СТО ЯГТУ 08.01.03 Порядок управления ОРД


Чтобы посмотреть этот PDF файл с форматированием и разметкой, скачайте его и откройте на своем компьютере.

Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документ
а
цией
и внешней де
ловой

корреспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



Ярославский государственный технический университет











СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ





УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО
-
РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ВНЕШНЕЙ ДЕЛОВОЙ
КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ



















Ярославль, 20
1
1


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



2

Предисловие



1 РАЗРАБОТАН
ф
едеральным г
ос
ударственным

бюджетным

образов
а-
тельным учреждением высшего профессионального образования «Яросла
в-
ский государственный технич
е
ский университет»


2 ПРИНЯТ Ученым советом ЯГТУ, прот
о
кол № _____ от __________


3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом рект
ора ЯГТУ
от_______________ № ________


4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ


























© Ярославский государственный технический университет, 20
1
1


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



3

Содержание

1 Область примен
е
ния……………………………………………….…….

4

2 Нормативные ссы
л
ки………………………………………….…………

4

3 Термины и

определ
е
ния……………………………………….………...

4

4 Общие положения…………………………………………………..……

5

5 Управление организационно
-
распорядительной документацией ……

7

6 Управление внутренней деловой перепиской …………………………

12

7 Управление внешней деловой корреспонденцией ……………
……….

15

8 Требования к оформлению д
о
кументов ………………………………..

21

Приложение А
(справочное)
Формы журналов регистрации
………….

33

Приложение Б (обязательное)
Форма приказа

………………………….

35

Приложение
В

(справочное)
Форма докладной (служебной)

з
апи
с
ки

……………………
……………………………..


36

Приложение
Г

(обязательное) Бланк письма

……………………………

37



Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



4

Дата введения________________



1 Область применения



Настоящий стандарт устанавливает порядок управления организацио
н-
но
-
распорядительной документацией и внешней деловой корресп
онденцией
в Ярославском государственном техническом университете
.

Требования настоящего стандарта подлежат исполнению всеми под
-
разделениями и сотрудниками университета.



2 Нормативные ссылки



В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие станд
а
р-
ты и нормативные докуме
н
ты:

ГОСТ Р 6.30
-
2003 Унифицированные системы документации. Униф
и-
цированная система организационно
-
распорядительной документации. Тр
е-
бования к оформлению докуме
н
тов.

«Примерная инструкция по делопроизводству в высшем учебном зав
е-
де
нии», утверждена приказом Минобразования РФ
№ 2286
от 24.07.2000

г
.

СТО ЯГТУ 08.01.02


2008 Управление внутренней нормативной док
у-
ментацией

СТО ЯГТУ 08.01.04


2008 Порядок организации и ведения архивного
дела

МИ ЯГТУ Делопроизводство в ЯГТУ



3 Термины и

определения



В настоящем стандарте применены следующие термины и определ
е-
ния:

бланк документа
: Набор реквизитов, идентифицирующих автора
официального пис
ь
менного документа.

виза официального документа:

Реквизит документа, выражающий
соглашение или не сог
лашение должностного лица с содержанием докуме
н-
та.


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



5

докладная записка:
Д
окумент, адресованный руководителю организ
а-
ции, содержащий обстоя
тельное изложение какого
-
либо вопроса с выв
о
дами
и предложени
я
ми составителя.

документ:
Зафиксированная на материальном

носителе информация,
оформленная по определенным правилам и заверенная в установленном п
о-
рядке.

объяснительная записка:

Документ, объясняющий причины как
о
го
-
либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организ
а
ции
и представляемый выш
е
сто
ящему должностному лицу.

приказ:
П
равовой акт, издаваемый единолично руководителем о
р
гана
власти и управления, учреждения, организации в целях разрешения орган
и-
зационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельн
о
сти.

протокол заседания:
Д
окумент, с
одержащий запись хода обсу
ж
дения
вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конф
е-
ренциях, дел
о
вых встречах.

распоряжение,
указание
:
П
равовой акт, издаваемый руководителем
учреждения, организации, структурного подразделения, действующ
им ед
и-
нолично.

регистрация документа:
Запись учетных данных о документе

по у
с-
тановленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или пол
у-
чения.

резолюция документа:

Реквизит, состоящий из надписи на док
у
менте,
сд
е
ланной должностным лицом и содерж
ащей принятое им решение.

реквизит документа:

Обязательный элемент оформления официал
ь-
ного док
у
мента.

служебная записка:
Д
окумент, по назначению близкий докладной з
а-
писке, но составляемый работником или руководителем подразделения на
имя руководителя друго
го подразделения.

служебная переписка:

Обобщенное название различных по содерж
а-
нию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефон
о
грамма,
факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), обеспечивающих опер
а-
тивный информацио
н
ный обмен между орг
анизациями.



4 Общие положения



4.1

Организационно
-
распорядительная документация (ОРД) является
средством документирования и передачи информации о принятых управле
н-
ческих решениях коллегиальных органов управления, руководства вуза и

Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



6

подразделений, о взаи
моотношениях между структурными подразд
е
лениями.
К ОРД в общем случае относят приказы, распоряжения, документы внутре
н-
ней деловой переписки (ВДП),

протоколы коллегиальных органов управл
е-
ния, протоколы подразделений, утвержденные планы (программы)
, акты
.

4.
2

Внешняя деловая корреспонденция (ВДК) в общем случае включ
а-
ет документы, касающиеся различных аспектов деятельности вуза, в том
числе:


постановления правительства РФ;


законы РФ, касающиеся всех аспектов деятельности вуза;


приказы, распоряжения, постановл
ения, извещения, уведомления
вышестоящих и надзорных организаций;


сопроводительные и гарантийные письма, запросы, акты, телегра
м-
мы из сторонних организаций.

4.3
Целью управления

организационно
-
распорядительной документ
а-
цией и внешней деловой корреспонденци
ей следует считать своевреме
н
ное
и полное доведение документированной информации до пользователей с
учетом конфиденциальности некоторых сведений и поддержание (форм
и-
рование) информационной базы вуза
.

4.4

Общее руководство деятельностью по управлению
ОРД и

ВДК
осуществляет начальник
ОУКС

ЯГТУ. Ответственность за управление ОРД и
ВДК на местах несут руководители структурных подразделений вуза
и се
к-
ретари (администраторы) высшего руководства в
у
за.

В подразделениях из числа сотрудников назначаются ответственны
е за
в
е
дение документации. В должностных инструкциях сотрудников, которым
поручено ведение документации, должны быть прописаны обязанности и
права, касающиеся вопросов учета и прохождения документов в установле
н-
ные сроки, их хранения и изъятия, ознакомлени
я с ними сотрудников и и
н-
формирования руководства о состоянии исполнения. Назначенные сотрудн
и-
ки несут ответственность за сохранность нах
о
дящихся у них документов. Об
утере документов немедленно докладывают
рук
о
водителю подразделения.

4.5

Ведение переписки

с вышестоящими организациями ведется от
имени ректора или проректора (по поручению ректора).

Ведение переписки от имени вуза с другими организациями осущест
в-
ляется ректором, проректорами или руководителями
структурных подразд
е-
лений

по поручению представит
елей высшего руководства вуза
.

4.6

Управление утвержденными планами (программами) должно ос
у-
ществляться согласно конкретному внутреннему нормативному документу
(СТО, П, МИ), устанавливающему требования к системе управления тем или
иным процессом СМК ЯГТУ.



Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



7

5 Управление организационно
-
распорядительной документацией



Деятельность по управлению ОРД (приказы, распоряжения, прот
о
колы
коллегиальных органов управления ЯГТУ) осуществляется согласно принц
и-
пиальному алгоритму (рис. 1), устанавливающему входы, выходы

(общие,
промежуточные), этапы деятельности, их последовательность и взаимодейс
т-
вие.


5.1

Разработка проекта документа


5.1.1

Инициатором разработки ОРД могут быть представители руков
о-
дства вуза и подразделений, коллегиальные органы управления (
У
ченый с
о-
ве
т

вуза
, с
о
вет факультета, диссертационный совет).

Право издавать приказы по вузу имеет исключительно ректор ЯГТУ.
Право издавать распоряжения имеют
ректор,
проректоры (по вузу) и деканы
(по факультету).

Для разработки проекта приказа (распоряжения) назнач
ается ответс
т-
венный сотрудник, находящийся в непосредственном подчинении у лица, у
т-
верждающего документ.

Ответственность за подготовку и правильность записей в протоколе
лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа упра
в-
ления или сек
ретаре руководителя структурного по
д
разделения вуза.

Подготовленный проект приказа, распоряжения (указания), прот
о
кола
передается на согласование должностным лицам, виза которых предусмотр
е-
на на проекте документа. Виза согласования проставляется на проекте

ОРД с
обязательным указанием даты и наличием подписи согласующего лица. С
о-
став должностных лиц, с которыми согласовывается проект ОРД,
определ
я-
ется индивидуально, исходя из конкретной управленческой ситуации.
Оформление приказов и распоряжений производитс
я в соответствии с треб
о-
ваниями раздела 8 настоящего стандарта.

Проект протокола направляется на согласование председателю колл
е-
гиального органа (или руководителю подразделения). Форму протокола и
порядок его оформления выбирает председатель коллегиального

органа или
руководитель структурного подразделения
, инициировавший разработку
протокола.

Замечания и предложения по коррект
и
ровке ОРД передаются вместе с
проектом разработчику на доработку.


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



8

Блок формирования входов:

Поставщики:

Руководство в
у-
за

-

ре
ктор;

-

проректоры;

-

деканы;

-

зав. кафедрами;

-

руководители
о
т
делов

Коллегиальные орг
а
ны
управления

-

Ученый Совет;

-

Совет факультета;

-

Советы по специальн
о-
стям;

-

заседания кафедр;

-

собрание коллектива в
у
за;

-

комиссии и пр.

Принятое решение о ра
зработке организ
а-
ционно
-
распорядительного документа (ОРД)




























Рисунок 1


Управление организационно
-
распорядительной д
о
кументацией
(начало)

Под ОРД пон
и
маются:

-

Приказы и распоряжения

-

Протоколы коллегиальных орг
а
нов
или подразделений

Для разработки проекта приказа
(распоряжения) назначается ответс
т-
венный сотрудник, находящийс
я в н
е-
посредственном подчинении у л
и
ца,
утверждающего док
у
мент.

Ответственность за подготовку и
правильность записей в протоколе
лежит на секретаре коллегиальн
о
го
органа управления или секретаре р
у-
ководителя подра
з
деления вуза

Разработка проекта ОРД

5.1

5.1.1.

Согласование проекта документа

Юридическая экспертиза проекта

5.1.2.

Подготовленный проект ОРД пер
е-
дается на согласование должн
о
стным
лицам, виза к
оторых пред
у
смотрена
на проекте докуме
н
та.

Виза согласования проставляется на
проекте ОРД с обязательным указан
и-
ем даты и наличием подписи согл
а-
сующего л
и
ца.

Юридическая экспертиза ОРД пр
о-
водится
юридическим отделом

в сл
у-
чае, если документ затрагивает в
о-
просы нормативно
-
правового характ
е-
ра и требует то
ч
ной формулировки.

Проект ОРД, проше
д-
ший согласование,
корректировку и юр
и-
дич
е
скую экспертизу
(при необходим
о
ст
и)

Выход

Вход


5.2

Утверждение проекта ОРД

Согласованный проект приказа
(распоряжения, протокола)
утвержд
а-
ется лицом, выдавшим задание на его
разрабо
т
ку.

5.3

Регистрация подлинника ОРД

В
ыход

Вход


Утвержденный (по
д-
писанный) ОРД

Подлинник ОРД передается на рег
и-
страцию:

-

приказы и распоряжения по осно
в
ной
деятельности вуза


в канцел
я
рию
;

-

приказы и распоряжения по уче
б
ным
вопросам


в при
емную проре
к
торов
по УМР и ОУП;

-

приказы и распоряжения по личн
о
му
ППС и сотрудникам вуза


в управл
е-
ние ка
д
ров;

-

протоколы коллегиальных орг
а
нов


секретарю коллегиального орг
а
на;

-

протоколы по подразделениям


се
к-
ретарю (ответственному сотрудн
и
ку)
под
разд
е
ления.

Выход

Вход


Подлинник ОРД,
зарегистрирова
н-
ный и оставле
н
ный
на хранение на
месте регистр
а
ции

А

Копия ОРД, по
д-
лежащая тираж
и-
рованию и рассы
л-
ке в подразделения
(согласно списку
рассылк
и)

Б


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



9


Рисунок 1


Управление организационно
-
распорядительной д
о
куме
нтацией
(окончание)

А

Б

5.4

Распределение ОРД

5.4.1

5.4.2

Тиражирование ОРД

Рассылка ОРД

Лица, ответственные за регис
т
рацию
ОРД, организуют тиражирование и
рассылку копий документов в соотве
т-
ствии со списком ра
с
сылки.

Список рассылки ОРД готовит ра
з-
работчик

документа.

При поступлении печатной копии
ОРД в структурное подразделение
факт передачи документа фиксируе
т-
ся в списке рассылки.

Электронная версия ОРД (приказа
или распоряжения) после его регис
т-
рации размещается
инженером ОУКС

на сайте вуза в разделе «Ор
ганизац
и-
онно
-
распорядительная документ
а-
ция»
-

«Приказы».

5.4.3

Регистрация ОРД на местах

Выход

Вход


Копии ОРД, зар
е-
гистрирова
н
ные
на местах

5.5

Рассмотрение и и
с
полнение
ОРД

Полученный документ передают р
у-
ководителю подразделения или ко
н-
кретному
исполнителю, указанному в
тексте документа или в визе.


При необходимости исполнения
ОРД, полученного по
д
разделением в
эле
к
тронном виде (
с

сайт
а

ЯГТУ или
по электронной почте), документ ра
с-
печатывается и д
а
лее управляется как
п
е
чатная копия ОРД.

Р
уководите
ль подразделения ра
с-
сматривает ОРД и принимает р
е
шение
о принятии к сведению, н
а
правлении
ОРД на ознакомление / исполнение
с
о
трудникам подразделения и пр.

Результат рассмотр
е
ния документа
руководителем подразделения отр
а-
жается в резолюции, в которой указ
ы-
вается порядок и характер исполн
е
ния
ОРД, а также сведения по внутренн
е-
му контролю исполнения док
у
мента.

Отметка об исполнении документа
является обязательной и содержит
дату и результат исполнения ОРД.

5.5.1

5.5.2

Рассмотрение и принятие к
сведению ОРД

Исполнение ОРД

Выход

Вход


Рассмотренные
и/или исполне
н-
ные ОРД, подл
е-
жащие хранению
на местах

Исполненные и/или принятые к св
е-
дению ОРД подлежат хранению в т
е-
чение установленного срока
.

Порядок хранения документов в вузе
определен в СТО ЯГТУ 08.01.
04
-
2008

Хранение и уничтожение ОРД

5.6

Хранение подлинников и копий
ОРД

5.6.1

5.6.2

Уничтожение подлинников и к
о-
пий ОРД

Подлинник ОРД, подлежащий хранению в месте рег
и
страции

Выходы деятельности:

ОРД, своевременно доведенные до коне
ч-
ных пользовате
лей / исполнителей, нах
о-
дящиеся в управляемом с
о
стоянии


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



10

После внесения изменений проект ОРД вновь направляется на соглас
о-
вание. Вместе с проектом ОРД разработчик г
о
товит список рассылки ОРД.

Согласованный проект ОРД направляется на утверждение.

5.1.2

В исключительных случаях, при оформлени
и ОРД, содержащих
принятые решения, затрагивающие вопросы нормативно
-
правового характ
е-
ра и требующие точной формулировки, целесообразно проведение юридич
е-
ской экспертизы. Юридическую экспертизу ОРД проводит
юридический о
т-
дел

вуза. При наличии замечаний док
умент направляется разработчику на
доработку, а при удовлетворительных результатах экспертизы разработчик
отправляет д
о
кумент на утверждение.


5.
2

Утверждение проекта ОРД


Окончательный вариант ОРД утверждается лицом, выдавшим зад
а
ние
на разработку докумен
та (руководство вуза, руководитель подраздел
е
ния).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте ОРД, о
т-
сутс
т
вует, то ОРД подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его
первый заместитель. При этом обязательно указывается фактическ
ая дол
ж-
ность лица, подп
и
савшего ОРД, и его фамилия.

При наличии замечаний
должностное лицо, утверждающее
документ,
может направить его с соответствующей резолюцией разработчику на и
с-
правление. После корректировки документа разработчик вновь отправляет
ОРД
на у
т
верждение.

Протоколы коллегиальных органов утверждаются (подписываются)
председателем коллегиального органа, протоколы подразделений


руков
о-
дит
е
лем подразделения.


5.
3

Регистрация подлинника ОРД


Утвержденный ОРД и список рассылки, составленный разра
ботч
и
ком,
направляется на регистрацию:


приказы и распоряжения по основной деятельности вуза


в канцел
я-
рию;


приказы и
распоряжения по учебным вопросам



в приемную пр
о-
ректора по организации учебного процесса;


приказы и распоряжения по личному профессорско
-
преподавательскому составу и сотрудникам


в управление ка
д
ров;


протоколы коллегиальных органов


секретарю (ответственному
секретарю) коллегиального органа;


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



11


протоколы по подразделениям


секретарю (ответственному лицу,
назначенному руководителем подразд
е
л
ения)
.

Рекомендуемая ф
орма журнала регистрации ОРД
приведена в
прил
о-
жении А.

При регистрации приказы (распоряжения
) по основной деятельности
нумеруются порядковым номером в пределах календарного года.

При регистрации приказов (распоряжений) по учебным в
опросам д
о-
кументам присваивается
дробный номер, в числителе которого указывается
порядковый номер в пределах календарного года, а в знаменателе


цифра 3,
например, 45/3.


При регистрации приказов (распоряжений) по
личному составу

ППС и
сотрудников
докумен
там присваивается
дробный номер, в числителе котор
о-
го указывается порядковый номер в пределах календарного года, а в знам
е-
нателе


цифра 1, например, 74/1.


П
ротоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календа
р-
ного г
о
да.

После регистрации подлинник

ОРД с визами согласования (1
-
ый э
к-
земпляр) подшивается на месте регистрации в дело на хранение. Первый э
к-
земпляр протокола хранится в соответствующем деле коллегиального орг
а
на
или
структурного подразделения вуза.


5.
4

Распределение ОРД


Лица, ответственн
ые за регистрацию ОРД, организуют тиражиров
а
ние
и рассылку копий документов в соответствии со списком рассылки. Ко
н
троль
исполнения приказов, распоряжений осуществляется лицом, указанным в
тексте ОРД.

Приказы и распоряжения после их регистрации направляютс
я
инжен
е-
ру ОУКС

с целью размещения на информационном сайте ЯГТУ в разделе
«Организационно
-
распорядительная документация».

При поступлении

копии

ОРД в структурное подразделение факт пер
е-
дачи

документа

фиксируется посредством проставления подписи сотру
д
ника
подразделения, принявшего документ, в списке рассылки. Полученный д
о-
кумент передают руководителю подразделения или конкретному исполнит
е-
лю, указанному в

тексте докуме
н
та или в визе.


5.
5

Рассмотрение и исполнение ОРД


Р
уководитель подразделения рассматрива
ет ОРД и принимает реш
е
ние
о принятии к сведению, направлении ОРД на ознакомление / исполнение с
о-

Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



12

трудникам подразделения и пр. Результат рассмотрения документа руков
о-
дителем подразделения отражается в резолюции, в которой указывается п
о-
рядок и характер исп
олнения ОРД, а также сведения по внутреннему контр
о-
лю испо
л
нения документа.

При необходимости дальнейшего исполнения руководитель подразд
е-
ления передает ОРД конкретному исполнителю.

При необходимости испо
л-
нения ОРД, полученного подразделением в электронном

виде (на сайте
ЯГТУ или по электронной почте), документ распечатывается и далее упра
в-
ляется как п
е
чатная копия ОРД.

Отметка об исполнении документа является обязательной и содержит
дату и результат испо
л
нения ОРД.


5.
6

Хранение и уничтожение ОРД


Исполнен
ный (рассмотренный) ОРД подшивается в дело и хранится в
структурном подразделении в течение установленного срока. Порядок фо
р-
мирования дел и хранения

документов в структурных подразделениях в
у
за
установлен в СТО ЯГТУ 08.01.04.

По истечении срока хранения О
РД, утратившие практическое зн
а
чение
и не подлежащие перед
а
че в архив, уничтожаются.

По истечении срока хранения ОРД в структурном подразделении, д
о-
кументы подлежащие передаче в архив сдаются на хранение. ОРД с исте
к-
шим сроком хранения, для которых возможн
о последующее использов
а
ние в
информационных целях, также могут направляться в а
р
хив.



6 Управление внутренней деловой перепиской



Внутренняя деловая переписка является средством коммуникации м
е-
жду структурными подразделениями и должностными лицами и обе
спечив
а-
ет информационные потоки и взаимодействие между ними.

Деятельность по управлению ВДП (заявки, заявления, служебные, до
к-
ладные, объяснительные записки) осуществляется согласно принципиальн
о-
му
алгоритму (рис. 2), устанавливающему входы, выходы (общие,

промеж
у-
точные), этапы деятельности, их последовательность и взаимодейс
т
вие.

6.1

Документ ВДП создается по заданию руководителя подразделения
или по ин
и
циативе заинтересованного сотрудника в случае возникновения
потребности передачи д
е
ловой информации внут
ри вуза.

Подготовленный
проект ВДП при необходимости передается разр
а
ботчиком на согласование
должностным лицам, виза которых предусмотрена на проекте докуме
н
та.



Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



13

Блок формирования входов:

Поставщики:

Руководители и с
о
трудники

-

структурных по
д
раздел
ений вуза

-

группы, коллективы заинтересованных лиц

Потребность в передаче деловой информ
а-
ции внутри вуза и соответствующих комм
у-
никациях
































Рисунок 2


Управление внутренней деловой перепиской (н
ачало)

К документам внутренней деловой п
е-
реписки (ВДП) относят:

-

заявки, заявления

-

служебные, докладные, объясн
и-
тельные з
а
п
иски

Документ ВДП создается по заданию
руководителя подраздел
е
ния или по
инициативе заинтересованного с
о-
трудника в случае возникновения п
о-
требности передачи деловой инфо
р-
мации внутри вуза.

Разработка документа ВДП

6.1

6.1.1.

Подготовка проекта документа

Согласование (визирование) проекта
док
у
мен
та должностными лицами

6.1.2.

Подготовленный проект ВДП при н
е-
обходимости передается разработч
и-
ком на соглас
о
вание должностным
лицам, виза кот
о
рых предусмотрена
на проекте докуме
н
та.

Виза согласования пр
оставляется на
проекте ВДП с обязательным указан
и-
ем даты и наличием подписи согл
а-
сующего л
и
ца.

Подготовленный документ ВДП по
д-
писывается лицом, инициир
о
вавшим
его разработку.

Подписанный док
у-
мент ВДП, проше
д-
ший согласование,
ко
р
ректировку

Выход

Вход


6.2

Регистрация подлинника д
о
кумента

Выход

Вход


Подготовленный документ с виз
а
ми
согласования должен содержать рег
и-
страционный номер, который присва
и-
вается подразделением, подготови
в-
шим докуме
нт. Для регистрации исх
о-
дящих документов в подразделении
рекомендуется вести журнал регис
т-
рации по форме, представленной в
пр
и
ложении А.

Подлинник документа ВДП с присв
о-
енным регистрационным номером
подшивается на хранение на месте
регистрации. Передаче а
дресату по
д-
лежит копия документа ВДП.

Если документ необходимо отпр
а-
вить нескольким адресатам, с подли
н-
ника делают копии, которые з
а
веряет
лицо, ответственное за управление
ВДП на местах. На всех экземплярах
указ
ы
вают исходящий номер и дату
регистр
а
ции док
умента, а в журнале
регистрации указывают всех адрес
а-
тов.

Подлинник док
у-
мента ВДП, зарег
и-
стрирова
н
ный и
подлежащий хр
а-
нению на месте р
е-
гистр
а
ци
и

А

Рабочая к
опия д
о-
кумента ВДП, по
д-
лежащая передаче
адр
е
сату

Б

Передача документа ВДП
адресату

6.3

Копия документа ВДП может быть п
е-
редана адресату в печатном виде или
по эле
к
тронной почте.

Выход

Вход


Копия док
у-
мента ВДП,
переданная а
д-
ресату


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



14


Рисунок 2


Управление внутренней деловой перепиской (окончание)



А

Б

6.4

Регистрация док
у
ментов
ВДП на местах

При поступлен
ии печатной копии д
о-
кумента ВДП в структурное подразд
е-
ление или конкретному должностному
лицу факт передачи документа фикс
и-
руется при необходимости в журнале
р
е
гистрации входящей документации
подраздел
е
ния
-
получателя документа.

Электронная версия документ
а ВДП,
полученного адресатом по электро
н-
ной почте и требующего исполн
е
ния,
подлежит распечатке и далее упра
в-
ляется как печатная версия документа
ВДП.

Выход

Вход


Копии докуме
н-
тов ВДП, зар
е-
гистрирова
н
ные
на местах

6.5

Рассмотрение и и
с
полнение
документ
а ВДП

Полученный документ ВДП перед
а-
ют р
у
ководителю подразделения или
ко
н
кретному исполнителю, указанному
в тексте документа или в визе.


Р
уководитель подразделения ра
с-
сматривает документ и принимает р
е-
шение о принятии к сведению, н
а-
правлении ВДП на ознак
омление / и
с-
полнение сотрудникам подраздел
е-
ния.

Результат рассмотр
е
ния документа
руководителем подразделения отр
а-
жается в резолюции, в которой указ
ы-
вается порядок и характер и
с
полнения
документа ВДП, а также сведения по
внутреннему контролю исполнения
док
у
мента.

Отметка об исполнении документа
является обязательной и содержит
дату и результат исполнения ВДП.

При необходимости подготовки по
д-
разделением (или конкретным дол
ж-
ностным лицом) ответа на входящий
д
о
кумент ВДП процедура управления
исходящим док
у
мент
ом аналогична
п.6.1


6.4. настоящего стандарта

6.5.1

6.5.2

Рассмотрение и принятие к
сведению документа

Исполнение документа ВДП

Выход

Вход


Рассмотренные
и/или испо
л-
ненные док
у-
менты ВДП,
подлежащие
хранению на
местах

Исполненные и/или принятые к

св
е-
дению документы ВДП подлежат хр
а-
нению в течение установленного ср
о-
ка
.

Порядок хранения документов в вузе
определен в СТО ЯГТУ 08.01.04
-
2008

Хранение и уничтожение док
у-
ментов ВДП

6.6

Хранение подлинников и копий
ВДП

6.6.1

6.6.2

Уничтожение подлин
ников и к
о-
пий ВДП

Подлинник ВДП, подлежащий хранению в месте регистр
а
ции

Выходы деятельности:

Документы ВДП, своевременно доведенные
до коне
ч
ных пользователей / исполнителей,
находящиеся в управляемом с
о
стоянии


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



15

Виза согласования проставляется на проекте ВДП с обязательным ук
а-
занием даты и наличием подписи согласующего лица.

Подготовленный д
о-
кумент ВДП подписывается лицом, инициирова
в
шим
его разработку.

6.2

Подготовленный документ (или дубликат
документа) с визами с
о-
гласования должен содержать регистрационный номер, который присваив
а-
ется подразделением, подготовившим документ. Для регистрации исходящих
документов в подразделении рекоменду
ется вести журнал регистрации по
форме, представленной в приложении А (таблица А.8).


Подлинник докуме
н
та ВДП с присвоенным регистрационным номером
подшивается на хр
а
нение на месте регистрации. Передаче адресату подлежит
копия д
о
кумента ВДП.

Если документ
необходимо отправить нескольким адресатам, с по
д-
линника делают копии, которые заверяет лицо, ответственное

за управление
ВДП на местах. На всех
экземплярах указывают исходящий номер докуме
н-
та, дату и подпись лица заверяющего документ, а в журнале регистрац
ии ук
а-
зывают всех адресатов.

6.3

З
арегистрированный документ доставля
е
т
ся

адресату.

Копия док
у-
мента ВДП может быть передана адресату в печатном виде или по электро
н-
ной почте.

6.4

Полученн
ый

адресатом
документ ВДП

при необходимости
регис
т-
рируется в журнале
входящей документации подразделения
-
адресата, где
фиксируется
дата

поступления, отправитель, краткое содержание и срок и
с-
полнения документа.


Электронная версия документа ВДП, полученного адресатом по эле
к-
тронной почте и требующего исполнения, подлежит рас
печатке и далее
управляется как печатная версия документа ВДП.

6.5

Зарегистрированный входящий документ передается руководит
е
лю
подразделения или ответственным должностным лицам.

После рассмотрения, руководитель подразделения на документе, тр
е-
бующем дальне
йшего рассмотрения (исполнения), проставляет визу с указ
а-
нием исполнителя
,

срока исполнения

и определяет процедуру контроля и
с-
полнения документа ВДП
.

Исполнитель (пользователь), получив документ с визой руководителя,
приступает к исполнению документа ВДП (
подготовке ответа) в соответс
т-
вии со сроками, указанными руководителем. Подготовленный ответ
соглас
у-
ется с

руководител
ем

и
направляется в подразделение, которое явилось ин
и-
циатором переписки
.

Процедура управления исходящим документом анал
о-
гична п.6.1


6.4
. н
а
стоящего стандарта

Отметка об исполнении документа является обязательной и содержит
дату и результат испо
л
нения ВДП.


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



16

6.6

И
сполненный документ подшивается в дело
, содержащее
вход
я
щ
и
е

документы

внутренней деловой переписки.

Документы ВДП с истекшим
сроко
м хранения и утратившие практическое значение уничтожаются.

По и
с-
течении срока хранения в подразделении,
документы, подлеж
а
щие
переда
че

в архив
, сдаются в установленном порядке в архив вуза
.



7

Управление внешней
деловой

корреспонденцией



Д
еятельность по

управлению
внешней деловой корреспонденцией

(ВДК)

вуза должна осуществляться согласно принципиально
му алгоритму
схеме (рис
.

3
), устанавливающе
му

входы, выходы (общие, промежуточные),
этапы деятельности, их последовательность и взаимодейс
т
вие.

7.1

Вся вход
ящая корреспонденция поступает в канцелярию, где осущ
е-
ствляется первоначальная обработка всей поступившей в университет ко
р-
респонденции.


Внешняя корреспонденция может быть в виде конвертированных о
т-
правлений, телеграмм, ба
н
деролей, электронной почты.

Корр
еспонденция, поступившая по электронной почте

на адрес
i
n-
fo
@
ystu
.
ru

обрабатывается инженером ОУКС. Корреспонденция, поступи
в-
шая на прочие адреса корпоративной почты, обрабатываются

непосредстве
н-
но адр
е
сат
ами
.

Заведующая
канцелярией, обрабатывая первоначально корреспонде
н-
цию

(за исключением электронной почты)
:


проверяет правильность доставки и целостность вложений. При о
б-
наружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним с
о-
общает об этом о
т
правителю;


фиксиру
ет факт поступления документа регистрационным шта
м
пом,
имеющим реквизиты наименования университета, индекса входящего док
у-
мента, даты;


сортирует полученную корреспонденцию по адресатам.

7.2

Корреспонденция, адресованная общественным организациям, ко
н-
кретны
м подразделениям вуза, а также с пометкой «лично», направляется на
экспедирование.

7.3

Корреспонденция, подлежащая вскрытию, и открытые документы
проходят первичную обработку в канцелярии.



Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



17


Блок формирования входов:

Поставщики:

Внутренняя среда

Вы
сшее руководство
в
у
за, коллегиальные
органы управления

Руководители стру
к-
турных подраздел
е-
ний

Общественные орг
а-
низации

Внешняя среда

Администрация обла
с-
ти и районов

Мэрия

Минобрнауки РФ

Прочие министерства и
ведомства

Учебные заведения

Юридические и физ
и-
че
ские лица

Потребность в переписке с внешними орг
а-
низациями и конкретными лицами



























Рисунок 3


Управление внешней деловой корреспонденцией (начало)

К внешней деловой корреспонде
н-
ции, подлежащей управлению
,

отн
о-
сят:

-

конвертированные отпра
в
ления,
телеграммы, бандероли

-

электронная почта.

Вся входящая корреспонденция (за
исключением электронной почты) п
о-
ступает в канцелярию, где осущест
в-
ляется первоначальная обработка
всей поступившей в университет ко
р-
респонденции.

Корр
еспонденция, поступившая по
электронной почте, принимается неп
о-
средственно адресатом.

Прием внешней деловой корре
с-
понденции (ВДК)

7.1

Проверка правильности и целостности до
с-
тавки; идентификация штампом; сортировка
ВДК

Заведующая канцелярией, обр
аб
а-
тывая первоначально корреспонде
н-
цию
:

-

проверяет правильность доста
в
ки
и целостность вложений. При обнар
у-
жении повреждения, отсутствия док
у-
ментов или приложений к ним соо
б-
щает об этом отправит
е
лю;

-

фиксирует факт поступления д
о-
кумента регистрационным шта
м
п
ом,
имеющим реквизиты н
а
именования
университета, индекса входящего д
о-
кумента, д
а
ты;

-

сортирует полученную корреспо
н-
денцию по а
д
ресатам.

Электронная по
ч
та,
принятая непосре
д-
ственно адр
е
сатом

7.2

Проверка ВДК

Корреспонденция, адресованная
общественным организациям, ко
н-
кретным подразделени
ям вуза, а та
к-
же с пометкой «лично», направл
я
ется
на экспедиров
а
ние.

Корреспонденция, подлежащая
вскрытию, и открытые документы пр
о-
ходят первичную обработку в канц
е-
лярии

7.3

Первичная обработка ВДК

Выход 2

Вход


Вскрыва
е
мые
док
у
менты

Выход 1

Вход


ВДК адресова
н-
ная конкретному
адрес
а
ту

Вскрытая ВДК,
распред
е
ленная
по адр
е
сатам

Письма, телегра
м
мы,
ба
н
дероли

Выход 2

Вход


Выход 1

Вход


Первичная обработка ВДК в канц
е-
лярии включает:

-

вскрытие и регистрацию ВДК

-

предварительное рассмотрение и
распределение ВДК по адресатам

-

сос
тавление списка рассылки.

Форма журналов регистрации ВДК
приведена в приложении А.

А

Б

Выход 1

Вход


В


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



18



Рисунок 3


Управление внешней деловой корреспонден
цией (продолжние)

А

Б

7.4

Экспедирование и регис
т-
рация ВДК на местах

ВДК, распределенная по адресатам,
доставл
яется согласно списку рассы
л-
ки.

Факт передачи документа адресату
фиксируется в списке рассылки ВДК
(посредством проставления даты и
подписи лица, получившего док
у
мент).
Рекомендуется вести журнал регис
т-
рации входящей документации в по
д-
разд
е
лении
-
получателе
.

Выход

Вход


ВДК, доставле
н
ная
адресатам и зарег
и-
стрир
о
ванная

7.5

Рассмотрение и исполнение д
о-
кумента ВДК

Полученный документ ВДК перед
а
ют
руководству вуза (подразд
е
ления) или
конкретному исполнителю, ук
а
занному
в тексте документа или в в
и
зе.

Резуль
тат рассмотр
е
ния документа
руководством отражается в резол
ю-
ции, в которой указывается п
о
рядок и
характер исполнения докуме
н
та ВДК,
а также сведения по внутреннему ко
н-
тролю исполнения док
у
мента.

Электронная версия документа ВДК,
полученного адресатом по эле
ктро
н-
ной почте и требующего исполн
е
ния,
подлежит распечатке и далее упра
в-
ляется как печатная версия документа
ВДК.

Отметка об исполнении документа
является об
я
зательной и содержит
дату и резул
ь
тат исполнения ВДК.


7.5.1

7.5.2

Рассмотрение и принятие к с
ведению
документа

Исполнение документа ВДК

Выход 2

Вход


Рассмотренные (и
с-
полненные) докуме
н-
ты ВДК, подлеж
а-
щие хр
а
нению

При необходимости подготовки о
т-
вета на входящий документ ВДК по
д-
готавливается проект исходящего д
о-
кумента.

Проект исходящего докум
ента ВДК
проходит согласование с заинтерес
о-
ванными должностными лицами вуза,
при необходимости утверждается р
у-
ководством вуза.

Подготовленный к отправке исход
я-
щий документ ВДК передается в ИАЦ
(за исключением электронной почты)
и регистрируется в канц
е
ляр
ии.

Подлинник исходящего документа
подлежит отправке адресату. Копия
исходящего документа подлежит хр
а-
нению разработчиком.

Подготовка исходящих док
у-
ментов ВДК (ответов)

7.6

Разработка, согласование и у
т-
верждение исходящего ВДК

7.6.1

7.6.2

Регистраци
я исходящего док
у-
мента ВДК

Электронная почта

В

Выход 1

Вход


Докуме
н
ты
ВДК, тр
е-
бующие отв
е-
та

Выход 1

Вход


Копия исход
я-
щего док
у
мента
ВДК, подлеж
а-
щая хран
е
нию

Выход 2

Вход


Исходящий д
о-
кумент ВДК, о
т-
правляемый а
д-
ресату

Г

Д

Е


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



19


Рисунок 3


Управление внешней деловой корреспонденцией (окончание)


7
.3.1

Работник канцелярии вскрывает конверты. Конверты от пост
у-
пившей корреспонденции сохраняются и прикрепляются к докуме
н
ту

если
:


дата отправки или обратный адрес ук
азаны только на конверте;


даты подписания документа и его отправки имеют большое расхо
ж-
дение во времени;


конверт необходим в качестве оправдательного документа к расх
о-
дам по оплате корреспонденции.

7
.3.2

После вскрытия корреспонденции работник канцелярии п
роизв
о-
дит предварительное рассмотрение поступивших документов. При этом у
с-
танавливается должностное лицо или структурное подразделение, к котор
о-
му относится исполнение документа, а также документы, подлежащие рег
и-
Г

Д

7.7

Отпр
авка исх
о
дящих
док
у
ментов ВДК

Исходящие документы, подготовле
н-
ные к отправке почтой, конверт
и
руются
работником канцелярии.

Исходящие документы (письма, тел
е-
граммы), отправляемые сторонним о
р-
ганизациям, доставляются работн
и
ком
канцелярии на почту
по устано
вленн
о-
му графику
.

Копия документа ВДК, отправленн
о
го
по электронной почте сторонним орг
а-
низациям, подлежит распечатке и хр
а-
нению в делах подразделения


отпр
а-
вителя.

Выход

Вход


Копии ВДК,
отправленной
по электро
н-
ной почте

Исполненные и/или принятые к
св
е-
дению документы ВДК подлежат хр
а-
нению в течение установленного ср
о
ка
.

Порядок хранения документов в вузе
определен в СТО ЯГТУ 08.01.04
-
2008


Исполненные ВДК

Е

Хранение и уничтожение докуме
н-
тов ВДК

Хранение подлинников и копий ВДК

Уничтожение подли
нников и к
о
пий
ВДК

Копии исходящих
ВДК

7.8

7.8.1

7.8.2

Выходы деятельности:

Документы ВДК, своевременно доведе
н-
ные до внешних адресатов, конечных
пользователей / исполнителей, наход
я-
щиеся в управляемом состоянии


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



20

страции и требующие срочного и
с
полнения.

7
.
3.3

Регистрации подлежит вся поступающая в университет корре
с-
понденция, за исключ
е
нием:


периодических изданий (газет, журналов, брошюр, книг);


рекламных извещений, плакатов, проспектов;


копий счетов на оплату;


первичной документации бухгалтерского учета;


п
оздравительных писем, телеграмм и открыток;


пригласительных билетов
.

Каждый документ регистрируется в канцелярии университета только
один раз. Вся входящая корреспонденция регистрируется в день поступл
е-
ния. Регистрация входящих документов осуществляется за
ведующей канц
е-
лярией.

7
.3.4

Для регистрации входящих документов, поступающих от губе
р-
натора Ярославской области, из Мэрии г. Ярославля, учебных заведений в
канцелярии используются регистрационные карточки, сгруппированные в
карт
о
теку № 1.

Для регистрации

входящих документов, поступающих из
Министерс
т-
ва образования и науки

и
прочих

Министерств

и ведомств
, применяются р
е-
гистрационные карточки, образующие карт
о
теку № 2.

Карточки в картотеках располагаются в хронолог
и
ческом порядке.

Для остальных входящих док
ументов применяется журнальная форма
регистр
а
ции
,

приведенная в приложении А.

7
.4

После
регистрации ВДК, распределенная по структурным подра
з-
дел
е
ниям, направляется адресатам

согласно списку рассылки
.


Факт передачи документа адресату фиксируется в списке р
ассылки
ВДК (посредством проставления даты и подписи лица, получившего док
у-
мент). Рекомендуется ве
с
ти журнал регистрации входящей документации в
подразд
е
лении
-
получателе.

7.5

Д
окументы, адресованные ректору, передаются на рассмотрение.
Результаты рассмотре
ния документов ректор (проректор

по поручению ре
к-
тора
) отражает в резолюции. В состав резолюции вход
я
т следующие элеме
н-
ты:


фамилия исполнителя (исполнителей);


содержание поручения;


срок исполнения;


контроль исполнения документа;


подпись;


дата.


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



21

При наличии
в резолюции нескольких исполнителей указывается о
т-
ветственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции
первым).

На документе должно быть не более одной резол
ю
ции.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполн
е-
нию и имеющих
типовые сроки исполнения, в резолюции указывается и
с-
полнитель, подпись автора резол
ю
ции, дата.

После рассмотрения руководством вуза документы, требующие испо
л-
нения (ознакомления) руководителями подразделений,
передаются (экспед
и-
руются) исполнителям
.

До
ста
вленные в подразделения до
кументы
,
требующие дальнейшего
рассмотрения (о
з
накомления) передаются

руководителю подразделения для
рассмотрения и вынесения резолюций. Подразделениям рекомендуется
рег
и-
стрир
овать входящие документы
в журнале регистрации.

После р
ассмотрения
ВДК

руковод
ителем подразделения


получателя
документ передается исполнителю
согласно
резолюции

руководителя по
д-
разделения

(
определяющей

исполнителей и дату исполнения
)
.
К док
у
ментам,
требующим обязательного исполнения относятся входящие внешни
е док
у-
менты с указанием конкретного исполнителя и сроков исполнения.
Если д
о-
кумент не
требует исполнения, то
обеспечивается его надлежащее хран
е
ние в
течение у
с
тановленного срока
.

Электронная версия документа ВДК, полученного адресатом по эле
к-
тронной почте

и требующего исполнения, подлежит распечатке и далее
управляется как печатная версия документа ВДК.

Отметка об исполнении документа является обязательной и содержит
дату и результат испо
л
нения ВДК.

7
.
6

Назначенный и
сполнитель готовит проект исходящего док
умента и
передает его на рассмотрение руковод
ителю
(при необходимости). Если д
о-
кумент требует исправления и дополнения, то он вновь передается исполн
и-
телю с замечаниями и указаниями для корректировки. Окончательный вар
и-
ант документа согласуется и подписыва
ется лицами, указанными в рекв
и
зите
«Подписи»
.

7
.
7

Исполненные документы ВДК

подшиваются в дела, а исходящие
документы
, подлежащие отправке почтой (телеграммой)

передаются в
ка
н-
целярию

для отправления.


Зарегистрированные
в канцелярии
подлинники исходящих
документов,
отправляемые почтой, конвертируются, на конвертах указывают адрес о
т-
правителя и получателя.

Допускается отправка исходящих документов самим подразделением
или должностным лицом, ведущим переписку со сторонними орган
и
зациями.


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



22

Ответственность за

отправку документов адресатам несет о
т
правитель.

Исходящие документы (письма, телеграммы), отправляемые ст
о
ронним
организациям, доставляют
ся заведующей канцелярией

на почту

по
устано
в-
ленному

графику
.

Копия документа ВДК, отправленного по электронной почте

сторо
н-
ним о
р
ганизациям, подлежит распечатке и хранению в делах подразделения


о
т
правителя.

7
.
8

Документы

ВДК

входящие и исходящие формируются в дела и хр
а-
нятся в подразделении
, которое занималось их рассмотрением и исполнен
и-
ем
.

По истечении срока хранени
я в подразделении документы

ВДК
, не по
д-
лежащие архивации и утратившие практическое значение,
утилизирую
т
ся
.

Документы
ВДК
с истекшим сроком хранения,
представляющие пра
к-
тическую или историческую значимость
,

могут
переда
ваться на хран
е
ние в
архив вуза.



8

Требования к
оформлени
ю

документов



8
.1

Унификация документов


В

вузе устанавливаются единые правила оформления документов.

Документы должны оформляться на бланках вуза и иметь установле
н-
ный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их распол
о-
жения в соответствии с
рекомендациями

ГОСТ Р 6.30
-
2003.

Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210х297
мм), допускается применение форматов A3 (297х420 мм) и А5 (148х210 мм).

Бланки могут быть изготовлены типографским способом, в этом сл
у
ч
ае
заказ на изготовление бланков производится через
типографию ЯГТУ
.
Д
о-
пускается применение бланков, отпечатанных самостоятел
ь
но.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обяз
а-
тельных для данного вида документа
.

Реквизитами организационно
-
ра
спорядительной документации могут
быть:


Государственный герб РФ (субъекта РФ)


наименование ведомства, к которому относится организация, и
з-
дающая документ;


наименование организации (автора) документа;


справочные данные об организации (коды, индексы и пр.);


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



23


название вида документа;


дата и место издания документа;


адресат;


грифы утверждения (согласования);


заголовок к тексту;


текст;


подписи;


в
и
зы;


резолюции и пр.

Комплект реквизитов зависит от вида документа.

Универсальный бланк вуза № 1 включает в себя:


наиме
нование ведомства, к которому относится
университет
;


наименование
университета

(автора документа
)
;


дата и место издания документа.

Он может быть использован при оформлении приказов, распоряжений,
протоколов (приложение
Б
).

Универсальный бланк вуза № 2 вклю
чает в себя:


№ и дату исходящего документа;


адресата,

и может быть применен для оформления служебной и докладной записок,
заявок и заявлений (приложение
В
).

Для писем, направляемых в вышестоящие органы и сторонние орган
и-
зации
, используется бланк, приведенн
ый в приложении
Г
.

Комплект реквизитов бланка для письма включает в себя:


наименование вышестоящей организации;


наименование вуза;


с
правочные данные



почтовый адрес вуза, номер телефона, факса,
официальный адрес электронной почты,
Интернет
-
адрес
, номера И
НН и
ОГРН
;


номер и дату исходящего документа;


номер и дату документа, на который дан ответ (при необходим
о
сти).

Реквизиты бланков приводят одним цветом (черным или синим). В
бланке документа необходимо использовать шрифт
Times

New

Roman
, выс
о-
та букв: наиме
нование организации


12
pt
; наименование вышестоящей о
р-
ганизации, справочные данные, дата и регистрационный номер


10
pt
.


8
.2

Оформление реквизитов документов


8
.2.1

Наименование организации (автора) документа


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



24

Наименование вуза указывается в точном соот
ветствии с Уставом ун
и-
верситета. Над наименованием вуза помещается наименование ведомства, к
которому относится университет.

8
.2.2

Наименование вида документа

Название документа должно соответствовать его содержанию

(
напр
и-
мер,
Приказ, Распоряжение, Служебн
ая записка
)
.

8
.2.3

Дата документа

Датой документа является дата его подписания; для документа, прин
и-
маемого коллегиальным органом,
-

дата его принятия; для документа, тр
е-
бующего его утверждения,
-

дата его утверждения. Дата документа проста
в-
ляется должност
ным лицом, подписывающим или утве
р
ждающим документ.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день м
е
сяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разд
е-
ленными то
ч
кой; год


четырьмя арабскими цифрами.

Н
апример, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно
-
цифровой способ оформления даты, например
05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц,
день мес
я
ца, например: 2003.06.05.

8
.2.4

Подпись докумен
та

Документы, направляемые вузом в вышестоящие органы и управл
е
ния,
подписываются ре
к
тором или проректорами по поручению ректора.

Документы, направляемые вузом в адрес других организаций, учре
ж-
дений и предприятий, могут подписываться руководителями структу
рных
подраздел
е
ний вуза.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подпис
ы-
вающего документ, личная подпись и ее ра
с
шифровка.

Пример




Проректор по АХР

личная подпись

В. Н. Седов

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности
подп
и
савших лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности, соответству
ю-
щей зан
и
маемой должности.

При подписании документа несколькими лицами ра
вных должностей,
их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись
которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ до
л-
жен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его замест
и-
телем.


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



25


Пример


Декан автоме
ханического

факультета

Личная подпись
А. А. И
в
нев

Декан машиностроительного

ф
акул
ь
тета

Личная подпись
В. В. Мор
о
зов


Не допускается подписание документов с предлогом "за" или проста
в-
ление косой черты п
е
ред наименованием должности.

8
.2.5

Со
гласование документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обосн
о-
ванности и соответствия действующему законодательству и правовым актам
проводится с
о
гласование документа. Согласование может проводиться как
внутри вуза (подра
з
делениями и
должностными лицами), так и вне него (с
подчиненными и не подч
и
ненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта д
о-
кумента должностным лицом. Виза включает в себя должность лица виз
и-
рующего документ, его личную подпись,
расшифровку подписи, дату виз
и-
рования.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф
согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и
вкл
ю
чает в себя слово СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек),
наименование должности лица, с которым согласовывается документ (вкл
ю-
чая наименование орган
и
зации), личную подпись, расшифровку подписи и
дату с
о
гласования.

Пример


СОГЛАСОВАНО

Ректор Финанс
овой академии

при Правительстве Российской Федерации


Личная подпись

А.Г.Грязнова

Дата


Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредс
т-
вом письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

Примеры


1

СОГЛАСОВАНО

Протоко
л заседания

Ученого с
о
вета вуза

от 10.12.2005 N 6


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



26


2

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минобразования России

от 12.05.2000 N 06
-
15/1945
-
Р

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе соглас
о-
вания, если содержание документа затрагивает интересы нескольких орг
ан
и-
заций. На док
у
менте делается отметка "Лист согласования прилагается".

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осущ
е-
ствляется в следующей очередности:


с подведомственными вузу и сторонними организациями, когда они
выступают обязательно
й стороной в правоотношениях, возникающих всле
д-
ствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их
и
н
тересы;


с общественными организациями


в случаях необходимости или в
случаях, пр
е
дусмотренных положениями об этих организациях;


с орган
ами, осуществляющими государственный надведомстве
н
ный
контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный

и т. п.);


с вышестоящими организациями


в случаях, когда законодательс
т-
вом предусматривается возможность совершения управленч
е
ских дей
ствий
только с разр
е
шения этих организаций.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном
листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются".
Замечания обяз
а
тельно докладываются лицу, подписывающему документ.

Для док
умента, подлинник которого остается в вузе, виза проставляе
т-
ся в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника док
у-
мента.

8
.2.6

Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утве
р-
ждение.

Документы утверждаютс
я руковод
ством

вуза, вышестоящими или
межведомственными органами, общественными организациями, в компете
н-
цию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых док
у-
ментах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утвержд
е-
ния или издан
ием распорядительного документа (в тех случаях, когда треб
у-
ются дополнительные предписания и раз
ъ
яснения).

При оформлении грифа утверждения
необходимо

соблюдать следу
ю
щее:


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



27


гриф утверждения помещается в правой верхней части документа,
состоит из слова УТВЕР
ЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), полн
о-
го наименования должности лица, утверждающего документ, личной подп
и-
си, ее расшифровки и даты утвержд
е
ния;


при утверждении документа постановлением, решением, приказом,
протоколом гриф утверждения состоит из сло
ва УТВЕРЖДЕН
(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования
утве
р-
ждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Разрешается центрировать элементы грифа утверждения относительно
с
а
мой длинной строки.


Примеры

1

УТВЕРЖДАЮ


Ректор


Яросла
вского государственного
технического ун
и
верситета



Подпись

И. О. Фамилия


Дата


2

УТВЕРЖДЕНО


Приказом Ярославского


государственного технического


универс
и
тета от 00.00.2000 N___

Вносить какие
-
либо изменения и добавления в подписанные (утве
р-
жденные) до
кументы без разрешения лица, подписавшего документ, не д
о-
пуск
а
ется.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность
содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизир
о-
вавшие и по
д
писавшие документы.

8
.2.7

Адресование до
кумента

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения
или конкретному дол
ж
ностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подра
з-
деление без указания должностного лица их наименование пишут в имен
и-
тельном падеже.

П
ри направлении документа должностному лицу название организации
и/или структурного подразделения указывают в именительном падеже, а

Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



28

должность и фамилию адресата


в дател
ь
ном.

Пример



Ярославский государственный


Университет им. Дем
и
дова


Ректору И. О. Фа
милия

При рассылке документа нескольким адресатам, при необходимости
допускается их названия указывать обобщенно.

Пример




Деканам факульт
е
тов


ЯГТУ

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа раз
о-
вым ко
р
респондентам в соответствии с почто
выми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый э
к-
земпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вт
о-
рым, третьим, четвертым адресатами не ук
а
зывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса состав
ляется
список на рассылку, а на каждом документе
проставляется

только один а
д
рес.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в
правительс
т-
вен
н
ые

учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут
применяться конверты с заранее напечатанн
ы
ми адресами.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и
фам
и
лию получателя, затем почтовый адрес.

8
.2.8

Резолюция

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия
исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исп
олнения, по
д-
пись, д
а
та.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается о
т-
ветственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции
первым).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполн
е-
нию и имеющих типовые сроки и
сполнения, в резолюции указывается и
с-
полнитель, по
д
пись автора резолюции, дата.

8
.2.9

Оформление приложений к документу

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о
них оформляется по сл
е
дующей форме: «Приложение: на 10 л. в 3 экз.»

Есл
и приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их
названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются:

Пример


Приложения: 1 Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



29



2 Смета расходов... на 10 л.

в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все
необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи
р
у
ководителей подразделений, ответственных за и
х содержание, отметку о
соглас
о
вании и т. д.).

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем у
г-
лу стави
т
ся отметка с указанием названия распорядительного документа, его
дата и номер.

Пример


Прил
о
жение Б

к приказу


Минобр
науки

Ро
с
сии


от
08.10.2000 N 623

8
.3

Оформление приказов, распоряжений


8
.3.1

Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и расп
о-
рядительной ча
с
тей.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предпис
ы-
ваемых действий, факты или события, послужившей пр
ичиной издания пр
и-
каза. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые
действия не нуждаю
т
ся в разъяснении.

При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется
от констатирующей словом «
приказываю
». Текст распорядительной ча
с
ти

делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные дейс
т-
вия и сроки исполнения предписываемых действия. Если приказ дополняет,
о
т
меняет или изменяет ранее изданные приказы или отдельные пункты, это
оговаривается в тексте. В последнем пункте
распорядительной части приказа
указывается должностное лицо, на которое возл
а
гается исполнение приказа в
целом

(или контроль исполнения приказа)
.

Если приказ вводит в действие какие
-
либо документы (инструкции,
графики, правила, положения), то они оформляют
ся в виде приложения к
приказу. В правом верхнем углу таких документов пишут слово "Прилож
е-
ние" с указанием наименования распорядительного документа, его даты, н
о-
мера. Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ.

Распоряжения имеют лишь р
аспорядительную часть.

8
.3.2

Приказы распоряжения (указания) оформляют на бланках в соо
т-
ветствии с приложением
Б
. Обязательными реквизитами приказа являются
:


название ведомства, которому относится вуз;


полное название университета,


название и номер докумен
та;


Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



30


место издания (город) и дата регистр
а
ции документа;


заголовок;


текст;


подпись;


визы, согласование, прилож
е
ния (при необходимости).

Примечание



Заголовок к тексту включает в себя краткое содерж
а-
ние документа. Заголовок может быть объединен с наименован
ием вида д
о-
кумента, либо допускается заголовок приводить в рамке с левой стороны,
под указанием места издания (города). Например, «
О

создании аттестацио
н-
ной коми
с
сии
»
.


8
.4

Оформление протоколов


Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущи
хся
во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также мат
е-
риалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тез
и-
сов, справок, проектов решений, повестки дня, сп
и
сков приглашенных и др.)

Форму протокола устанавливает руково
дитель (председатель) коллег
и-
ального органа управления вузом или руководитель структурного подразд
е-
ления, являющегося разработчиком протокола.

Обязательными р
еквизитами протокола являются: наименование орг
а-
низации, название вида документа, дата и номер пр
отокола, заголовок к те
к-
сту, подписи. В заголовке к тексту указывается название коллегиального о
р-
гана или заседания. Заголовок гра
м
матически согласуется с названием вида
док
у
мента.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вво
д-
ной част
и указываются: фамилии председателя и секретаря, фамилии или
общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участн
и-
ков больше 15 человек, их фамилии не указываются, а делается отметка


"Список участников прилагается"), повестка дня.

Вводна
я часть заканчивае
т-
ся повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их ва
ж-
ности и сложности. Вопросы формулируются в именительном падеже без
предлогов "о" и "об".

Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном п
о-
рядке с указан
и
ем должности.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали,
выступили, постановили (решили). Основное содержание докладов и выст
у-
плений помещается в тексте протокола и
ли прилагается к нему; постановл
е-

Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



31

ние (решение) печатается полн
о
стью.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к пр
о-
токолу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соотве
т-
ствующего прот
о
кольного решения.

Протокол подписывае
тся председательствующим на заседании и секр
е-
тарем.

Протоколы совместных совещаний имеют составные номера, вкл
ю-
чающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие
в работе совещ
а
ния.


8
.5

Оформление докладных, служебных и объяснительных з
аписок


8
.5.1

Докладные записки составляются по инициативе работника или
по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разр
е-
шения ситуации треб
у
ется принятие решения вышестоящим руководством.

Служебные записки составляются по вопросам

материально
-
технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др., офор
м-
ляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурн
о-
го подразделения или иному должностному лицу.

Объяснительная записка составляется по указанию руководс
тва, для
разъяснения сложившейся ситуации.

8
.5.2

Докладные и служебные записки оформляются по форме прив
е-
денной в приложении
В
. Обязательными реквизитами
записки
являются:


регистрационный номер и дата записки;


адресат (наименование структурного подразделе
ния и/или иници
а
лы,
фамилия и должность лица, которому адресован документ), которому н
а-
правляется з
а
писка;


отправитель (автор записки);


наименование вида документа;


заголовок к тексту (при необходимости);


текст;


по
д
пись;


резолюция;


визы (при необходимости
).

Подписывает документ составитель, если записка направляется рук
о-
водителю подразделения, и руководитель подразделения, если она предста
в-
ляется руководству вуза.

8
.5.3

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бум
а-

Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



32

ги формата А4 и адресуется
конкретному должностному лицу. Реквизитами
объяснител
ь
ной записки являются:


наименование структурного подразделения и адресат (администр
а-
тивное лицо, которому адресуется записка);


должность, инициалы и фамилия составителя записки;


наименование вида докумен
та;


текст;


дата;


подпись составителя;


резолюция (при необходимости).

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть с
о-
держит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая


причины,
объясняющие сложившуюся с
и
туацию.

Объяснительная за
писка подписывается составителем.


8
.6

Оформление заявок, заявлений


Заявки (заказы, заявления) оформляют на
листах

стандартных форм
а-
тов (А4, А5)

в двух экземплярах, один из которых остается у заявителя, а
другой передается в подразделение (или ответственн
ому лицу) которому а
д-
ресован д
о
кумент.

Необходимыми реквизитами заявки (заказа, заявления) являются:


наименование структурного подразделения и/или адр
е
сат(инициалы,
фамилия и должность административного лицо, которому а
д
ресуется заявка);


должность, инициал
ы и фамилия составителя заявки;


наименование вида документа;


текст;


дата;


подпись составителя;


согласование (при необходимости);


резолюция (при необходимости);


гриф утверждения (при необходимости).





Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



33


Инженер по стандартизации

Т.Ф. Тиманова



СОГЛАСОВАНО



Проректор по ОУП А.Г. Мал
а
нов


Проректор по УМР А.
А. Крайнов


Проректор по развитию

дополнительного образования С.В. Гудков


Проректор по научной работе


И.В. Голиков


Проректор по экономической ра
боте В.Д. Сухов


Проректор по административно
-

хозяйственной работе В.Н. Седов


Начальник юридического отдела





О
.
А
.
Дмитри
е
ва



Начальник ПФУ Н.А. Шишкина


Начальник УК Н.А. Каляганов


Начальник ОУКС

В.А. Голкина









Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



34

Приложение А

(справочное)

Формы журналов регистрации


Для регистрации поступающей документации применяют следующие
формы журналов:

-

для заказной корреспонденц
ии


по

форме таблицы А.1;

-

для писем трудящихся


по

форме таблицы А.2 (75
-
ж);

-

для нарушений


по

форме таблицы А.3 (71
-
ж);

-

для ценных писем, бандеролей, экспресс
-
почты


по

форме таблицы
А.4;

-

для телеграмм


по форме таблицы А.5;

-

для извещений


по форме таблицы А.6;

-

для прочей корреспонденции


по форме таблицы А.7 (69
-
ж)
;

-

для организационно
-
распорядительной документации


по форме та
б-
лицы А.8.


Таблица А.1


Журнал заказной корреспонденции

Вид
письма

Регистрационный
н
о
мер

Место отправл
е
ния

Фамилия И.О.

пол
у
чателя

Подпись

1

2

3

4

5







Таблица А.2


Журнал писем трудящихся

Входящий номер,
д
а
та

От кого, отк
у
да

п
о
ступило

Краткое

соде
р
жание

Кому

п
е
редано

Подпись

1

2

3

4

5







Таблица А.3


Журнал нарушений

Вход
я-
щий
номер

Дата
прин
я-
тия

Обра
т
ный

а
д
рес

Краткое

содерж
а
ние

Кто

пр
и
нял

По
д
пись

1

2

3

4

5

6










Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



35

Таблица 4


Журнал регистрации ценных бандеролей, ценных писем

и эк
с
пресспочты


п/п

От кого

поступило

Ценность

Кому

Подпись

1

2

3

4

5






Таблица А.5


Журнал телеграмм

Дата

В
ремя

Кто пр
и
нял

в ЯГТУ

О
т
куда

телегра
м
ма

Кра
т
кое

содерж
а
ние

Кому

адр
е
сована
тел
е
грамма

1

2

3

4

5

6








Таблица А.6


Журнал извещений


извещ
е-
ния

От кого

пост
у
пило

Ценность

Кому

Подпись

1

2

3

4

5







Таблица А.7


Журнал входящей корреспонденции

Индекс док
у-
мента (при
получении /
при отправл
е-
нии)

Дата (пол
у-
чения / о
т-
правл
е
ния)

От кого
поступил
док
у
мент

Краткое
содержание

Кому
вр
у
чен

Подпись

1

2

3

4

5

6








Таблица А.8


Журнал регистрации организационно
-
распорядительной
документации

Порядков
ый
№ докуме
н-
та

Дата регистр
а-
ции входящего
докуме
н
та

От кого п
о-
ступил, д
а
та

По вопросу (краткое
соде
р
жание)

Кому и когда
передан на и
с-
полнение

1

2

3

4

5








Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



36

Приложение Б

(обязательное)


Форма приказа

(распоряжения)


МИНОБРНАУКИ РОССИИ


Федеральное г
ос
ударственное

бюджетное

образовательное учреждение

высшего профессионального образования


«Ярославский государственный технический университет»


ПРИКАЗ


_______________ № _____________


Ярославль







П
римечание



При оформлении распоряжения слово «Приказ» заменить сл
о
во
м

«
Распоряжение
»



Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



37

Приложение
В

(справочное)

Форма докладной (служебной) записки




Исходящий №_____

«___»____________
200__г.



____________________________

_______________________
_____

(адресат)

____________________________

____________________________

(отправитель)



ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА



















Должность отправителя________________________ И. О. Фамилия

(подпись, дата)




Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



38

Приложение
Г

(обязательное)

Бланк письма




МИНО
БРНАУКИ РОССИИ


Федеральное г
осударственное

бюджетное
образовательное

учре
ж
дение высшего

профессионального о
б
разования

«Ярославский государственный

технический университет»

(ЯГТУ)

Московский пр.,
д.
88, г. Ярославль, 150023

Тел.
/факс

(4852) 44
-
15
-
30

E
-
m
ail
:
info
@
ystu
.
ru
,
http
://
www
.
ystu
.
ru



ОКПО 02069421 ОГРН 1027600791283

ИНН 7605009467 КПП 760501001


_
___
_________________№_____________

На № _______________от______________






























Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



39

Лист рассылки


Должность

Фамилия И. О.

Подпись

Дата



































































































































































Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



40

Лист ознакомления


Должность

Фамилия И. О.

Подпись

Дата







































































































































































Комплексная система управления де
я
тельностью вуза

Система менеджмента

качес
т
ва

Управление организационн
о
-
распорядительной документац
и
ей
и внешней деловой

корр
еспонде
н
цией

Шифр

докуме
н
та

СТО ЯГТУ 08.01.03
-
20
1
1

Стандарт организации



41

Лист регистрации изменений



изм.

Содержание изменения

Ф.И.О. лица,
вн
о
сившего
изменения

По
д
пись

Дата



































































































































































Приложенные файлы

  • pdf 1301968
    Размер файла: 636 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий