив),
розмір, підчеркування
.
Інтервал



масштаб

символів,
інтервал

між символа
ми по горизонталі (звичайний,
розріджений, ущільнений),
зміщення

символів по вертикалі відносно
нижньої грані рядка (вверх, вниз). У вкладці
Анимация

можна вибрати



ефект оживлення тексту на екрані монітора, але не друкується.

Питання для підготовки до за
няття

1.Дайте характеристику напрямків застосування ПК у сфері управлінської
діяльності.

2.Створення текстових документів в
Microsoft

Word
.

3.
Форматування розділу, абзацу, символів тексту.

4.Збереження, друк текстових документів у
Microsoft

Word
.





























Лекція 3.Види носіїв в інформації

План

1.Види носіїв в інформації

2.Загальна класифікація засобів складання
та виготовлення документів

3.
Методи складання та виготовлення текстових документів

4.Графічні планшети (дігітайзери)

Види носіїв
в інформації


Носії інформації

на не світлочутливій паперовій основі: 1).звичайний
напір, 2).калька, 3).міліметровий папір, 4).картон.


Носії візуальної

інформації на світлочутливій поверхні: 1).
фотоплівки,
мікроносії, фотопапір; 2).
магнітна стрі
чка (диск)
-

міцна лавсанова основа,
на яку нанесений
тонкий шар феромагнітного порошку. Під дією
електромагнітного поля на
цьому носії створюється інформація, а у
подальшому відтворюється; 3).
компакт
-
диск (оптичний, лазерний диск)
-

це
металевий диск, на
якому
нанесений тонкий шар напівпровідникового
матеріалу. При попаданні
променів світла на цей шар на ньому
створюється, а потім відтворюється
інформація.


Носії інформації

для репрографічних процесів
-

це папір, на який
нанесений шар хімічної речовин
и. Під дією світла чи температури на
ньому створюється зображення.


Звуконосії:

1).
грамплатівки, на пластмасовій поверхні яких механічним
шляхом
вирізають звукові канавки (доріжки) за допомогою рекодера, в
якому
відбуваються перетворення електричних к
оливань у механічні
коливання
голки
-
різця. При відтворенні звуку голка переміщується по
доріжках і

тисне на п'єзокристал, на поверхні якого створюється електричний струм,
а
потім
-

у звукові коливання;

2).
кіноплівка; 3).магнітні стрічки; 4).компакт
-
диски (
оптичний, лазерний диск).


Відеоносії:

1).кіно фотоплівка, 2).фотопапір, 3).магнітна стрічка,
4).компакт
-
диск.


Магнітні носії

для запису кодованої інформації
-

це носії на магнітній
стрічці, дискети, інформація на які заноситься спеціальним пр
истроєм у
кодованому вигляді.




Перфоносії

на не світлочутливій паперовій стрічці, картках з міцного
картону, інформація на які заноситься шляхом створення отворів у
відповідній послідовності.


Носії
для інформаційно
-
пошукових сис
тем


це вищезазначені носії, на
які заносяться інформаційні та пошукові програми (команди).

Загальна класифікація засобів складання
та виготовлення документів


У відповідності з виглядом документів всі засоби їх виготовлення
можна поділити на 1).візу
альні, 2).акустичні, 3).візуально
-
акустичні.


Засобами виготовлення
візуальних

документів є: а).
ручні засоби
(авторучки, механічні олівці, дерев'яні олівці); б).
допоміжні засоби (засіб
для загострення олівців та стирання зображень,
транспаранти, траф
арети,
перевідні зображення); в).
засоби для виконання креслярсько
-
графічних
робіт (креслярські
верстати, прилади, інструменти); г).
персональні
комп'ютери; д).
машини та автомати пишучі; е).фотоапаратура;
є).кіноапаратура; д).
проекційна апаратура.


За
собами виготовлення
акустичних

документів є: а).
персональні
комп'ютери; б).
диктофони; в).
магнітофони; г).
диктофонні станції.


Засобами виготовлення
візуально
-
акустичних

документів є:
а).кіноапаратура в комплекті зі звукозаписуючою апаратурою;
б).
відео
магнітофони в комплекті з телевізором, телевідеокамєрами і
мікрофонами; в).персональні комп'ютери.

Методи складання та виготовлення текстових документів


Зі всіх вищезазначених видів документів у сучасних системах
документування найбільшого значення т
а поширення набувають текстові
документи. Процеси складання та виготовлення документів займають значне
місце в роботі управлінського та інженерно
-
технічного персоналу закладів.


Складання документа

-

це творчий процес розробки документа,
виготовлення

-

технічний процес його оформлення, який полягає в
переписуванні документа на друкарській машинці, принтері.


Текстові документи можуть створюватись
таким способом
:

1).
рукописним, за допомогою ручних засобів (авторучки, кулькової
ручки,
олівця);

2).ма
шинописним, за допомогою друкарської машинки;


3).машинним, за допомогою комп'ютера, принтера;

4).шляхом диктування (друкарці, оператору персонального комп'ютера
(ПК),
стенографістці на диктофон).


Видрукуваний документ передається укладачу, який звір
яє його зміст з
авторським оригіналом, править можливі помилки і при необхідності
вносить редакційні правки. Потім документ знову передається друкарці
(оператору ПЕОМ) на правлення або передруку. Після правлення або
пере друкування документа в наступній пе
ревірці процес виготовлення
документа закінчується і він передається на відповідне документаційне
оформлення (погодження, затвердження, реєстрацію, відправлення тощо).


Для виготовлення управлінської документації в основному
використовують формати А3
(297*420 мм), А4 (210*297 мм) і А5
(148
*
210 мм). Їм відповідають такі формати конструкторської документації:
12, 11, 10. Частіше за все застосовують формат А4 (11).

Графічні планшети (дігітайзери)


Дігітайзер (фірма
Wacom
)


це прилад, головним призна
ченням якого є
оцифровка зображення. Він складається з 2 частин


основи (планшету) і
приладу вказівки (перо або курсор), що рухається по поверхні основи. Вони
призначені для введення рисунків, схем в комп’ютер за рахунок ведення
пера
-
курсора по планшету,
на якому знаходиться рисунок. Вони бувають
електростатичні і електромагнітні. В
електростатичних



реєструються
локальні зміни електростатичного потенціалу сітки під курсором (пером),
а в
електромагнітних


курсор випромінює електромагнітний сигнал, що
спр
иймається сіткою (він чутливий до монітора і тому
використовуються 1). Перо


невелика указка, що з’єднана проводом з
основою. Вони бувають
прості

і ті,
що потребують

зусилля з яким кінець
пера прижимається до планшету (від ступеня натиску залежить
товщина

ліній, колір і палітра, відтінок


128


1024 рівнів натискання


художники
Adobe

PhotoShop
,
Corel

Draw
). Курсор


4, 8, 12, 16 клавішні


тільки 2 або 4 використовуються стандартно, а інші програмуються в
Auto

Cad
.

Питання для підготовки до заняття

1.Дай
те характеристику видів носіїв інформації.



2.Загальна класифікація засобів складання
та виготовлення документів.

3.Охарактеризуйте м
етоди складання та виготовлення текстових документів.

4.Дайте характеристику графічних планшетів (дігітайзерів).
































Лекція 4.Додаткові організаційно
-
технічні засоби при роботі

з електронною інформацією

План

1.Прилади виводу текстової інформації

2.Прилади виводу графічної інформації

3.Прилади вводу текстової і графічної інформації

Прилади виводу тек
стової інформації


Принтери


прилади виводу текстової і графічної інформації із
персонального комп’ютера на папір (в 1964


Seiko

Epson

Corporation
).
Вони поділяються на: 1).
по кольору



кольорові і чорно
-
білі; 2
).по способам
друкування



ударні і н
е ударні; 3).
по формуванню інформації, що
виводиться при друкуванні



поступова


документ формується символ за
символом; паралельна


формується весь рядок; сторінкове


формується
зображення всієї сторінки; 4).
по друкуванню зображення на папері



літерні
, матричні, термічні, струйні, лазерні.
Літерні



в принтерів були такі
ж літери, закріплені на важелях, як і в простих друкарських машинках. При
механічному впливі на важіль літери вони під дією пружин вдаряли по
паперу через копіювальний папір або спеціа
льно пофарбовану стрічку і
залишали відбиток букви. Вони приводилися в дію за допомогою
електромагнітів, що управлялися через комп’ютери.
Матричні



по типу
друкуючої головки


голчасті (ударні) і термопринтери (без ударні). В
голчастих використовується др
укуюча головка з 9, 18, 24 голками, що
розташовані в 1 або 2 ряди. Кожна голка має свій електромагніт і
вдаряється через пофарбовану стрічку та залишає відбиток букви. Є з
широкою (А3) і вузькою (А4) кареткою


10


60 секунд на сторінку (до 380
знаків на
секунду).
Термічні



застосовується головка з термоматрицею і
нагрівальними елементами (використовують спеціальний термопапір або
термокопірку). Фарбувальна речовина попадає на папір в те місце, де
нагрівальними елементами забезпечується потрібна температу
ра (70


80
ºС)


1


сторінки за хвилину. Вони бувають 1).з термопереносом
фарбувальної речовини; 2).з термосублімацією фарбувальної речовини (400
ºС і речовина з твердого стану в газоподібний); 3).з твердою фарбувальною
речовиною (воскові стержні 90 ºС і

через друкуючу головку на папір).



Струйні



в друкувальній головці є тонкі трубки через які викидаються
капельки чорнил (від 12 до 64)


1).неперервного розпилення фарбувальної
речовини під високим тиском (на виробництві для маркування і нанесення
кодів

на всі поверхні і предмети); 2).з дозованим розпиленням
фарбувальної речовини (рік випуску до 1996 року використовуються
відвідні електроди); 3).з дискретним вприскуванням капель чорнил на папір
з печатної головки (в кожній трубці нагрівальний елемент).
Л
азерні



папір
проходячи через принтер електризується за допомогою лазера або блоку
світлодіодів в тих місцях, де повинно бути зображення. Пізніше на папір
наноситься порошкоподібна фарба (тонер), яка прилипає до даних місць,
вона впікається в папір за доп
омогою спеціальної дуже потужної лампи.

Прилади виводу графічної інформації


Плоттери


прилади виводу графічної інформації з ПК на паперовий або
інший вид носія. Вони призначені для виводу схем, складних архітектурних
малюнків, художньої і ілюстратив
ної графіки, карт, кольорової
документації (з 1959 року
Cal

Comp
). По принципу формування
зображення


векторного і растрового типу.
Векторний тип



пишучий
вузол може переміщуватися відносно паперу по вертикалі і горизонталі.
Растровий тип



пишучий вузол

переміщується відносно паперу тільки в
одному напрямі і зображення формується рядок за рядком. По конструкції


планшетні і барабанні (рулонні).
В планшетних

папір лежить нерухомо, а
пишучий вузол рухається по 2 напрямах (А3 і менше).
В барабанних



по
од
ній переміщується друкуюча головка, а по іншій


папір (А1, А0). По
принципу дії


перові (олівцеві), струйні, електростатичні, термографічні,
лазерні.
Перові



це електромеханічні прилади векторного типу, в яких
зображення створюється шляхом вимальовуванн
я ліній за допомогою
пишучого елементу (пера). В якості пера


пера, фіброві і пластикові
стержні (фломастери, шарикові вузли одноразової і багаторазової дії,
олівцеві і крейдові грифелі). Вони бувають планшетні і барабанні.
Струйні



формують зображення н
а подобі принтерів, розбризкуючи каплі чорнила
на папір за допомогою трубок друкуючої головки. Вони бувають
монохромні

(катрідж з 1 кольором і 1 друкуюча головка з 9 трубками),
кольорові

(2 катріджа


кольоровий і чорний, 4 групи трубок з


надходженнях пе
вного кольору


чорний, голубий, жовтий, червоний),
з
можливістю

кольорового друкування (виконують в кольорі тільки лінії і
символи, а заливати замкнуті контури в різний колір не можна).
Електростатичні



плотери барабанного типу, що створюють зображення
з
а допомогою електричного заряду в процесі протягування паперу.
Спеціальний електростатичний папір із прихованим потенціальним
рельєфом протягується через нерухомі записуючі головки, що оснащені
фарбою. На рельєфі залишається рідка фарба, що дає зображення.

Для
створення кольорового


процес необхідно повторити 4 рази (дуже дорогі в
користуванні).
Термографічні



створюють 2
-
х кольорове зображення
використовуючи термочутливий папір і електрично нагріваючі головки.
Малюнок (тільки монохромний) спеціальними н
агрівачами по точкам
виводиться на папір, який темніє під дією тепла.
Лазерні



заряджені
променем лазера ділянки напівпровідника (який покриває барабан, що
обертається) притягують сухий тонер, який пізніше переноситься на папір,
що проходить під барабаном
. Нагрівач спікає тонер і закріплює на папері.
Вони є рулонні і планшетні.

Прилади вводу текстової і графічної інформації

Сканери


це прилад вводу в ПК інформації безпосередньо з
паперового носія. Можна вводити текст, схеми, рисунки, графіки,
фотографії і

т.д. Вони поділяються на ручні і настільні. Для введення
документа за допомогою ручного сканера необхідно без різких рухів
провести скануючою головкою по зображенню (ширина видимого
зображення 4 дюйми


10 см). Шрих
-
сканери призначені для зчитування
штрих
-
кодів з маркування товарів в магазинах. Настільні


листові,
планшетні, рулонні, проекційні, барабанні, сканери форм.
Листові

дозволяють за одну операцію сканувати листок паперу стандартного
формату


блок сканування не рухомий, а папір протягується мимо
нього
за допомогою спеціальних валів. Вони сканують тільки окремі листи
(журнал чи книжку не можуть).
Планшетні



скануюча головка
переміщується відносно паперу (
Hewlett

Packard
).
Рулонні



окремі листки
паперу протягуються через скануючий прилад (головка
нерухомо).
Нагадують факси.
Проекційні



документ, що вводиться кладеться на



поверхню сканування зображенням вверх, блок сканування також зверху, а
рухається тільки скануючий пристрій.
Барабанні



призначені для
сканування прозорих матеріалів (не паперу)



слайдів, негативів і т.д. В
них головка закріплена нерухомо, а зображення закріплене на
циліндричному барабані, рухається дуже швидко і сканується по рядкові.
Сканери форм



призначені для вводу інформації з заповнених бланків. З їх
допомогою вводять да
ні з анкет, опитувальних листків, виборчих
бюлетнів. По типу введення зображення


чорно білі (штрихові і
напівтонові


сірі), кольорові (256 до 65536


16,8 млн
True

Color
).

Питання для підготовки до заняття

1.Дайте характеристику приладів виводу текстов
ої та графічної інформації
із персонального комп’ютера на папір.

2.Охарактеризуйте види і принципи роботи принтерів.

3.Прилади виводу і вводу текстової і графічної інформації.





















Лекція 5. Створення документації, щодо особового складу

План

1.Види документації щодо особового складу

2.Правила складання даної документації


До цієї групи документів належать: 1).заяви; 2).накази щодо особового
складу; 3).автобіографія; 4).характеристика; 5).резюме; 6).трудова книжка;
7).особовий листок з об
ліку кадрів; 8).особова справа.


Заява


це офіційне повідомл
ення в усній або письмовій формі, в якому
викладається певне прохання. Заяви бувають від організацій, установ та
особистості. В особистій заяві реквізити рекомендується розташовувати в
такій послідовності: 1.Праворуч вказується назва організації чи установ
и,
куди подається заява (вказується посада і ПІП до кого звертаються).
2.Нижче у стовпчик


назва професії, місце роботи, ПІП, адреса, телефон,
ідентифікаційний код того хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї
організації, де працює автор, не треба

зазначати домашню адресу (телефон,
ідентифікаційний код), а достатньо назвати посаду й місце роботи чи
структурний підрозділ). 3.Ще нижче посередині рядка пишеться слово
заява з великої літери й не ставиться крапка. 4.З великої літери й з абзацу
починаєть
ся текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його
обґрунтування. 5.Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч


підпис особи, яка подала заяву.


У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи
додані до з
аяви на підтвердження правомірності висловленого в ній
прохання (документи перелічуються після основного тексту перед
підписом). Заява пишеться в одному примірнику.


Характеристика


це документ, в якому дається оцінка ділових і
моральних якостей прац
івника за підписами представників адміністрації.
Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника.
Характеристику друкують у 2 примірниках, один з яких видають особі, а
другий (копію) підшивають до особової справи.


Основні рекві
зити характеристики: 1.Посередині рядка пишеться слово
характеристика з великої літери й не ставиться крапка. 2.Праворуч у
стовпчик вказується ПІП того, кому видається характеристика, рік



народження, освіта. 3.З великої літери й з абзацу починається текс
т
характеристики, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як
ставиться до виконання своїх службових обов’язків, який має рівень
професійної майстерності, авторитет у колективі. 4.Дата складання.
5.Підпис відповідальної службової особи й гербова

печатка організації, яка
видала характеристику. Текст викладається від третьої особи.


Резюме


це документ, в якому подаються короткі відомості про
навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення
особистості, яка його складає. Взагалі
, не існує якихось вимог щодо
розташування реквізитів резюме, але одним з найпоширеніших є зразок,
коли
подається
: 1).назва документа; 2).ПІП особи, що складає резюме;
3).мета складання резюме; 4).досвід роботи; 5).освіта; 6).знання мов;
7).контактний теле
фон.
Основна вимога до такого документа


вичерпність
потрібних відомостей і лаконізм викладу.


У фірмах, установах здійснюється комп’ютерне вивчення резюме, що
полягає у виділенні головних слів: назв компаній, фірм, посад, стажу
роботи, здобутої осві
ти. Комп’ютер “переглядає” резюме кожного із
претендентів на вакантну посаду й відповідно до кількості знайдених
головних слів надає йому певний порядковий номер. Аби досягти успіху,
під час складання рекомендується дотримуватись таких
правил:

1).Формулюва
ти свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо; 2).Намагатися
вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете
обійняти. Під час комп’ютерного вивчення дієслова не читаються, а
враховуються іменники, що є назвами посад, та професійні терм
іни; 3).Для
кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме; 4).Намагайтеся
не вживати такі слова, як
я, ми
. Замість них вживайте на початку речення
такі:
організовував, створив, керував, вивчав, обізнаний з
; 5).Не надсилайте
свої фотографії, якщо цьо
го спеціально не передбачено; 6).Не вказуйте
розмір заробітної плати й особисті відомості; 7).Для передруку резюме
використовуйте якісний папір стандартного розміру. Якщо ви обіймаєте не
надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися н
а
великому досвіді роботи й набутих навичках.


Автобіографія


це опис свого життя. Цей документ потребує


вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу. Вона є
обов’язковим документом особової справи. В ній обов’язково
зазначаються: 1).Посер
едині рядка пишеться слово автобіографія з великої
літери й не ставиться крапка; 2).З абзацу ПІП, дата та місце народження
(місто, село, смт, район, область, країна); 3).Відомості про навчання (повне
найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося в
читися);
4).Відомості про трудову діяльність (стисло в хронологічній послідовності
назви місць роботи й посад); 5).Відомості про громадську роботу (всі її
види); 6).Стислі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина,
діти); 7).Дата написання
(ліворуч) й підпис автора (праворуч). Кожне нове
повідомлення


з абзацу.


Особовий листок з обліку кадрів


це обов’язковий документ особової
справи працівників установ, організацій, в якому фіксуються
автобіографічні відомості. Його заповнюють під ч
ас оформлення на роботу,
для участі в певному конкурсі. Реквізити особового листка такі: 1).Назва
виду документа; 2).ПІП; 3).Дата й місце народження; 4).Відомості про
освіту; 5).Відомості про наукові ступені, вчені звання; 6).Якими мовами
володієте; 7).Тру
дова діяльність; 8).Державні нагороди; 9).Зарубіжні та
міжнародні наукові відзнаки; 10).Відомості про родину; 11).Паспортні дані;
12).Домашня адреса; 13).Особистий підпис; 14).Дата заповнення
документа. Той хто заповнює особовий листок обов’язково мусить н
аклеїти
свою фотокартку (місце для фотокартки визначено на бланку документа).
Правильність заповнення особового листка обов’язково звіряється із
записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому
квитку. Працівник, який його заповнює по
винен про всі наступні зміни
повідомляти за місцем роботи для внесення цих відомостей до його
особової картки.


Трудова книжка


це головний документ, що підтверджує трудову
діяльність громадян. Вона служить для встановлення загального,
безперервного
й спеціального стажу. Під час оформлення на роботу
трудова книжка заповнюється працівниками відділу кадрів у 5 термін. До
неї заносяться відомості про трудову діяльність, переміщення, звільнення,
заохочення працівника. Зберігається вона у відділі кадрів де

її власник



працює і повертається йому у зв’язку із звільненням, виходом на пенсію.
Працівник має право взяти її на деякий час за заявою. Якщо власник
втрачає її, то дублікат видається за останнім місцем роботи. Всі записи про
прийняття на роботу, переве
дення, звільнення, про нагороди і заохочення
вносяться після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого
строку, а в разі звільнення


у день звільнення.


Накази щодо особового складу


це розпорядчі документи, що
видаються керівником уст
анови. Вони регламентують прийняття на роботу,
звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні
заохочення. Заголовки наказу можуть бути: а).Про прийняття на роботу;
б).Про переведення на іншу роботу; в).Про звільнення; г).Про надання
від
пустки; д).Про заохочення; е).Про порушення; є).Про накладання
дисциплінарного стягнення.. Реквізити наказу такі: 1).Назва підприємства
або установи, що видає наказ, або назва посади керівника; 2).Назва виду
документа (посередині, всі великі букви); 3).Злі
ва


дата підписання,
посередині


місце видання наказу, справа


номер наказу (все в одному
рядку); 4).Короткий зміст наказу (заголовок великими буквами); 5).Текст
наказу; 6).Підстава для складання; 7).Підпис керівника підприємства
(установи).


Наказ

повинен також мати позначення про безпосереднього виконавця
(ПІП, посада, номер телефону), а також візи посадових осіб, з якими
погоджено проект наказу. Завізований проект наказу (розпорядження)
подається на підпис керівникові. Після підписання наказ реєс
трується у
книзі реєстрації наказів, що має таку форму: 1).Номер наказу; 2).Дата
реєстрації; 3).Короткий зміст; 4).Ким підписано ( ПІП); 5).Кому направлено
(оголошено під розписку).


Особова справа


це сукупність документів, що містять докладні
від
омості про працівника (студента). До неї мають входити такі
документи: 1).опис документів, що зберігаються в особовій справі;
2).заява про прийняття на роботу; 3).направлення чи рекомендація;
4).анкета або особовий листок з обліку кадрів; 5).автобіографія;

6).копії
документів про освіту (кваліфікацію); 7).характеристики (якщо
подавались під час прийняття на роботу); 8).витяги з наказів


про


прийняття на роботу, переміщення, звільнення; 9).доповнення до
особового листка з обліку кадрів; 10).листок заохоче
нь і стягнень;
11).довідки та інші документи, що стосуються даної особи. Довідки про
стан здоров’я, з місця проживання та інші документи, що мають
другорядний характер, групують окремо. Не вносять до особових справ
витяги з наказів про накладання дисциплін
арних стягнень, про заохочення,
про зміну прізвища (їх роблять в 9). Всі документи підшиваються в окрему
папку, на обкладинці якої в послідовності зазначають: 1).назва
підприємства; 2).”ВІДДІЛ КАДРІВ”; 3).”ОСОБОВА СПРАВА №__”;
4).ПІП; 5).правила користуван
ня особовою справою. Особові справи
зберігають окремо від інших документів, у спеціальних сейфах. Доступ до
них мають працівники, які визначені наказом керівника.

Питання для підготовки до заняття

1.Дайте характеристику вимог, щодо складання простих і скла
дних заяв;
наказів щодо особового складу.

2.Охарактеризуйте вимоги, щодо складання автобіографії, характеристики
та резюме.

3.Вимоги до заповнення трудової книжки

4.Особовий листок з обліку кадрів та особова справа.



















Лекція 6.Складання інф
ормаційних документів

План

1.Види інформаційних документів

2.Правила складання інформаційних документів



Лист


це поширений вид документів, один із способів обміну інформації.
За функціональними

ознаками службові листи поділяються на ті, що
потребую
ть відповіді: 1).листи
-
прохання; 2).листи
-
звернення; 3).листи
-
пропозиції; 4).листи
-
запити; 5).листи вимоги. Друга група листів
-

ті, що не
потребують відповіді: 1).листи
-
попередження; 2).листи
-
нагадування;
3).листи
-
підтвердження; 4).листи
-
відмови; 5).супро
відні листи;
6).гарантійні листи; 7).листи повідомлення; 8).листи розпорядження.
За
кількістю адресатів
поділяються на 1).звичайні


які надходять на адресу
1 інстанції; 2).циркулярні


цілій низці установ; 3).колективні


на одну
адресу, але пишуть від де
кількох установ.


Службові листи друкують на комп’ютері або вдруковують на чистому
бланку лише з одного боку. На бланку друкують тільки першу сторінку
листа, а наступні


на чистих аркушах. У листах, оформлених на 2 і більше
аркушах паперу,
нумерацію

сторінок починають з другої. Номери
проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані
не менше 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких
позначок.
Абзац

повинен становити 3 інтервали від поля. Він має три
частини: 1).зачин
(формується тема листа, тобто повідомляється про що
йтимете далі); 2).фраза (викладається головна інформація); 3).коментарі
(підсумовують те, про що йшлося в листі).


Текст листа друкується через півтора чи два інтервали і не повинно
бути виправлень
чи підчищень. Не слід надсилати листа, написаного через
копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата. На лист
відповідають протягом 7
-
10 днів, а на лист
-
запит, що потребує докладного
розгляду слід протягом 3 днів повідомити про його одержання і

дати
остаточну відповідь протягом 30 днів.


Стаття


це науковий або публіцистичний твір невеликого розміру в
збірнику, журналі, газеті. Коли пишеться стаття, то спочатку з’ясовується


на яку категорію читачів вона розрахована: 1).
Поверхневий читач



читає
заголовки і підзаголовки, перечитують початкові і кінцеві положення,
переглядають використані джерела, зосереджують увагу на цифрах і
таблицях, швидко переглядають зноски і виділені в тексті речення;
2).
”Середній читач”



є більш уважним до змісту
статті і зосереджується
на її головних положеннях; 3).
Уважний читач


ретельно вивчає матеріал,
перечитує декілька раз і робить письмові зауваження. Процес написання
складається з таких етапів: а).попередній збір інформації


нотатки,
опрацювання літератур
и, контакти з компетентними в цій сфері особами,
підбір ілюстрацій; б).формування тексту статті


поділ зібраного матеріалу
на групи відповідно до визначеної тематики; в).визначення структури
статті


заголовки, кількість частин, глав тощо; г).написання ст
атті.




Рецензія


це критичний відгук на художній, науковий або інший твір,
що містить зауваження, пропозиції тощо. Мета рецензії


рекомендація
твору до друку, захисту. Реквізити рецензії такі: 1).назва документа;
2).заголовок, що містить


назву

рецензованої роботи, ПІП автора,
видавництво та рік публікації, кількість сторінок; 3).текст, що складається з
двох частин


короткий виклад змісту роботи; зауваження, пропозиції,
висновки автора рецензії; 4).підпис особи, яка рецензувала роботу; 5).дата.

У разі необхідності підпис завіряють печаткою.


Відгук


це висновки уповноваженої особи (кількох осіб) про наукові
роботи, вистави, фільми представлені на розгляд чи до захисту. Реквізити
відгуку такі: 1).назва документа; 2).заголовок, що містить


назву роботи,
ПІП автора, рік написання, кількість сторінок; 3).текст, що містить


вступ,
стислий виклад змісту роботи, критичні зауваження, висновок з
пропозиціями; 4).підпис, що завіряється печаткою; 5).дата.


Довідки


це документ інформаційного х
арактеру, що підтверджує
факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності
установ, організацій, підприємств. Вони можуть бути особисті й службові.
Особисті
підтверджують той чи інший факт. Оскільки текст довідки
особистого характеру

типовий, то слід використовувати бланки установи
чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні
реквізити (кому, про що, для подання куди). Довідки
службового

характеру



складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службо
вої особи.
Вони містять такі обов’язкові реквізити: 1).назву організації, що видає
довідку; 2).дату видачі й номер довідки; 3).ПІП особи, якій видається
довідка; 4).текст довідки; 5).призначення довідки (куди подається);
6).підписи службових осіб, печатка,

без якої довідка не дійсна.


Доповідна записка


це письмове повідомлення на ім’я керівника
установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія,
повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень. Вони
складаються з ініці
ативи автора або за вказівкою керівника. Розрізняють
внутрішні
доповідні, що адресуються керівникові установи або підрозділу,
де працює укладач, і
зовнішні
, що адресуються керівникові вищої
організації. Крім того, вони бувають інформаційного, звітного й
ін
іціативного характеру. Зміст доповідної повинен бути точним і
лаконічним, в кінці подають висновки й пропозиції.


Пояснювальна записка


це письмове пояснення ситуації, що
склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше порушення
дисципліни,

невиконання роботи) на вимогу керівника. Інколи це вступ до
якогось документа (плану, звіту, проекту). За формою доповідна і
пояснювальна записки близькі і містять такі реквізити: 1).посаду, ПІП
керівника, якому подається записка; 2).назва документа; 3).з
міст записки;
4).посаду, ПІП особи, яка подає записку, її підпис; 5).дату складання
записки. Якщо дані документи виходять за межі установи, то їх пишуть на
бланку і реєструють.


Протокол


це один з найпоширеніших документів колегіальних
органів. У нь
ому фіксують хід і результати проведення зборів,
конференцій, засідань, нарад. Протокол веде секретар або інші спеціально
призначена особа. Протоколи загальних зборів підписують голова і
секретар, а протоколи засідань комісій


усі члени президії. За обсяг
ом
фіксованих даних він поділяється на: а).
стислий

в якому записано лише
ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву
організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою “Слухали”


назва питання, хто висловився; б).
повні
,

в яких записуються виступи
доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний


протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис
виступів під час обговорення; в).
стенографічні
, де всі виступи, репліки,
запитання й від
повіді записуються дослівно. Протокол має такі реквізити:
1).назву виду документа, яку пишуть посередині рядка; 2).порядковий
номер протоколу; 3).назву зборів, конференції, засідання, наради із
зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, ро
зширена
нарада); 4).назву установи, підприємства чи організації, де відбулися збори,
конференція; 5).дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть
нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку
пишуть місце проведення (на
зву міста); 6).кількісний склад учасників, який
пишуть з нового рядка. При великій кількості присутніх на засіданні їх
список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише
загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10
-
12 осіб, то вказую
ть
усіх присутніх; 7).посади, ПІП керівників зборів, конференцій, наради
(голови, секретаря, членів президії); 8).порядок денний, тобто питання, що
їх розглядають на зборах, нараді або конференції; 9).текст; 10).перелік
додатків до протоколу із зазначенням

кількості сторінок; 11).підписи
керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).


Основний текст протоколу поділяють на розділи, які відповідають
пунктам порядку денного. Кожний розділ містить: “СЛУХАЛИ” ставиться
двокрапка, у насту
пному рядку з абзацу ПІП доповідача, тему доповіді,
далі


основний зміст доповіді; “ВИСТУПИЛИ” так як попередній;
“УХВАЛИЛИ” де записується прийняті рішення.


Звіт


це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи. Вони
бувають статистичні (цифр
ові) й текстові. Статистичні пишуть на
спеціальних бланках, текстові


на звичайному папері. Схема звіту така:
1).у заголовку крім слова
Звіт

подаються відомості про те, яка організація
чи установа звітує, за який період, за який вид роботи; 2).у вступній
частині
вказується коло завдань, які було поставлено перед організацією чи
установою за звітний період; 3).далі йде точний опис виконаної роботи із
зазначенням позитивних і негативних прикладів; 4).висновки, пропозиції,
перспективи на майбутнє; 5).підпис в
ідповідальної особи установи чи
організації або службової особи, яка писала звіт; 6).дата складання звіту;



7).печатка установи

Питання для підготовки до заняття

1.Дайте характеристику вимог, щодо складання листів, статей, рецензій,
відгуків.

2.Охарактери
зуйте вимоги, щодо складання довідок, доповідних і
пояснювальних записок.

3.Вимоги до складання протоколу та звіту.






























Лекція 7.Створення документів з господарсько
-
договірної діяльності

План

1.Види документів з господарсько
-
догов
ірної діяльності

2.Правила складання даної документації


Договір
-

це письмова угода двох або більше сторін, спрямована на
встановлення, зміну або припинення господарських взаємовідносин. Він
може бути укладений між приватними особами й організацією т
а між
організаціями. Цивільний кодекс передбачає різні типи договорів:
договір
постачання


це договір, за яким організація
-
постачальник зобов’язується
в певні терміни передати організації
-
покупцеві у власність певну
продукцію, а організація
-
покупець зобов
’язується оплатити продукцію за
встановленими цінами.
Договір підряду


це договір, за яким підприємець
-
підрядник зобов’язується виконати певний обсяг робіт підприємству
-
замовнику.
Договір про матеріальну відповідальність


це договір, за
яким одна сторона

бере на себе повну матеріальну відповідальність за
прийняті матеріальні цінності й зобов’язується дотримуватися
встановлених договором правил зберігання, обліку, відвантаження, а інша
сторона зобов’язується створити нормальні умови праці матеріально
відпо
відальним особам.
Договір про спільну діяльність


це договір, що
укладається між двома й більше організаціями для проведення спільних
досліджень, будівництва, експлуатації підприємств. Укладаючи цей
договір, сторони визначають розмір і характер внесків: г
рошові, майнові,
трудова участь.
Договори щодо створення нових форм господарювання


це договори, які спрямовані на організацію асоціацій, малих підприємств,
комерційних банків, орендних підприємств. Для створення асоціацій
необхідно укласти установчий дог
овір.
Установчий договір


це договір,
що закріплює взаємні права та обов’язки всіх учасників створення
асоціації. Крім даних договорів є ще


договір про одержання позики;
договір про посередницькі послуги; договір оренди; договір на здійснення
кредитно
-
р
озрахункового обслуговування і т.д. Крім них виділяють ще
трудовий договір



це угода між особою, що наймається на роботу та
керівником установи, організації або уповноваженим ним органом. За цим
договором працівник зобов’язується виконувати певну роботу,
а керівник





виплачувати йому заробітну плату та забезпечувати належні умови праці.
Відповідно до нормативних актів договори повинні мати такі реквізити:
1).назву документа; 2).зазначення місця укладання й дати; 3).вступну
частину (точні й повні назви ст
орін, їх представників (ПІП), повноваження,
на підставі яких вони діють); 4).зміст договору; 5).термін виконання
договору; 6).кількісні та якісні показники продукції; 7).зазначення ціни
робіт (продукції) і загальної суми; 8).порядок виконання роботи; 9).по
рядок
розрахунків між сторонами; 10).додаткові умови до договору; 11).вказівки
на майнову відповідальність за повне або часткове невиконання договору;
12).порядок і місце розв’язання суперечок; 13).загальний термін дії
договору; 14).юридичні адреси сторін,

що укладають договір;
15).власноручні підписи сторін; 16).печатки установи або обох сторін, які
укладають договір. Договір вважають укладеним тоді, коли сторони дійшли
згоди з усіх пунктів і відповідно оформили його письмово.


Контракт


це особлива
форма трудового договору, в якому термін
його дії, права й обов’язки та відповідальність сторін (у тому числі
матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці
працівника, умови розірвання договору встановлюють угодою сторін.
Сторонами в
контракті є підприємство (роботодавець) в особі керівника та
працівник. Положення про порядок укладання контрактів затверджене
Кабінетом Міністрів України від 19 березня 1994 року №170.


Реквізити контракту такі: 1).назва документа із стислим обґрунту
ванням
його призначення (на виконання обов’язків, на управління підприємством
тощо); 2).дата й місце підписання; 3).орган, що наймає керівника
(працівника); 4).посада, ПІП того, кого наймають; 5).текст; 6).підписи
сторін


укладачів контракту; 7).печатка.

Порядок укладання контракту

1.Контракт може укладатися як з ініціативи керівника підприємства,
установи, так і особи, яка займається на роботу.

2.Відповідно до статті 24 Кодексу законів про працю України контракт
укладається у письмовій формі й підписуєтьс
я роботодавцем та
працівником, якого наймають на роботу за контрактом.

3.Усі умови контракту обов’язково мають погоджуватися сторонами.


4.Оформляється він у 2 примірниках, що мають однакову юридичну силу і
зберігаються у кожної із сторін контракту.

5.Конт
ракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати,
обумовленої сторонами у контракті.

6.Контракт може бути змінений тільки за угодою сторін, складеною у
письмовій формі.

7.Контракт є підставою для видання наказу про прийняття працівника на
роботу
.

Структура тексту контракту

1.Загальні положення

2.Обов’язки сторін, де зазначаються: а).основні характеристики роботи, яку
виконуватиме працівник, та вимоги до рівня й терміну її виконання,
дотримання правил охорони праці; б).зобов’язання підприємства що
до
організації виробничого процесу, обладнання робочого місця, організації
підвищення рівня кваліфікації працівника. Окремим пунктом може бути
передбачено додаткові пільги, компенсації, якщо умови роботи шкідливі.

3.Робочий час, де зазначено умови роботи (
неповний робочий день,
погодинна робота, неповний робочий тиждень і т.д.).Може наводитися
окремий графік роботи на певний термін.

4.Оплата праці та соціально
-
побутове забезпечення працівника, де
зазначаються: а).посадовий оклад (тарифна ставка) за певний п
еріод;
б).надбавки та інші виплати; в).компенсація у разі використання
працівником власного автомобіля для службових поїздок; г).щорічна
оплачувана відпустка (кількість робочих днів)
-

основна та додаткова.
Може вказуватися матеріальна допомога до щорічної

відпустки.
д).додаткові пільги, гарантії, компенсації.

5.Відповідальність сторін, вирішення суперечок, де зазначається: а).яку
відповідальність несуть сторони у разі невиконання чи неналежного
виконання обов’язків; б).порядок вирішення суперечок відповідн
о до
чинного законодавства.

6.Зміни, припинення та розірвання контракту, де зазначається: а).як можуть
вноситися зміни та доповнення до контракту; б).дострокове розірвання
контракту; в).припинення дії контракту.



7.Термін дії та інші умови контракту. Контр
акт може бути укладено на
термін до 5 років, але не менше, ніж на 1 рік.

Різниця між трудовим договором і контрактом


Фахівці визначають таку різницю між контрактом і трудовою угодою:
а).контракт укладається тільки на певний термін, а трудовий договір

як на
період виконання певної роботи, так і на невизначений період; б).у
контракті, на відміну від трудового договору, можуть визначатися
додаткові підстави припинення та розірвання контракту, не передбачені
чинним законодавством; в).за контрактом порядок

надання працівникові
відпустки та зарплати може визначатися на розсуд керівника, тоді як
трудовий договір передбачає централізоване регулювання відпустки (за
встановленим графіком); г).у контракті на відміну від трудового договору,
можуть застерігатися на
слідки (додаткові гарантії та компенсації моральної
та матеріальної шкоди) дострокового припинення контракту з незалежних
від працівника причин.


Трудова угода


укладається між організацією і людиною, яка не
працює в цій організації для виконання дея
ких видів робіт. Вона має такі
реквізити: 1).назву документа; б).дату й місце його складання; 3).перелік
сторін, що уклали угоду; 4).зміст угоди із зазначенням обов’язків
виконавця і замовника; 5).юридичні адреси сторін; 6).підписи сторін;
7).печатку підпр
иємства чи організації. Вона складається у кількох
примірниках, один
-

виконавцеві, інші зберігаються у справах організації
-
замовника.

Питання для підготовки до заняття

1.Дайте характеристику вимог, щодо складання договорів.

2.Охарактеризуйте вимоги, щодо
складання контрактів.

3.Вимоги до складання трудової угоди.











Лекція 8.Створення обліково
-
фінансових документів

План

1.Види обліково
-
фінансових документів

2.Правила їх складання


До обліково
-
фінансових документів відносяться: 1).Таблиця; 2).С
писок;
3).Накладна; 4).Акт; 5).Доручення; 6).Розписка.


Таблиця


це перелік, зведення статистичних даних або інших
відомостей, розташованих у певному порядку й за графами. Вона
складається з таких реквізитів: 1).Назва Таблиця №; 2).Тематичний
заголов
ок (в правому кутку


затверджую, погоджено); 3).Назва таблиці
(посередині аркуша); 4).Основної частини, що містить графи й рядки;
5).Примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі
таблиці. Таблиця має бути компактною і наочною.


Списо
к


це реєстрація предметів, осіб, документів. Він складається в
певному порядку. Найпоширенішим є алфавітний список, що являє собою
перелік кого
-
небудь або чого
-
небудь за алфавітом. Якщо це список осіб, то
ім’я та по
-
батькові пишуться після прізвища.
Пере
лік


це перерахунок
предметів, осіб і об’єктів на які поширюються певні норми й вимоги. Він
від списку відрізняється призначенням. В списку повинні бути такі
реквізити: 1).номер (слово список з великої букви по середині і номер);
2).тематичний заголовок с
писку; 3).основна частина, що містить графи і
рядки (обов’язково повинна бути графа № п/п).


Накладна


це обліковий документ, який дає право на отримання,
відправлення вантажів чи матеріальних цінностей. У ній повинні бути такі
реквізити: 1).Назва: у
горі посередині великими літерами НАКЛАДНА №__
від … (дата); 2).Підстава на основі якої видано накладну; 3).Кому видано
(назва установи або ПІП приватної особи); 4).Від кого (назва або штамп
установи, адреса, телефон, поточний рахунок); 5).Позначення кожно
ї
графи: а)назва предметів; б).сорт; в).розмір; г).одиниця виміру;
д).номенклатурний номер; е).кількість (поділено на 2 колонки
-

за вимогою,
видано); є).вартість; ж).сума вартості; 6).хто одержав; 7).хто видав;
8).підпис керівника установи й бухгалтера; 9
).дата видачі; 10).печатка або
штамп установи.




Акт


це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки
пов’язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб.
Його складають у разі приймання
-
здавання справ, після переобл
іку, під час
проведення випробувань нової техніки, при нещасних випадках, коли
здають об’єкти. Акти


це документація постійних експертних комісій,
спеціально уповноважених осіб або представників організацій. Вони
оформляються комісією, що її створює керів
ник установи, організації чи
підприємства.


Текст його має 2 частини: вступну і констатуючу. У
вступній
частині
вказують підстави для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а
також тих, хто був присутній під час його складання. Після слова
Підстава

вказується документ чи усне розпорядження службової особи. Після слова
Складений
перелічують осіб, які складали акт або були присутні при його
складанні, з обов’язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів.
Якщо акт готувався комісією, то

першим друкується прізвище голови,
прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку.
Якщо були присутні, то перелічуються їхні прізвища, ініціали та посади. У
констатуючій

частині викладають мету й завдання акта, характер
проведеної робо
ти, перелічують встановлені факти, а також висновки. У
кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників акта й
вказується місце їх зберігання. Акт підписують усі особи, які брали участь
у його складанні. Акти прийому
-
передачі, обстеження ч
и ревізії набувають
юридичної сили лише після затвердження вищою інстанцією або
відповідальним керівником установи чи організації.


Доручення


це письмове повідомлення, за яким організація чи
приватна особа надає право іншій особі від її імені здійсн
ювати певні
юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності. Вони видаються
на розпорядження майном, отримання грошових і матеріальних цінностей.
Доручення поділяються на особисті та офіційні.
Особисті
доручення
видаються окремими особами, які переда
ють свої права іншим особам
(право на отримання заробітної плати, поштового переказу тощо).
Обов’язковою умовою правомірності особистого доручення є наявність
підпису службової особи й печатки установи, підприємства, що засвідчує


підпис довірителя (доруч
ення студентам можуть засвідчуватися
навчальним закладом).
Офіційні
доручення можуть бути разовими,
спеціальними й загальними. В них зазначається: 1).назва організації, яка
видає доручення; 2).номер доручення й дата видачі; 3).посада, ПІП особи,
якій видан
о доручення; 4).назва організації чи підприємства, від кого
повинні бути отримані матеріальні цінності; 5).перелік цінностей із
вказівкою на їх кількість і суму; 6).строк дії доручення; 7).зразок підпису
особи, якій видано доручення; 8).назва документа, що

посвідчує особу
отримувача цінностей (паспорта, посвідчення); 9).підпис службових осіб,
які видали доручення; 10).печатка організації, що видала доручення.
Завірені нотаріально доручення можна передавати телеграмою. Підпис
нотаріуса засвідчується органом
зв’язку, через який передається телеграма.


Розписка


це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце;
передавання й отримання документів, товарів, грошей, матеріальних
цінностей. Вона пишеться лише в одному примірнику і ніякі виправлення в
ній
неприпустимі. До неї входять такі реквізити: 1).ПІП та посада того, хто
дає розписку; 2).Посада, ПІП того кому дається розписка; 3).У чому
конкретно дано розписку (обов’язково слід зазначити точне найменування
матеріальних цінностей, предметів); 4).Дата й
підпис того, хто отримує
цінності. Якщо передаються суми грошей у розписці вказують адресу,
номер і серію паспорта того, хто її отримує. Грошові суми пишуться
словами, а в дужках


цифрами. Підпис особи, що дає розписку
засвідчується нотаріальною конторою.


Питання для підготовки до заняття

1.Дайте характеристику вимог, щодо складання таблиць та накладних.

2.Охарактеризуйте вимоги, щодо складання актів та доручень.

3.Вимоги до складання розписок.









СПИСОК РЕКОМЕНДОВАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ


1.Андреева В.И. Де
лопроизводство: Требование к документообороту
фирмы.


М.: АО Бизнес
-
икс, 1995.

2.Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери.


К.:
А.С.К., 2001.

3.Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і
громадян.


Донецьк: Сталкер, 19
97.

4.Дибкова Л.М. Інформатика та комп’ютерна техніка. Посібник для
студентів вищих навчальних закладів.


К.: Академвидав, 2003.

5.Ділове мовлення: Методичні рекомендації й зразки ділових паперів
/ укладач С.В.Шевчук


К.: КДПІ, 1993.

6.Іванова І.В. Основ
ні вимоги до оформлення документів.


К.: КТЕІ,
1993.

7.Інформатика і комп’ютерна техніка: Навчальний посібник / За ред.
М.Є.Рогози.


К.: ВЦ Академія, 2006.

8.Інформатика. Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології // За
ред. О.І.Пушкаря.


К.: ВЦ Академ
ія, 2001.

9.Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета.


СПб.: Питер, 2001.

10.Молдаванов М.І., Сидорова Г.Н. Сучасні ділові документи: Зразки
найважливіших документів українською мовою.


К.: Техніка, 1992.

11.Організація роботи з докумен
тами в установах і організаціях.


Харків: Райдер, 2003.

12.Хандадашева Л.Н. Компьютер и другая оргтехника для секретаря
референта.


Ростов


на


Дону: Феникс, 2003.

13.Шевчук С.В. Українське ділове мовлення.


К.: Літера, 2000.

14.Шевчук С.В. Українське

ділове мовлення.


К.: Атіка, 2004.

15.Экономическая информатика / Под ред. П.В.Конюховского.


СПб.: Питер, 2001.





ЗМІСТ


1.

Мета та завдання вивчення дисципліни
……………………………

3

2.


3.

Лекція №1
……………………………………………………………...

6

4.


5.

Лекція №2
……………………………………………………………
..

10

6.


7.

Лекція №3
…………………………………………………………….

15

8.


9.

Лекція №4
…………………………………………………………….

19



Лекція №5
…………………………………………………………….

23



Лекція №6
…………………………………………………………….

28



Лекція №7
……………………………………………………………..

33



Лекція №8
………………
…………………………………………….

37



Список рекомендованої літератури
………………………………..

40
















Компютерне документоведення

[Текст]:

конспект лекцій для студентів

спеціальності 121 "Інженерія програмного забезпечення" / уклад.
В
.
В
.
Кабак
.


Луцьк :Луцьки
й НТУ, 201
6
.


4
2

с.







Комп’ютерний набір



В
.
В
.
Кабак

Редактор





В
.
В
.
Кабак







Підп. до друку 2014р.

Формат 60х84/16. Папір офс. Гарнітура Таймс.

Ум. друк. арк.
___
. Обл.
-
вид. арк. 2,5.

Тираж
___

прим. Зам. 1.







Редакційно
-
видавничий відд
іл

Луцького національного технічного університету

43018 м. Луцьк, вул. Львівська, 75

Друк


РВВ Луцького НТУ


Приложенные файлы

  • pdf 1116396
    Размер файла: 667 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий