Лекции по курсу «Автоматизация учета товаров»

1
Лекции по курсу «Автоматизация учета товаров»
для студентов специальности «Прикладная информатика в экономике»

Содержание лекций

Лекция №1. Назначение и основные функциональные
возможности конфигурации.
Лекция №2. Управление взаиморасчетами с контрагентами.
Управление отношениями с покупателями и
поставщиками.
Лекция №3. Учет денежных средств.
Лекция №4. Учет на складе (подсистема «Управление запасами»).
Учет тары.
Лекция №5.Учет дополнительных расходов и остатков импортных
товаров в разрезе номеров ГТД и стран
происхождения.
Лекция №6. Ценообразование. Управление заказами.
Лекция №7. Учет операций розничной торговли и операций
комиссионной торговли.
Лекция №8. Управление взаиморасчетами с подотчетными
лицами.
Лекция №9. Планирование продаж и закупок. Объемно-
календарное планирование закупок.
2
Лекция №1 Назначение и основные функциональные возможности
конфигурации.

1. «1С: Предприятие 8» - универсальная система автоматизации
учета.
«1С: Предприятие 8» поддерживает различные системы учета,
различные методологии учета, используется на предприятиях различных
видов деятельности.
В системе «1С: Предприятие 8» особенности ведения учета задаются
(настраиваются) в конфигурации системы. К ним относятся состав и
структура используемых справочников, документов, отчетов, система
хранения оперативных итогов и т.д. Конфигурация предназначена для
автоматизации учета в организациях, занимающихся оптово-розничной
торговлей. Конфигурация позволяет вести оперативный учет наличия и
движения товаров, состояния взаиморасчетов с контрагентами.
Конфигурация обычно содержит две информационные базы, имеющие
одинаковую конфигурацию: демонстрационная и основная.
Демонстрационная информационная база предназначена для того,
чтобы продемонстрировать практическую работу описываемой
конфигурации и уже содержит набор документов и операций абстрактной
организации. Демонстрационную базу следует использовать для освоения
конфигурации.
Основная информационная база предназначена собственно для ведения
учета.
Характер изложения курса предполагает начальные знания по
использованию системы программ «1С: Предприятие 8».
Состав конфигурации в значительной мере зависит от текущего
законодательства и различных нормативных документов, регламентирующих
ведение учета. Из-за изменений законодательства или выхода различных
уточнений по методологии ведения учета, конфигурация может несколько
отличаться от данного курса лекций. В этом случае изменения могут быть
отражены во встроенном Описании, поддерживаемом системой «1С:
Предприятие 8», или содержаться в отдельных дополнительных файлах.
При работе с конфигурацией «Управление торговлей» пользователь
может получить несколько видов помощи и подсказок.
Прежде всего, при работе с любым диалоговым окном клавишей F1 или
нажатием кнопки ? можно вызвать на экран стандартную справку системы
«1С: Предприятие», которая содержит пояснения по всем режимам работы
системы, а также разъяснение по использованию конкретного объекта
конфигурации.
Справки по конкретным объектам конфигурации можно также
получить, если выбрать в главном меню пункт «Справка» «Содержание
справки». Для быстрого поиска справки по конкретному объекту
конфигурации можно использовать пункт меню «Справка» «Индекс
справки». 3
При работе с конфигурацией «Управление торговлей» для ввода
различной информации широко используются формы диалогов. При работе с
формой можно вызвать подсказки, поясняющие назначение реквизитов
диалога.
Чтобы получить краткую подсказку по конкретным элементам диалога,
следует поместить указатель мыши над нужным элементом. Через 1...2
секунды возле указателя появится надпись, поясняющая назначение
выбранного элемента диалога.
Подробно о получении подсказок при работе с системой можно узнать
из книги «1С: Предприятие 8» Руководство пользователя».

2 Назначение и основные функциональные возможности
конфигурации
Типовая конфигурация «Управление торговлей» предназначена для
автоматизации оперативного учета и управления деятельностью
предприятия.
В конфигурации не предполагается решать задачи бухгалтерского и
налогового учета. Решение таких задач предусмотрено в конфигурации
«Бухгалтерский учет». Для связи между конфигурациями предусмотрена
выгрузка данных на уровне первичных документов. При выгрузке
предусмотрена возможность отбора первичных документов в соответствии с
установленной в документе организацией и соответствующим признаками
регламентированного учета (Бух.учет и Нал.учет).
Конфигурация поддерживает оформление практически всех первичных
документов торгового учета, в том числе и документов движения денежных
средств. С помощью документов учитывается оперативная информация при
совершении хозяйственных операций. На основе этой информации
производится реализация управленческих функций.
Конфигурация «Управление торговлей» предназначена для учета
любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемоемости,
конфигурация способна выполнять все функции учета от ведения
справочников и ввода первичных документов до получения различных
аналитических отчетов.
Конфигурация реализована в виде отдельных подсистем, которые
решают различные задачи оперативного учета управления предприятием. Все
эти подсистемы взаимосвязаны между собой.
В этом разделе рассматриваются основные термины и понятия, на
которых базируется конфигурация «Управление торговлей», разъясняются
основные принципы торгово-складского и управленческого учёта,
применяемые в конфигурации. Эта глава также позволит получить общее
представление о подсистемах конфигурации.

3 Структура торгового предприятия
Конфигурация позволяет вести учет от имени нескольких организаций
на любом количестве складов. Как правило, в этом случае все организации 4
имеют одного собственника (владельца) или группу собственников. Такую
«совокупность» организаций именуют торговым предприятием.
В конфигурации ведется управленческий учет по торговому
предприятию в целом. В то же время документы в конфигурации могут быть
оформлены от имени различных организаций. Обмен данными с
бухгалтерией так же производится по отношению к конкретной организации.
Для каждой организации может быть назначен свой префикс документов.
Любой документ, оформляемый в конфигурации, может проводиться
проводится по управленческому и бухгалтерскому учету. Признаки
бухгалтерского учета устанавливается для тех документов, которые
необходимо выгружать в конфигурации бухгалтерского учета, а также для
тех документов, данные по которым необходимо учитывать при расчете
НДС. По налоговому учету документ не проводится, эта информация нужна
только для того, чтобы при передаче данных в бухгалтерские конфигурации
по данным документам формировать налоговую отчетность.
В рамках управленческого учета в конфигурации может вестись
обособленный учет по подразделениям торгового предприятия.

4. Настройка связи между организациями торгового предприятия

В торговом предприятии возможно оформление таких операций, как
передача товаров и денежных средств между различными организациями.
Эти операции являются внутренними операциями торгового предприятия и
не должны учитываться в общем объеме продаж и прибыли торгового
предприятия.
В конфигурации реализован механизм для учета таких ситуаций.
Можно зафиксировать список контрагентов, которые являются,
организациями, входящими в состав торгового предприятия.
Для фиксирования того, какая запись из справочника «Контрагенты»
соответствует записи из справочника «Организации» предназначен регистр
сведений «Собственные контрагенты». Для регистрации собственных
контрагентов предусмотрена возможность ввода информации о собственном
контрагенте на основании записи в справочнике «Организации».
Операции перемещения товаров и денежных средств между
собственными организациями оформляется с помощью двух документов:
документ расхода от имени одной организации и документ прихода на
другую организацию. Для быстрого оформления операции перемещения
между организациями можно использовать обработку «Пакетный ввод
документов».
5
Лекция 2 Управление взаиморасчетами с контрагентами.
Управление отношениями с покупателями и поставщиками.

1. Подсистема «Управление взаиморасчетами с контрагентами»

Подсистема «Управление взаиморасчетами с контрагентами»
предназначена для учета, контроля и анализа взаиморасчетов с
контрагентами. Подсистема обеспечивает контроль оформления документов,
исходя из текущего состояния взаиморасчетов с данным контрагентом по
управленческому учету, предоставляет отчетную информацию о текущем
состоянии взаиморасчетов, включая данные о движении товаров и денежных
средств и их взаимосвязи.
Под контрагентом в конфигурации понимаются все организации или
частные физические лица, с которыми заключены договора на проведение
хозяйственной операции.
Контрагент, также как и основное торговое предприятие, может
состоять из группы юридических (или физических) лиц, то есть из
нескольких организаций. В то же время для всех этих организаций
существует головная организация (холдинг), которая объединяет все эти
организации.
При этом взаиморасчеты с каждой организацией холдинга
контрагентов ведутся отдельно. Понятие головной организации контрагентов
(холдинга) используется только для обобщенного анализа данных в целом по
всей группе организаций, входящей в холдинг. Головная организация в этом
случае выступает, как отдельный контрагент, с которым также могут вестись
взаиморасчеты торговой компании и возникать определенная задолженность
по отношению к торговому предприятию.
Основные требования, предъявляемые к системе взаиморасчетов, - это
точная фиксация момента возникновения задолженности между
контрагентом и торговым предприятием, сумм задолженности, причин
возникновения задолженности, учет вариантов погашения, анализ итогового
состояния задолженности на любой момент времени.
Понятие задолженности имеет смысл рассматривать в контексте
времени. С этой точки зрения в конфигурации можно рассматривать два
условия возникновения задолженности:
задолженность фактическая;
задолженность прогнозируемая (отложенная).
Задолженность фактическая связана с операциями расчета, с
моментами передачи прав собственности. В системе такая задолженность
возникает при оформлении документов оплаты, документов отгрузки или
поступления товаров.
Отложенная задолженность - это задолженность, которая может
возникать, если используется хотя бы одна из следующих подсистем:
учет заказов поставщикам на покупку товаров; 6
учет заказов комитентам на поставку товаров на комиссию
учет заказов покупателей на реализацию товаров по договорам
купли-продажи и комиссии;
учет заявок на расходование денежных средств.
Например, если ведется учет заказов поставщикам, то в момент
оформления самого заказа еще никаких обязательств между торговым
предприятием и поставщиком с юридической точки зрения не возникает.
Фактическая задолженность возникнет только при получении товаров или
при их оплате. Однако при формировании заказа мы прогнозируем, что по
этому заказу торговое предприятие выплатит стоимость товаров, а
поставщик эти товары привезет. Возникает отложенная задолженность,
которая фиксируется в конфигурации.
Аналогичным образом можно рассматривать систему заявок на
расходование денежных средств. При оформлении заявки еще никакого
движения денежных средств не произошло, однако можно прогнозировать,
что заявка будет удовлетворена, и денежные средства будут перечислены.
Таким образом, в системе можно получать данные не только о
состоянии фактических взаиморасчетов по реально проведенным сделкам, но
и получать прогнозную оценку о состоянии взаиморасчетов по планируемым
сделкам.
Ведение учета прогнозируемых взаиморасчетов, не является
обязательным. Все зависит от того, какая система учета взаиморасчетов
применяется в торговом предприятии.

2. Детализация взаиморасчетов с контрагентами

Взаиморасчеты с контрагентом детализируются по договорам и
сделкам (заказам, счетам, расчетным документам).
Оформление договора является обязательным при ведении
взаиморасчетов с контрагентом. При оформлении нового контрагента для
него автоматически вводится основной договор.
Количество договоров, оформленных для контрагента, не ограничено.
Для договора в качестве валюты взаиморасчетов может быть задана любая
валюта, зафиксированная в справочнике «Валюты».
В договоре регулируются кредитные отношения с контрагентом
покупателем или поставщиком, и устанавливается вариант ведения
взаиморасчетов: «По договору в целом», «По заказам», «По счетам», «По
расчетным документам».
В договоре помимо способа ведения взаиморасчетов указывается вид
договора:
с поставщиком;
с покупателем;
с комитентом;
с комиссионером;
прочее. 7
Вид договора влияет на то, какие хозяйственные операции можно
проводить по этому договору. Например, операцию поступления товаров от
комитента, а соответственно и отражение во взаиморасчетах такой сделки,
можно проводить только по договору с видом «С комитентом». По виду
договора также различаются операции комиссионной торговли и торговли по
договору купли-продажи.
По договору в целом
Взаиморасчеты отслеживаются по всем документам, оформленным в
рамках договора. При этом могут быть оформлены как документы отгрузки и
оплаты, так и документы «Счет», «Заказ покупателю», «Заказ поставщику».
Взаиморасчеты будут вестись в целом по договору, независимо от того, в
рамках какого счета или заказа оформлен документ отгрузки и оплаты. Такой
вариант взаиморасчетов удобно применять в том случае, если оплата
производится в целом по договору и одним платежным поручением
производится оплата нескольких счетов (заказов) или нескольких расчетных
документов. В конфигурации предусмотрена возможность автоматического
распределения оплаты, поступившей по одному платежному документу по
нескольким документам отгрузки, поступления или по нескольким заказам
(счетам).
При ведении такого вида взаиморасчетов контролируется сумма
дебиторской задолженности, указанная в договоре.
По заказам
Это более детализированный вариант взаиморасчетов с контрагентом,
чем договор. Данный вариант взаиморасчетов предполагает ведение
взаиморасчетов в рамках документов», «Заказ поставщику» или «Заказ
покупателя». Контролироваться будет сумма отгрузки и оплаты по
конкретному счету (заказу), а не в целом по договору. В дальнейшем такой
вариант оформления документов будем называть сделкой. В сделке могут
быть указаны дополнительные параметры взаиморасчетов, такие, например,
как процент предоплаты, необходимый для осуществления отгрузки товара
покупателю.
Если процент предоплаты установлен равным 100%, то отгрузка товара
будет производиться только при полной оплате счета или заказа.
В то же время, если процент предоплаты не указан (равен нулю), то
отгрузка товара будет осуществляться без предоплаты.
Следует отметить, что при ведении такого вида взаиморасчетов не
исключается возможность контроля общей суммы дебиторской
задолженности по всем документам сделки, оформленных в рамках договора.
Если в рамках конкретной сделки указано, что товар может быть отгружен
без предоплаты, сумма отгрузки будет ограничена допустимой суммой
кредиторской задолженности, указанной в договоре.
По счетам
В этом случае в качестве сделок выступают счета на оплату. Такие
счета мы можем выставлять покупателю, например, на основании
сформированных заказов, можно также регистрировать счета от поставщиков 8
на основании заказов поставщикам. Задолженность в этом случае будет
погашаться в рамках указанного счета. По сути, схема с точки зрения
ведения взаиморасчетов аналогична предыдущей с тем лишь отличием, что в
качестве сделок выступают не заказы, а счета на оплату.
По расчетным документам
При установке такого вида взаиморасчетов можно отследить
взаимосвязь оплаты и отгрузки по конкретным документам от грузки или
оплаты. При этом осуществляется жесткий контроль отгрузки и оплаты по
конкретным документам и дополнительно контролируется допустимое число
дней задолженности. Приведем: несколько конкретных примеров
применения варианта взаиморасчетов по расчетным документам.
Пример 1. Отгрузка товара по предоплате. Сначала оформляется
документ оплаты - поле «Расчетный документ» в нем не заполняется. Затем
оформляется документ отгрузки, в нем в качестве расчетного документа
указывается конкретный документ оплаты. То есть, таким образом,
определяется, что данный документ отгрузки оплачен конкретным
документом оплаты. При проведении документа отгрузки контролируется
сумма оплаты и сравнивается с суммой отгрузки. Документ не проводится,
если сумма оплаты меньше суммы отгрузки. Один документ оплаты может
погашать сразу несколько отгрузок. То есть один и тот же документ оплаты
может быть указан в качестве расчетного документа для нескольких
документов отгрузки.
Пример 2. Торговля в кредит. Сначала оформляется документ
отгрузки, поле «Расчетный документ» в нем не заполняется. Затем
оформляется документ оплаты, в котором в качестве расчетного документа
указывается документ отгрузки. При этом документ отгрузки может быть
оплачен несколькими документами оплаты. В этом случае в каждом
последующем документе оплаты указывается один и тот же документ
отгрузки. При этом контролируется общая сумма отгрузки по договору, в
рамках которого оформляются документы. Общая сумма отгрузки по
договору не должна превышать допустимую сумму дебиторской
задолженности, указанной в договоре.
Пример 3. Оплата поставщику после поступления товара.
Контроль взаиморасчетов производится в момент оформления
платежного документа. В платежном документе в качестве расчетного
документа указывается документ поступления, который сопровождает ту
поставку, которую необходимо оплатить. В том случае, если сумма
дебиторской задолженности по всем документам, оформленным по договору,
превышает сумму допустимой дебиторской задолженности, указанной в
договоре, платежный документ не проводится.
Пример 4. Предоплата поставщику. Оформляется платежный
документ. При поступлении товара от поставщика в документе поступления
в качестве расчетного документа указывается платежный документ, который
оплачивает данную поставку. Документ будет проведен только в том случае,
если сумма поставки полностью совпадает с суммой, указанной в платежном 9
документе.
Для удобства анализа данных по взаиморасчетам, контрагенты могут
быть объединены в группы (подгруппы). Предусмотрена также
дополнительная классификация контрагентов с помощью механизма свойств.
Кроме того, предусмотрен еще и вариант классификации договоров
контрагентов с помощью реквизита «Виды взаиморасчетов». С помощью
реквизита «Виды взаиморасчетов» можно объединить договора разных
контрагентов, назначив им один и тот же признак, например: кредитные
договора, договора с предоплатой, договора на поставку и т.д. В дальнейшем
можно проводить аналитику в отчетах по видам договоров (видам
взаиморасчетов).

3. Валюта взаиморасчетов с контрагентами

В конфигурации для целей управленческого учета взаиморасчеты
могут вестись одновременно в двух валютах:
в валюте управленческого учета;
в валюте взаиморасчетов.
Валюта управленческого учета задается на уровне настроек всей
конфигурации. Поэтому, независимо от того, в какой валюте была оформлена
хозяйственная операция (получение денежных средств, отгрузка товаров и
др.), величина долга, с точки зрения системы взаиморасчетов, будет
пересчитана в валюту управленческого учета. Это дает возможность
анализировать любые взаиморасчеты в единой валюте. Например, если
валюта управленческого учета доллары, то независимо от того, в какой
валюте платил клиент (в рублях, долларах), сумма операции, с точки зрения
взаиморасчетов, будет конвертирована сначала в доллары. Затем уже будет
произведен анализ того, как эта сумма будет проведена по взаиморасчетам
(увеличение долга, погашение долга).
Параллельно с взаиморасчетами в управленческой валюте можно вести
взаиморасчеты в валюте, определенной для каждого отдельного договора
контрагента. Валюту договора, в которой ведутся взаиморасчеты, будем
называть валютой взаиморасчетов.
В этом случае при оформлении хозяйственной операции, влияющей на
взаиморасчеты, валюта, в которой оформляется эта операция, может быть
либо равной валюте взаиморасчетов, либо равняться валюте
регламентированного учета.
Пример 1. Валюта взаиморасчетов определена как евро, валюта
регламентированного учета - рубли, валюта управленческого учета -
доллары. Операцию поступления товаров от поставщика по такому договору
можно оформить либо в евро, либо в рублях. После оформления операции
сумма по взаиморасчетам будет пересчитана в доллары (валюту
управленческого учета). В отчетах информацию о взаиморасчетах можно
будет увидеть в долларах (валюте управленческого учета) и в евро (валюте
взаиморасчетов с контрагентом). 10
Исключением являются документы движения денежных средств. В
таких документах валюта операции определяется однозначно валютой
платежа. Валюта платежа в свою очередь однозначно определяется валютой
того расчетного счета или кассы, для которой фиксируется платеж.
Пример 2. Валюта, которая определена для учета наличных денежных
средств в кассе - евро. Сумма наличных средств, поступающих в кассу, будет
указана только в евро. Если поступление денежных средств в кассу связано с
взаиморасчетами по договору, валюта которого доллары, то сумма
взаиморасчетов будет пересчитана сначала из евро в рубли, а потом из
рублей в доллары.
При оформлении любых хозяйственных операций в том случае если
валюта операции отличается от валюты взаиморасчетов (и от валюты
управленческого учета), будет проводиться пересчет из валюты операции в
валюту взаиморасчетов (в валюту управленческого учета). Валюта
регламентированного учета едина и задается на уровне всей конфигурации.
При пересчете сумма операции всегда будет пересчитываться вначале в
валюту регламентированного учета, а затем уже в валюту взаиморасчетов и в
валюту управленческого учета.
При пересчете сумм из одной валюты в другую курсы валют берутся по
умолчанию на дату свершения операции. Курс и кратность курса для
пересчета сумм из валюты регламентированного учета в валюту
взаиморасчетов указываются в самой хозяйственной операции
пользователем. То есть курс, по которому учитывается долг по сделке,
является договорным. Другие курсы валют берутся из общего справочника
валют и не хранятся в документах.
Пример 3. В конфигурации выбраны следующие настройки валют:
Валюта регламентированного учета = рубли;
Валюта управленческого учета = доллары.
Для взаиморасчетов с контрагентом А по некоторому договору X
выбрана валюта ведения взаиморасчетов = евро.
На некоторую дату в справочнике валют имеем следующие курсы
валют, заданные по отношению к валюте регламентированного учета, то есть
рублям:
Валюта Курс
Рубль 1
Доллар 28,49
Евро 36,14

Это означает, что если мы будем оформлять хозяйственную операцию с
контрагентом А (например, продажу товаров), и в качестве договора будет
выбран договор X, то саму хозяйственную операцию мы должны будем
оформить либо в евро, либо в рублях. В другой валюте оформить операцию
невозможно.
Если сумма продаж указывается в евро (200 евро), то курс для валюты
взаиморасчетов задается явно в самой операции (например, 36,50 руб. за 1 11
евро). По взаиморасчетам эта операция отражается следующим образом:
в валюте взаиморасчетов будет увеличение долга на 200 евро;
в валюте управленческого учета будет увеличение долга на
200*36,50/28,49 = 256,23 доллара
Если сумма продаж указывается в рублях (200 рублей), то по
взаиморасчетам эта операция отражается следующим образом:
в валюте взаиморасчетов будет увеличение долга на 200/36,50= 5,48
евро;
в валюте управленческого учета будет увеличение долга на 200/28,49
= 7,02 доллара.

4. Механизм регистрации и напоминания о событиях

Механизм напоминаний предназначен для автоматического
напоминания пользователю о запланированных событиях. Суть события
может либо формироваться пользователем, либо предопределяться
конфигурацией. Запланированными пользователем событиями считаются:
напоминание по произвольному событию с контрагентом или
контактным лицом (документ «Событие»),
напоминание о заказе покупателя (документ «Заказ покупателя»);
напоминание о заказе поставщику (документ «Заказ поставщику»);
напоминание об оплате покупателю (документ «Счет на оплату
покупателю»);
напоминание об оплате поставщику (документ «Счет на оплату
поставщика»);
Событиями, предопределенными конфигурацией, являются также
напоминания о дне рождения контактного лица.
Помимо сути события, нужно указать дополнительно:
необходимость напоминания о нем;
пользователя, для которого создано напоминание;
дату и время, в которое система должна показать напоминание.
Для напоминаний о предстоящем дне рождения контактного лица
вместо точного времени напоминаний указывается число дней до
наступления дня рождения. Такое напоминание будет показываться
пользователю в нужный день при начале работы с конфигурацией. В
зависимости от вида контактного лица напоминание будет показываться
разным пользователям:
контактные лица контрагентов - основной менеджер, указанный для
контрагента данного контактного лица;
прочие контактные лица - ответственный пользователь, указанный в
форме контактного лица;
личные контакты - пользователь, который внес запись об этом
контактном лице.
Следует отметить, что если в момент времени, установленный для
напоминания, пользователь не работал с «1С: Предприятием», то это 12
напоминание не потеряется, оно будет показано пользователю при начале
ближайшего сеанса работы с конфигурацией.
Все события, требующие напоминания, периодически (с заданным
интервалом времени) сканируются. Для каждого пользователя в системе
устанавливается:
необходимость использования напоминаний;
интервал напоминания до начала события (в минутах).
В момент, когда конфигурация показывает пользователю напоминания
о каких-либо событиях, можно посмотреть суть каждого события, о котором
напоминает система, открыть документ-. регистратор события, и либо
прекратить действие напоминания о нем, либо указать время повторного
напоминания.

5 Календарь пользователя

Для принятия менеджером оперативных решений, которые помогут
ему грамотно выстроить систему отношений с клиентами, необходимо
оперативно представить информацию о сути предстоящих запланированных
событий. Помимо предопределенных событий, пользователь может сам
создать список событий, которые ему надо запланировать. Это могут быть
телефонные звонки, поездки, отправка писем, проведение встреч и другие
события, требующие планирования времени. Для возможности отбора
событий все события делятся по своему назначению на группы:
телефонный звонок;
личная встреча;
электронное письмо;
почтовое письмо;
прочее.
Событие каждой группы дополнительно рассматривается как входящее
или как исходящее. Исходящие события - это события, определяющие
действия менеджера, которые он сам должен провести, например, написать
письмо, позвонить, организовать встречу. Входящие события - это события,
которые со стороны менеджера требуют простого контроля, например,
проверить, что пришло письмо по электронной почте, проверить что клиент,
обещавший перезвонить, действительно перезвонил.
В событии следует указать, с какой категорией объектов оно будет
связано, - с контрагентами или прочими контактными лицами. Данные об
объекте событий необязательны для ввода.
Если событие связано с контрагентом, который не зарегистрирован в
справочнике контрагентов, то данные о контрагенте (контактные данные,
организация, данные основного контактного лица) можно ввести
непосредственно в документ «Событие». При необходимости регистрация
данных такого контрагента и сведений с ним связанных может быть
проведена позднее.
Для каждого события можно указать тему, суть события, интервал 13
времени, отведенный на него, ответственного пользователя за проведение
события. События можно классифицировать по трем категориям:
событие запланировано;
событие завершено;
событие отменено.
Такая классификация ведется пользователем вручную.
Событию можно назначить уровень важности: высокий, средний,
низкий.
Имеется возможность строить рабочий календарь пользователя по
запланированным событиям. В календаре наглядно отражаются все
запланированные события. Информация может быть выведена списком или
представлена в виде календаря. Есть все необходимые механизмы для
настройки фильтров информации. При построении календаря в режиме
списка конфигурацией отражаются только запланированные события и не
законченные заказы. Заказы системой анализируются отдельно с точки
зрения оплаты и с точки зрения отгрузки. Каждый заказ, по которому не
завершена отгрузка или не полностью получена (передана) оплата,
отражаются в календаре пользователя. То есть в общем случае заказ может
отражаться в системе двумя строчками: если по нему не закончена отгрузка и
если не дополучена оплата. По каждому заказу покупателя и заказу
поставщику можно сформировать отчет «Анализ заказа», где отображаются
текущие состояния отгрузки, поставки и оплаты заказа.
Заказы, по которым полностью завершена отгрузка, но недополучена
оплата, или заказы, по которым полностью получена оплата, но незакончена
отгрузка, выделены цветом.
Из календаря менеджер может быстро получить информацию о
взаиморасчетах, о текущем состоянии сделок, о первичных документах.
Для работы с событиями (создание новых событий, изменение
существующих и пр.) реализованы специальные режимы календаря
пользователя (день, неделя). В этих режимах работа с событиями
выполняется с использованием технологии drag&drop.

6. АВС-анализ и анализ стадий взаимоотношений с покупателями.
АВС-анализ. Описание метода

АВС-анализ в общем случае предназначен для оценки доли вклада
некоторого параметра деятельности торгового предприятия в общее
значение. С помощью этого метода можно строить рейтинги товаров,
которые будут показывать, например, валидность того или иного товара по
некоторому выбранному для оценки параметру (доход, приносимый товаром,
доля участия товара в товарообороте).
Стратегия оценки может быть применена не только к оценке
товарооборота, но и к оценке клиентской базы. Можно оценить вклад групп
покупателей в объем выручки от продаж, в получении прибыли. То есть
независимо от сути объектов, результатом АВС-анализа является 14
группировка объектов по степени влияния на общий результат.
Идея метода АВС-анализа строится на принципе Парето: «за
большинство возможных результатов отвечает относительно небольшое
число причин», в настоящий момент более известном как «правило 20 на 80».
Применение метода состоит из нескольких шагов:
1. Определение объектов анализа: анализ по товарам, покупателям,
менеджерам продаж и т.д.
2. Определение параметра, по которому будет производиться анализ и
классифицироваться результаты: прибыль, выручка, стоимость продажи, и
др.
3. Определение заданного параметра для каждого объекта анализа,
сортировка объектов по значению параметра в порядке убывания значений.
4. Определение условий принадлежности объектов к классам. Условия
задаются в процентном соотношении доли объекта к общей сумме параметра.
Например, для А-класса это объекты, сумма долей с накопительным итогом
которых составляет первые 80% от общей суммы параметров; для группы В -
от 0% до 15% от общей суммы параметров; для С - от 0% до 5% от общей
суммы параметров.
Выбранный параметр анализируется за некоторый, выбранный
пользователем период свершения хозяйственных операций.
В конфигурации АВС-анализ можно строить за произвольный период
времени. Причем, в ряде случаев значения результатов по АВС-анализу
можно сохранять, и получать, таким образом, динамику принадлежности
объектов к АВС-классам.

7. АВС-классификация покупателей

В системе для АВС-анализа покупателей могут быть использованы
следующие параметры оценки:
сумма выручки;
сумма валовой прибыли.
Важно! При анализе этих параметров рассматриваются все торговые
операции, произведенные в указанный период.
Сумма выручки берется равной общей сумме продажи, включая все
начисленные налоги. Валовая прибыль исчисляется как сумма продажи
минус себестоимость, которая сложилась у партии на момент продажи.
В системе для АВС-анализа покупателей можно зафиксировать
параметр (сумма выручки или сумма валовой прибыли), по которому АВС-
анализ можно строить с сохранением результатов распределения по классам.
Для этого в конфигурации есть специальный документ, позволяющий
зарегистрировать отнесение покупателей к разным классам (документ АВС-
классификация покупателей»).
Для этого нужно:
определить анализируемый период;
определить границы вхождения параметра в классы; 15
определить список покупателей, для которых требуется произвести
анализ;
рассчитать соответствующий параметр и определить АВС -класс для
каждого покупателя;
записать результаты.
В дальнейшем можно будет для каждого покупателя проанализировать
в какие периоды времени и к каким классам он принадлежал.

7. АВС-анализ продаж.

АВС-анализ продаж по покупателям можно проводить и оперативно
без сохранения результатов изменения принадлежности к классам
покупателей. Для этой цели используется отчет «АВС-анализ продаж».
Кроме покупателей, АВС-анализ продаж в виде отчета может также
использоваться для следующего вида объектов:
номенклатуры проданных товаров;
менеджеров.
АВС-анализ по менеджерам может проводиться только в том случае,
если клиентская база поделена между менеджерами, и для каждого
покупателя указан основной менеджер.
Анализу подлежат все торговые операции (продажа товаров, оказание
услуг). АВС-анализ можно строить за любой период по следующим
параметрам:
сумма продаж;
себестоимость продаж;
количество проданных товаров.
Использование параметра «количество проданных товаров» имеет
смысл только в том случае, если продаются группы однородной продукции,
для которых единица хранения складских остатков совпадает.
При построении АВС - анализа есть возможность помимо определений
классов по некоторому параметру (например, по себестоимости) увидеть
значение других параметров (сумма продаж и количество товаров).
Дополнительно можно сопоставить данные АВС-анализа с данными о стадии
взаимоотношений с покупателями, если объектом АВС-анализа были
покупатели.

8. Анализ стадий взаимоотношений с покупателями

Взаимоотношения с покупателями, с точки зрения объема продаж,
можно классифицировать на стадии. Стадии могут быть следующие:
потенциальный покупатель;
разовый покупатель;
постоянный покупатель;
потерянный покупатель.
16













Присвоение стадий взаимоотношениям с покупателями зависит от:
анализа результатов взаимоотношений за некоторый период;
стадии взаимоотношений, которая была зафиксирована на начало
анализируемого периода.
Стрелками на схеме показаны возможные направления переходов из
одного состояния в другое.
Стадия «Потенциальный покупатель» присваивается покупателю в
самом начале работы с ним, когда никакой предварительной истории
взаимоотношений с ним не было.
В стадию «Разовый покупатель» можно перейти только из стадии
«Потенциальный покупатель» при условии, что количество произведенных
им закупок за анализируемый период будет удовлетворять заданному для
этой стадии диапазону значений. Например, от 3 до 10 закупок.
Стадию «Разовый покупатель» можно миновать, если по данным
финансового показателя продаж мы прошли порог входимости в стадию
«Постоянный покупатель». Если же ни в одну из стадий перейти не удалось,
покупатель остается в прежнем статусе.
Фактически, анализ превышения нижнего предела количества покупок
нужен для того, чтобы проанализировать возможность перехода из стадии
«Потенциальный покупатель» в состояние «Разовый покупатель», а анализ
превышения верхнего предела для возможности перехода из состояния
«Разовый покупатель» в состояние «Постоянный покупатель».
Стадия «Постоянный покупатель» характеризуется не количеством
произведенных покупок, а более сложными условиями. Для покупателей
стадии «Постоянный покупатель» применяется более детальная
классификация по методу ХУZ-анализа. Соответственно, необходимым (но
не всегда достаточным) условием для перехода в эту стадию является
принадлежность параметра ХУZ-анализа одному из классов.
Получив статус постоянного покупателя, клиент может, оставаясь в
этой стадии, переходить из класса в класс ХУZ-классификации в
зависимости от значения параметра распределения. Например, если покупки
постоянного покупателя упали до значений покупок разового покупателя, то
Потенциальный
покупатель

Постоянный покупатель
Разовый
покупатель
X
класс
Y
класс

Z
класс
Потерянный
покупатель 17
стадия взаимоотношений может перейти в состояние 2-класса постоянного
покупателя, которое по смыслу можно определить как покупатель на стадии
прекращения взаимоотношений.
В стадию «Потерянный покупатель» клиент может перейти либо если
показатель ХУZ-анализа не удовлетворяет ни одному из классов, либо за весь
период не было ни одной покупки.
Полный набор условий перехода из одного состояния в другое
приведен в следующей таблице:



9. ХУZ-анализ. Описание метода.

Основная идея ХУZ-анализа состоит в группировании объектов
анализа по мере однородности анализируемых параметров (по коэффициенту
вариации). Таким способом можно оценить, например, надежность клиента,
равномерность покупок, стабильность.
Формула для расчета коэффициента вариации:
№ Предыдущая
стадия
покупателя
Лимиты
покупок для
разового
покупателя п -
число покупок а
- нижний предел
Ь - верхний
предел
Показатель
ХУZ-анализа
Результат перехода
1 потенциальный п<а не важно потенциальный
2 потенциальный п>Ь удовлетворяет постоянный
3 потенциальный п>Ь не удовлетворяет разовый
4 потенциальный а, <=п<=Ь не важно разовый
5 разовый п<а не важно разовый
6 разовый п>Ь удовлетворяет постоянный
7 разовый п>Ь не удовлетворяет разовый
8 разовый а<=п<=Ь не важно разовый
9 постоянный п<>0 не важно постоянный
10 постоянный п=0 не важно потерянный
11 потерянный п=0 не важно потерянный
12 потерянный п<>0 удовлетворяет постоянный
13 потерянный п<>0 не удовлетворяет потерянный 18
% 100 *
) (
2
1
x
n
x x
n
i
i
· =

·
=
·

где
i
x ; значение параметра по оцениваемому объекту за i-тый период,
x среднее значение параметра по оцениваемому объекту анализа,
n число периодов.
Значение квадратного корня есть не что иное, как стандартное
отклонение вариационного ряда. Чем больше значение стандартного
отклонения, тем дальше от среднеарифметического значения находятся
анализируемые значения. Стандартное отклонение - это абсолютная мера
рассеивания вариантов ряда. Если стандартное отклонение равно 20, то при
среднеарифметических значениях 100 и 100 000 это будет иметь совершенно
разный смысл. Поэтому при сравнении вариационных рядов между собой
используют коэффициент вариации.
Применение метода состоит из нескольких шагов:
Определение объектов анализа. В конфигурации ХУZ-анализ
применяется только к покупателям.
Определение параметров для анализа. Возможные варианты
параметров в системе для этого:
а. сумма выручки;
Ь. сумма валовой прибыли;
с. количество продаж (определяется по количеству выписанных
документов продаж);
d. количество проданных товаров;
е. интервал между продажами.
Определение периода и количества периодов, по которым будет
проводиться анализ. Данный метод анализа имеет смысл, если количество
анализируемых периодов больше трех, - чем больше количество периодов,
тем более показательными будут результаты. При этом сам период должен
быть не меньше, чем горизонт планирования продаж.
Определение коэффициента вариации для каждого объекта анализа,
сортировка объектов анализа по возрастанию значения коэффициента
вариации. Присвоение объектам классов согласно значениям по ХУZ-
классификации.
Также как и для АВС-анализа, данные ХУZ-анализа и определение
стадий взаимоотношений с покупателями можно сохранять и анализировать
динамику изменений. При этом ХУZ-анализ нужно проводить по одному,
выбранному методу. Распределение фиксируется документально. Однако
можно построить и отчет за некоторый период времени и не сохранять
результаты анализа.
19
10. Показатели работы менеджера

Для оценки работы менеджеров продаж в системе есть возможность
построить отчет по анализу взаимоотношений менеджеров с клиентами.
Предусмотрены следующие критерии оценки работы менеджеров:
полнота заполнения базы данных контактной информации;
анализ изменений стадий взаимоотношений с клиентами;
коэффициент удержания покупателей;
количество контактов с покупателями;
суммы закрытия заказов покупателей;
выполнение заказов покупателей;
сумма выручки;
сумма прибыли;
сумма оплаты.
Анализ эффективности может быть проведен только в том случае, если
клиентская база покупателей поделена среди менеджеров продаж. То есть
анализ будет проводиться только для тех менеджеров, которые указаны в
карточке покупателя, как основной менеджер.
Все показатели выводятся как в относительном, так и в абсолютном
выражении. Детализация параметра настраивается в отчете.
20
Лекция 3 Учет денежных средств

1. Места хранения денежных средств

Система управления денежными средствами выполняет две основные
функции:
оперативный учет фактического движения денежных средств
торгового предприятия на расчетных счетах и кассах;
управление намерениями по поступлению или расходованию
денежных средств торгового предприятия.
Местами хранения денежных средств торгового предприятия являются
кассы и расчетные счета. Фактические данные о наличии денежных средств в
кассах торгового предприятия и на расчетных банковских счетах
учитываются по каждому месту хранения денежных средств, т.е. по каждой
кассе, по каждому счету. Валюта, в которой хранятся данные о денежных
средствах, определяется соответствующим реквизитом расчетного счета или
кассы.
Таким образом, по одному месту хранения можно учитывать денежные
средства только в одной валюте. Если физически касса одна, и по этой кассе
возможен учет денежных средств в разных валютах, то необходимо в
справочнике касс завести несколько видов одной кассы для учета наличных
средств в разных валютах. Этим исключается возможность поступления
денежных средств в кассу в валюте, не совпадающей с валютой
определенной для кассы.
Такая же методика применяется и к расчетным банковским счетам.
Каждому расчетному счету соответствует только одна валюта хранения
денежных средств.

2. Фактический учет и учет намерений изменения состояния
денежных средств

Движение денежных средств довольно часто связано с изменениями в
системе взаиморасчетов: перевод денег поставщику приводит к уменьшению
долга перед поставщиком, получение платежа от покупателя - к увеличению
долга перед покупателем, если товар ему еще не отправлен, и уменьшению
долга, если отгрузка была произведена в кредит.
Поскольку в подсистеме управления денежными средствами и в
подсистеме взаиморасчетов реализованы отдельные функции для учета
фактов и намерений по хозяйственным операциям, то связь подсистем будет
следующая.
Операции по учету фактического изменения состояния денежных
средств порождают операции учета фактического изменения взаиморасчетов,
а операции по учету намерений изменения денежных средств порождают
операции по предполагаемому изменению взаиморасчетов.
Например, если в качестве подтверждения оплаты заказа клиент 21
передает платежное поручение по факсу, а банковской выписки,
подтверждающей приход денег на счет еще нет, то можно указать в системе
не факт, а прогноз поступления денег по соответствующему платежному
документу. При этом в системе появится информация о предполагаемом
состоянии взаиморасчетов, если указанный платеж все-таки придет.
Аналогичным образом можно фиксировать прогнозы по взносам, оплаты
будущих периодов и т.д.











Движение денежных средств отражается в системе целым рядом
документов. Однако сам факт создания и проведения первичного документа
еще не является отражением факта свершившейся хозяйственной операции.
Для указания факта изменения состояния денежных средств в первичных
документах необходимо поставить признак оплаты и дату оплаты. То есть
первичные документы могут служить и для указания намерений по
изменению денежных средств и для указания фактических поступлений и
расходов денежных средств.
Оформление хозяйственных операций становится двухступенчатым.
Явно выделяются моменты указания намерений и фактов. Причем, что
указывается первым, не важно.
Пример 1. Вполне реальна ситуация, когда касса и менеджер,
отслеживающий взаимоотношения с плательщиком, территориально
разнесены. В этом случае клиент сначала сдает деньги в кассу, кассир
выписывает приходный кассовый ордер (ПКО) и проводит факт получения
денежных средств, затем менеджер по номеру ПКО находит документ,
указывает реквизиты для взаиморасчетов и проводит его по управленческому
учету.
Пример 2. Возможна и обратная ситуация, когда клиент обещает
оплату по счету, менеджер выписывает ПКО и отражает изменения в
оперативных взаиморасчетах, чтобы было возможным оформление
расходных документов. При этом менеджер не указывает факт свершения
операции получения денег, а только регистрирует намерение о поступлении
денег. Клиент идет в кассу, кассир находит ПКО и проводит его с признаком
оплаты, указывая тем самым факт получения денег.
Аналогичным способом можно вести учет планируемых к поступлению
безналичных платежей. Когда клиент присылает, например, по факсу копию
Факт изменения
состояния денежных
средств
Намерение об изменении
состояния денежных
средств
Намерение об
изменении состояния
взаиморасчетов
Факт изменения
состояния
взаиморасчетов 22
платежного поручения, но данных о фактическом зачислении денег на счет
еще нет, менеджер может зафиксировать входящее платежное поручение и в
дальнейшем установить в нем признак оплаты.
Такая организация учета позволяет решать следующие задачи:
вести регистрацию всех сформированных на торговом предприятии и
поступивших на предприятие документов по учету денежных средств;
регистрировать отдельно момент создания первичного документа и
момент свершения операции, оформленной документом;
учитывать намерения об изменении состояния денежных средств и
связанных с этим взаиморасчетов;
связывать факты изменения состояния денежных средств с
указанными ранее намерениями;
учитывать связь подсистемы денежных средств с подсистемой
взаиморасчетов.
В том случае если изменение денежных средств связано с подсистемой
взаиморасчетов, у пользователя есть возможность явно указать какие
задолженности будут погашаться платежами.
В документах по движению денежных средств сумма платежа может
быть разнесена между несколькими задолженностями одного контрагента,
например, разнесена по нескольким договорам. Задолженности, которые
будут погашены, можно выбирать как из списка фактических
задолженностей, так и из списка планируемых.
Пример 3. От клиента зарегистрировано несколько заказов на покупку.
В системе взаиморасчетов это событие отражается формированием плановой
задолженности. То есть мы планируем поступление оплаты от клиента по
заказам. Если оплата производится наличными денежными средствами, то
при оформлении ПКО можно подобрать в качестве погашаемых
задолженностей сделки по заказам.
В случае если платеж целиком относится на одну сделку, выбор
задолженности может быть выполнен только вручную. Если сумма платежа
погашает несколько задолженностей контрагента, то подбор задолженности
может быть выполнен как вручную, так и автоматически. При
автоматическом подборе задолженности можно выбрать одну из следующих
стратегий:
погашение задолженности, начиная с самой ранней;
погашение задолженности, начиная с самой поздней;
ручной выбор порядка погашения задолженности (в этом режиме
задолженности погашаются в порядке расположении договоров и сделок в
табличной части платежного документа);
подбор задолженности для суммы платежа (в этом режиме сначала
указывается сумма платежа, а потом подбираются по выбранной стратегии
задолженности до достижения заданной суммы).

3. Заявки на расходование денежных средств и резервирование
23
Довольно часто на предприятиях ведется планирование расхода
денежных средств, формируются платежные календари, строятся графики
оплаты счетов. При такой системе планирование расходов денежных средств
ведется на основании заявок на оплату. Заявки на оплату могут
формироваться всеми подразделениями торгового предприятия и фактически
определяют спрос на денежные средства. В конфигурации есть возможность
вести такую регистрацию заявок на расходование денежных средств. Для
заявок, которые необходимо удовлетворить, можно зарезервировать
денежные средства. Указание резервировать или нет денежные средства под
заявку, производится в самой заявке. Резервирование производится с
указанием определенного места хранения денежных средств (конкретная
касса или конкретный банковский счет).
Снятие резерва по заявкам производится в момент оформления
первичного документа на списание денежных средств. Причем, если
документ неоплачен (в платежном документе не установлена дата оплаты и
признак «Оплачено), то резерв переводится из состояния резерва по заявке в
состояние резерва по первичному документу.
При оформлении резерва системой автоматически будет
контролироваться наличие денежных средств в свободном остатке.
Свободным остатком считается объем денежных средств, который
фактически имеется в кассе или на расчетном счете за минусом резерва под
другие заявки и денежных средств по платежам, на которые оформлен
первичный документ, но не стоит признак оплаты.
Учет заявок на расходование денежных средств - это фактически учет
намерений об изменении состояния денежных средств, и, согласно
методологии, должен быть связан с учетом намерений изменения
взаиморасчетов. Поэтому при оформлении заявок на, расходование средств в
системе автоматически уменьшается величина планируемого долга перед
покупателями или увеличивается планируемый долг поставщика.

4. Планируемые поступления денежных средств

Резервировать по заявкам на расходование денежных средств можно не
только те денежные средства, которые имеются в фактическом наличии в
кассах или на расчетных счетах, но и те денежные средства, которые только
запланированы к поступлению.
Учет плановых поступлений денежных средств ведется пользователем
по мере получения подтверждения информации, например, об оплате счета.
Планирование поступления денежных средств может быть
зафиксировано с помощью двух вариантов планирования.
1 Вариант. Планирование поступление денежных средств с помощью
оценки суммы платежей в документах поступления денежных средств, в
которых еще не стоит признак оплаты. Такими документами могут быть,
например, платежные поручения, полученные нами от клиентов по факсу.
2 вариант. Планирование денежных средств с помощью документа 24
«Планируемое поступление денежных средств». Такой вариант
планирования применяется в том случае, если у менеджера есть информация
о поступлении денежных средств, а регистрировать документ оплаты пока
нет возможности (например, не все данные для оформления платежного
документа известны). В этом случае можно с помощью документа
«Планирование денежных средств» зафиксировать объем плановых
поступлений. Объем денежных средств, запланированный к поступлению
таким способом, будет доступен для размещения в нем заявок на расход
денежных средств. Поэтому, при фиксировании плановых поступлений
денежных средств, вероятность их поступления должна быть достаточна
высокой для адекватного планирования их расхода по заявкам.
Допускается частичное резервирование или размещение суммы заявки.
В документах поступления денежных средств возможно указание
документа планирования денежных средств. При фактическом поступлении
денежных средств по документу суммы заявок, размещенные в данном
планируемом поступлении, будут зарезервированы по месту хранения
денежных средств (счету, кассе), на которое был осуществлен приход.
Для закрытия нереализованных заявок на расходование денежных
средств и невыполненных плановых поступлений в системе предназначены
документы «Закрытие заявок на расходование денежных средств», «Закрытие
планируемых поступлений денежных средств».

5. Учет наличных денежных средств

Учет наличных денежных средств ведется в разрезе касс. Для каждой
кассы определяется единственная валюта расчетов и учета денежных
средств. Отражение операций в управленческом учете производится, исходя
из экономического смысла операции с указанием даты фактического
совершения операции и полной суммы движения, независимо от порядка
отражения этой операции в регламентированном учете.
В системе поддерживаются следующие операции по учету наличных
денежных средств:

Операции поступления денежных
средств

Операции расходованию денежных
средств

поступление от покупателей

Оплата поставщикам
взнос денежных средств
подотчетным лицом

Выдача денежных средств
подотчетным лицам

возврат от поставщика

Возврат покупателю
поступление наличности банка

Взнос наличности банка 25
поступление розничной выручки

выдача наличности в кассы ККМ


Для отражения по управленческому учету перемещения денежных
средств между кассами предназначен документ «Внутреннее перемещение
наличных денежных средств». Кроме того, в документах предусмотрена
возможность оформления прочих поступлений и платежей, не связанных
напрямую с торговыми операциями.

6. Учет безналичных денежных средств

Учет безналичных денежных средств ведется в разрезе расчетных
счетов. Операции по каждому счету возможны только в одной валюте
(мультивалютные счета не поддерживаются). Управление безналичными
денежными средствами осуществляется в два этапа. Сначала оформляются
первичные документы по движению средств (платежное поручение,
объявление на внос наличными и т.д.). При совершении фактических
движений по переданным в банк документам производится списание
денежных средств с остатка по расчетному счету, указанному в документе.
Фактическое движение денежных средств фиксируется установкой флага
«Оплачено» и проставлением даты оплаты.
В системе поддерживаются следующие операции по учету
безналичных денежных средств:

Операции поступления денежных
средств
Операции расходования денежных
средств
Платежное поручение полученное Платежное поручение
Объявление на взнос наличными Чек на снятие наличных денежных
средств
Аккредитив полученный Аккредитив переданный
Платежное требование выставленное Платежное требование полученное
Инкассовое поручение переданное Инкассовое поручение полученное
Платежный ордер: поступление
денежных средств
Платежный ордер: списание
денежных средств
В конфигурации существует возможность отразить частичную оплату
банком расчетных документов. Это касается, в первую очередь, (платежных
требований и инкассовых поручений, которые не могут быть оплачены
полностью из-за недостатка денежных средств на расчетном счете
организации или контрагента. Частичное движение средств по расчетному
документу отражается с помощью: документов «Платежный ордер:
поступление денежных средств» и «Платежный ордер: списание денежных
средств», которые вводятся на основании расчетного документа. 26
В конфигурации есть возможность сравнить учетные данные по
проведенным безналичным платежам с банковской выпиской.
Для построения аналога банковской выписки конфигурация отбирает
документы по выбранному банковскому счету с датой оплаты, равной дате
выписки, а также все остальные проведенные на платеж по счету выписки
документы с датой, меньшей либо равной дате выписки. При отсутствии в
базе документа, по которому прошло движение денежных средств согласно
данным банковской выписки, его необходимо зарегистрировать и установить
признак оплаты.
При работе с выпиской банка из формы выписки можно ввести
платежный ордер для выбранного документа. Частично оплаченные
документы, не погашенные полностью, отмечаются специальным значком. 27
Лекция 4. Учет на складе (подсистема «Управление запасами»).
Учет тары

1. Учет товаров на складе.

Для хранения товаров предназначены склады. Количество складов в
конфигурации не ограничено. Кроме товаров на складе также хранится
возвратная тара и комплекты товаров, полученные в результате проведения
операции комплектации.
На складах могут храниться купленные товары, товары, поступившие
на реализацию, товары, поступившие на ордерный склад без
сопроводительных документов. Также ведется учет товаров, переданных на
реализацию комиссионерам.
Количественный учет товаров на складах ведется в единицах
измерения, которые определяются при вводе информации о номенклатурной
позиции. Каждая позиция номенклатуры характеризуется базовой единицей
измерения. Кроме базовой единицы измерения, позиция номенклатуры
может иметь необходимое число других единиц измерения (упаковок).
Например, сигареты могут иметь единицы измерения: «штука», «пачка»,
«блок», «коробка».
Одна из единиц измерения определяется в форме позиции
номенклатуры, как единица хранения остатков. В этой единице измерения
хранятся остатки товаров в регистрах.
При оформлении документов указание количества номенклатуры
может выполняться в любой единице измерения из числа введенных для
данной позиции.
Информацию в отчетах можно выводить как в базовой единице
измерения, так и в единице хранения остатков. Кроме этих единиц измерения
данные в отчетах можно вывести в дополнительной единице измерения,
которая определяется для позиции номенклатуры, как единица для отчетов.
Каждая позиция номенклатуры, как объект складского учета, обладает
определенным набором параметров, однозначно его характеризующим. По
этому набору параметров данную позицию номенклатуры можно отличить от
других позиций номенклатуры, хранящихся на складе. В качестве таких
параметров могут быть, например, цвет сорт, фасон, серийный номер и т.д.
Для описания параметров объекта могут использоваться
характеристики и серии. Кроме этого, позиция номенклатуры
характеризуется таким параметром, как качество товара.

2. Характеристики и серии товаров

По каждому товару можно вести список его характеристик. Один и тот
же товар может отличаться по цвету, сорту, размеру и т.д.
Характеристика номенклатуры - это определенный набор значений
параметров, отличающий одну позицию номенклатуры от другой. Для 28
каждой позиции номенклатуры можно задать свой набор характеристик.
Например, <сорт, цвет, категория>, <цвет, коллекция, размер>.
Характеристика может указываться в заказах покупателей, может
использоваться при резервировании на складе. В том случае, если по товару
ведется учет по характеристикам, характеристика товара должна указываться
во всех документах движения, то есть во всех документах, где указывается
номенклатура и некое ее количество.
Теперь определим понятие «серия номенклатуры». Серия
номенклатуры - это внутренний разрез складских остатков. Это означает, что
понятие применимо именно к количественному выражению и не является
природным свойством самой номенклатуры. Это свойство получает
номенклатура в момент поступления на склад. Понятие «внутренний разрез»
означает, что серия, в отличие от механизма характеристик, не является
категорией для системы резервирования под заказ, не является предметом
договоренностей с клиентами и, соответственно, не фигурирует в заказах.
Считаем, что номенклатура разных серий обладает одинаковыми свойствами.
Серия имеет следующие параметры: серийный номер, сертификат, срок
годности (дата, до которой распространяется срок годности этой серии). В
сериях также хранится информация о ГТД и странах происхождения. Есть
требование уникальности к серийному номеру. Использование механизма
серий указывается отдельно для каждой номенклатуры. Для каждой
номенклатуры остатки по всем ее сериям должны давать общий остаток этой
номенклатуры по складу.
В итоге каждая позиция номенклатуры, как объект складского учета,
характеризуется позицией номенклатуры, значением характеристики
номенклатуры и серией. Соответственно, инвентаризация по каждому складу
должна проводиться в указанных разрезах. Эти же разрезы должны быть
указаны во всех документах, сопровождающих движение - приход, расход,
списание, отпуск в производство. Количественный учет на складах ведется в
единице хранения остатков, которая может не совпадать с базовой единицей
номенклатуры.
Следует отметить, что указание характеристик и серий не является
обязательным для позиции номенклатуры. Вести или нет учет по
характеристикам и сериям номенклатуры, определяется установкой
соответствующих флагов в карточке позиции номенклатуры. Товар, не
имеющий серии и или характеристики, выступает как отдельная единица
учета. Учет по характеристикам и сериям может быть также отключен для
всей конфигурации. Тогда соответствующие колонки не будут показываться
ни в отчетах, ни в документах.
В качестве позиции номенклатуры может выступать не только
единичный объект учета, но и комплект. Каждый комплект описывается
перечнем входящих в него комплектующих. Для комплекта и составляющих
его позиций можно вести учет по характеристикам. Например, для
компьютера с определенными характеристиками, в качестве комплектующих
можно задать комплектующие с определенными характеристиками. 29
Таким образом, для одной позиции номенклатуры может быть задано
несколько модификаций компьютеров, имеющих различные характеристики
комплектующих.
Состав комплекта может меняться со временем, операции по
изменению состава комплектов вводятся пользователем с помощью
документов комплектации. Комплекты можно использовать и при
оформлении заказов покупателей. Также как для товаров, при оформлении
заказов покупателю на комплекты можно использовать схему
автоматического резервирования по складам и размещения в заказах
поставщиков. В том случае, если для сборки комплектов не хватает
комплектующих, можно также зарезервировать их на складе или заказать у
поставщика.
Номенклатурные позиции могут использоваться для описания наборов.
Понятие набора в программе используется для быстрого заполнения
табличной части документа теми товарами (комплектующими), которые
входят в состав набора. По наборам не ведется количественного и суммового
учета. Например, в качестве набора можно использовать набор мебели или
подарочный набор, состоящий из различных кондитерских изделий. Для
наборов не ведется учет по характеристикам, однако в состав набора могут
входить товары, имеющие различные характеристики.
Наборы можно также использовать в том случае, если различным
покупателям постоянно отгружаются одни и те же товары. Тогда эти товары
можно объединить в различные наборы и использовать их для быстрого
заполнения табличной части документа.

3. Учет складских запасов в разрезе качества, учет брака

Весь перечень материальных ценностей, хранимых на складах
предприятия, можно вести в разрезе качества. Под качеством понимается
некая условная классификация годности товара. Классификация, по которой
можно определить, например, какой объем товаров годен к продаже, имеет
хорошее качество. Классификация качества задается пользователем в
конфигурации в справочнике «Качество номенклатуры». По данным
классификации качества можно будет определить количество бракованных
товаров на складах.
В конфигурации введено предопределенное значение качества
«Новый». Название качества «Новый» может быть изменено пользователем.
Например, можно вместо «Новый» написать «Высший сорт» или «Стандарт».
Значение качества «Новый» будет присваиваться по умолчанию всем
товарам в момент их поступления на склад. Параметр качества также будет
храниться в каждой партии ценностей и в случае списания товаров может
выступать в качестве фильтров для списываемых партий. Значение качества
накладывает определенные ограничения при оформлении операций с
товарами.
Например, продать товар с качеством отличным от нормального в 30
документе «Реализация товаров и услуг» можно только с выделенным видом
операции «Брак». Товар ненадлежащего качества нельзя передать на
реализацию.
Признак качества для товаров, хранимых на складах, можно изменить
вручную. В конфигурации такая операция выполняется с помощью
документа «Корректировка качества товара». Этот документ можно
использовать, например, в том случае, если при поступлении товаров или при
инвентаризации товаров на складе был обнаружен товар другого качества,
например, бракованный товар.
Качество, которое будет обозначать некондицию, некачественное
состояние товаров может иметь несколько градаций: брак исправимый, брак
неисправимый. Такой список значений качества настраивается
пользователем и хранится в справочнике «Качество номенклатуры».

4. Организация складского ордерного учета

Организация складского учета с использованием ордеров позволяет в
разные моменты времени фиксировать в автоматизированной системе
движения товаров в количественном измерении и отражение этих движений
в суммовом выражении. Документы, которыми оформляют движения
товаров по складу, называют ордерами на товары («Приходный ордер на
товары», «Расходный ордер на товары»). Документы, отражающие движения
по суммовому учету (финансовые документы) ~ это документы, например,
«Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг».
Ордера на товары оформляются кладовщиками на складах.
В этих документах указывается в обязательном порядке склад,
наименование товара, его количество. Не фиксируются никакие данные о
сумме поступивших или списанных товаров. Ордера используются для
оперативного учета перемещения товаров на складах в количественном
выражении.
Стоимостная оценка принятых или переданных товаров производится
только на основании финансовых документов. При операциях поступления
товаров, как правило, финансовые документы запаздывают, поэтому
приходные ордера дают возможность оперативно оформить поступление
товаров на склад и увеличить объем доступных складских остатков в учетной
системе. При реализации наоборот, как правило, сначала выписываются
финансовые документы, а затем на их основании производится отгрузка со
склада с оформлением расходного складского ордера.
Использование ордерной системы не является опциональной
настройкой всей системы. Решение об использовании ордерной системы
можно принимать отдельно для каждого конкретного случая, то есть для
одних поступлений товаров можно оформлять ордера, другие - приходовать
сразу и проводить одновременно по складскому и финансовому учету.
Аналогичным образом можно поступать и при реализации товаров.
Механизм складских ордеров удобно использовать и для оформления 31
неотфактурованных поставок. В этом случае приходным ордером товары
приходуются на склад, а при поступлении финансового документа
(«Поступление товаров и услуг», «Счет-фактура полученный») оформляется
финансовый документ учета поставок.
В конфигурации реализована также возможность перемещения товаров
с использованием ордерной схемы.
Перемещение товаров в рамках ордерного склада должно
производиться в два этапа. Это позволит проконтролировать момент
отгрузки товара с одного склада (оформление документа «Расходный ордер
на товары» со склада-отправителя) и поступление товаров на другой склад
(оформление документа «Приходный ордер на товары» на склад-получатель).
При использовании ордерной системы важно учесть несколько
требований, предъявляемых к такой организации документооборота:
кладовщик (или оператор по вводу ордеров) должен хорошо знать
организацию номенклатурного справочника в системе и быстро находить
нужные позиции;
в случае прихода новых товаров, которые ранее не проходили по
учетной системе, надо регламентировать ввод новых позиций товаров в
номенклатурный справочник - эти позиции должны либо быть введены
заранее до прихода товаров на склад, либо кладовщику должно быть
разрешено заводить новые элементы номенклатурного справочника;
оформление приходных ордеров на товары должно производиться до
оформления финансовых документов поступления.
оформление расходных ордеров на товары должно производиться
после оформления финансовых документов реализации.

5. Поступление товаров на склад

Существуют две основные схемы отражения поступления товаров на
склад.
По первой схеме сначала кладовщиком оформляется приходный ордер
на товары, при этом после проведения ордера изменяются складские остатки,
далее на основании ордера формируется финансовый документ поступления
(например, «Поступление товаров и услуг»), при его проведении складские
остатки уже не изменяются, а изменяется лишь состояние взаиморасчетов. В
этом случае в ордере можно справочно указать источник поступления:
контрагент-поставщик или работник, если закупка осуществлялась
сотрудником за выданные под отчет наличные средства. Необязательным
также является указание документов, на основании которых был оформлен
приход, однако для сверки документооборота есть возможность указать
справочно, например, номер ТТН, счета-фактуры в поле «Комментарий».
По второй схеме приходный ордер не оформляется, поступление
товаров отражается только в финансовых документах («Поступление товаров
и услуг», «Авансовый отчет»), соответственно при проведении таких
документов изменяются и остатки товаров в учетной системе, и состояние 32
взаиморасчетов.
В системе финансовый учет поступивших по ордеру товаров можно
отразить несколькими документами поступления. В тоже время по
нескольким приходным ордерам можно зафиксировать один документ
поступления.
Товары, поступившие по ордеру, могут быть зарезервированы.
После оформления финансовых документов статус поступивших
товаров меняется в зависимости от того, в рамках какого договора с
контрагентом оформлен финансовый документ поступления.
Если в документе поступления указан договор, который имеет вид
договора «С поставщиком», то статус товаров после проведения по партиям,
устанавливается как «Купленный».
Если в документе поступления указан договор, который имеет вид
договора «С комитентом», то статус товаров после проведения по партиям
устанавливается как товар, приятый на комиссию («На комиссию»).
В том случае, если финансовым документом товаров, поступивших по
ордеру, является «Авансовый отчет», то статус товаров после проведения по
партиям устанавливается как «Купленный».
Еще одним вариантом поступления товаров на склад является возврат
товаров, ранее отгруженных покупателю. При этом возможно два варианта
оформления возврата товаров.
Покупатель возвращает товар на склад, при этом оформляются все
необходимые финансовые документы. Такая операция оформляется
документом «Возврат товаров от покупателя» с указанием склада, на
который поступит возвращенный товар.
Товар возвращается на склад, но пока неизвестно, кто именно из
покупателей возвращает товар. При этом оформляется документ
«Приходный ордер на товары», который фиксирует факт возврата товаров на
склад. Затем оформляются финансовые документы «Возврат от покупателя».
Причем по одному приходному ордеру можно зафиксировать несколько
документов возврата товаров от разных покупателей.

6. Реализация товаров со склада

При реализации товаров со склада также существуют две схемы.
При списании товаров со склада, оформляется финансовый документ
реализации (например, «Реализация товаров и услуг»). После проведения
документа изменяются только взаиморасчеты. Далее, если в документе
реализации указано, что списание товаров оформляется по ордеру, то
оформляется расходный ордер на товары, и только после этого изменяются
остатки товаров в учетной системе. Если оформления ордера не требуется, то
остатки на складах изменяются после проведения финансового документа
реализации.
На основании одного финансового документа реализации можно;
оформить несколько складских расходных ордеров. Т.е. связь финансового 33
документа реализации и складских ордеров - один ко многим.
Еще один вариант списания со склада - это возврат тех товаров,
которые были приняты на склад по приходному ордеру и на которые так в
итоге и не были оформлены документы финансового учета поступления. В
этом случае такие движения никак не отражаются финансовыми
документами. По одному приходному ордеру можно оформить несколько
расходных ордеров.
В случае если возврату подлежат товары, которые оформлены
финансовыми документами поступления, то схема аналогична продаже
товаров с точки зрения документооборота.

7. Внутрискладские операции

Кроме внешних операций, таких как поступление и отгрузка товаров со
склада, в конфигурации предусмотрена автоматизация внутрискладских
операций. К таким операциям можно отнести:
Инвентаризация товаров на складе
Оприходование излишков товаров
Списание товаров со склада
Перемещение товаров между складами
Все эти операции оформляются с помощью соответствующих
документов. Для удовлетворения потребностей в товарах на складах
предусмотрена возможность формирования внутренних заказов для
удовлетворения потребностей в номенклатуре на складах или в
неавтоматизированных торговых точках.
При перемещении товаров также возможно применение двух схем.
Первая схема использует ордерный склад. При этом перемещение
товаров может оформляться в несколько этапов. При оформлении документа
«Перемещение товаров», в случае использования ордерного склада, товар не
списывается сразу со склада. Списание товара со склада отправителя
происходит в момент оформления документа «Расходный ордер на товары»,
а поступление товаров на склад-получатель происходит в момент
оформления документа «Приходный ордер на товары». В случае
перемещения товаров в НТТ при такой ордерной схеме поступление товаров
в НТТ оформляется с помощью документа «Поступление товаров в
неавтоматизированную торговую точку» с видом операции «По ордеру».
По второй схеме (без использования ордерного склада) в момент
проведения документа перемещения происходит списание товаров со склада-
отправителя и поступление товаров на склад-получатель.

8. Система резервирования товаров на складах

Система складского резервирования - это система организации доступа
к товарам на складах. Это означает, что списание зарезервированных товаров
возможно только при определенных условиях, например, при продаже 34
товаров под определенный заказ.
Все товары, которые не зарезервированы, называются свободными
остатком. Контроль свободного остатка и анализ зарезервированных товаров
выполняется при оформлении документов реализации.
В конфигурации различаются два вида резервирования:
1. резерв под заказ;
2. резерв по документу.
Резерв под заказ - это количество товаров, которое зарезервировано под
определенный заказ. В качестве заказа может выступать как внешний заказ
от покупателя, так и внутренний заказ от конкретного подразделения
организации на пополнение складских запасов.
Соответственно, перемещение таких товаров разрешено оформлять
документами, в которых указан заказ, совпадающий с заказом, под который
резервировались такие товары. Это стандартная схема резервирования.
Резерв под заказ можно оформить, например, при поступлении товаров
документом «Поступление товаров и услуг» с указанием конкретного заказа
покупателя. Перемещение зарезервированного товара с одного склада на
другой можно оформить документом «Перемещение товаров» также с
указанием в табличной части документа конкретного заказа покупателя.
Снятие с резерва под заказ можно проводить, например, при
реализации документом «Реализация товаров и услуг» или документом
«Резервирование товаров».
При использовании ордерной системы документооборота возникает
понятие «резерв по документу». Этот механизм необходим, для того чтобы,
например, между выписыванием финансового документа реализации и
оформлением расходного ордера товар, отгружаемый по этим документам, не
попал бы в свободный остаток и не был бы выписан другим менеджером.
Аналогичным образом можно запретить продажу товаров, которые
оформлены приходным складским ордером, но на которые еще не
оформлены финансовые документы поступления. Механизм резервирования
по документу рассматривается в следующем параграфе.
Резервирование по заказам покупателей и внутренним заказам. В
конфигурации предусмотрено две схемы резервирования товаров по заказам
покупателей и внутренним заказам. Резервирование товаров по заказам
покупателей и внутренним заказам может производиться из текущего остатка
товаров на складе или в момент поступления товаров на склад.
Резервирование из текущего остатка на складе производится в и
момент проведения документа «Заказ покупателя» («Внутренний заказ») в
том случае, если в заказе заполнена схема размещения. Причем по одному
заказу покупателя можно зарезервировать товар на нескольких складах
предприятия. Склады, на которых резервируется товар, указываются в
табличной части документа «Заказ покупателя» или «Внутренний заказ»
(графа «Размещение»).
При поступлении товаров на склад можно зарезервировать
поступившие товары под конкретный заказ покупателя или внутренний 35
заказ. Для этого в табличной части документа поступления необходимо
указать конкретный заказ покупателя.
В конфигурации реализована возможность автоматического
заполнения схемы резервирования товаров. При автоматическом заполнении
схемы резервирования товар резервируется на складах, исходя из текущего
остатка товаров, и позволяет размещать товары в ранее оформленных заказах
поставщиков. При поступлении товаров от поставщика товар будет
автоматически зарезервирован под конкретный заказ покупателя. Более
подробно о схеме резервирования товаров под заказ покупателя можно
прочитать в разделе «Управление заказами».
Резервирование по документу при поступлении товаров по приходному
ордеру. При оформлении приходного ордера весь объем товаров,
зафиксированный в этом документе, может помечаться как резерв по этому
документу. То есть, несмотря на то, что общее количество товара на складе
увеличилось, часть этого товара будет помечена как зарезервированная и не
подлежащая продаже. В документе» «Приходный ордер на товары» для этого
есть флажок «Без права продажи». Резервировать весь объем товаров по
приходному ордеру или нет, решается для каждого ордера отдельно.
Пользователь может в документе явно указать, может ли этот объем быть
доступен для продажи (перейти в свободный остаток) или нет.
Далее при оформлении финансового документа поступления все
зарезервированные под документ (под соответствующий приходный ордер)
товары будут сняты с резерва под документ, а в случае если в финансовом
документе поступления указан заказ, под который пришли товары, они будут
переведены в резерв под заказ. Снятие резерва под документ будет
проводиться конфигурацией автоматически по мере оформления финансовых
документов поступления на основании приходных ордеров.
Резервирование по документу при реализации товаров. При продаже
товара после оформления финансового документа реализации товары
снимаются с резерва под заказ, если в документе реализации указан
соответствующий заказ. Далее если используется ордерная схема, то
формируется резерв под документ, который может быть списан только после
оформления расходного ордера. Таким образом, то количество товара,
которое выписано в финансовом документе реализации, уже не может быть
выписано другим менеджеров вторично. Использование расходных ордеров в
системе не является обязательным. Однако если в финансовом документе
пользователь указывает необходимость выписки для этой операции
расходных ордеров, то резервирование под документ производится
конфигурацией в обязательном порядке.
Таким образом, понятие «свободного остатка» товаров на складах
сводится к следующему: свободный для продажи остаток товаров на складах
- это количество товаров, которое реально есть на складах, не
зарезервировано под заказ, не зарезервировано под документ.

9. Учет тары 36
В системе различается несколько видов тары. Это различие
заключается в способе использования полученной тары и виде собственности
на тару.
Различается несколько видов тары:
приобретенная оборотная тара - это та тара, которая в
дальнейшем может быть продана или отдана покупателю вместе с товаром,
такая тара учитывается на балансе предприятия, на эту тару не
распространяются условия ее возврата поставщику, а в случае ее продажи эта
тара не возвращается покупателем;
возвратная тара, которая в дальнейшем должна быть возвращена
поставщику, такая тара числится на балансе предприятия по залоговой
стоимости до момента возврата этой тары поставщику;
собственная (возвратная) тара, которая отдается покупателю и
которую он должен вернуть.
Тару, которая подлежит возврату, будем называть возвратной.
Возвратной тарой является тара, полученная нами от поставщика, но
которую мы должны вернуть. Возвратной тарой считается тара, которая
передана нами покупателю с условием возврата.
По возвратной таре ведется количественный партионный учет с
точностью до объекта номенклатуры. Детализация до характеристик и серий
не учитывается.
Приобретение тары у производителя тары для отгрузки в ней товаров
ничем не отличается от поступления товаров. Информация о такой таре
заносится вместе с информацией о товарах в табличную часть документа
«Поступление товаров и услуг» на закладке «Товары». Также как для
товаров, в этом случае указывается стоимость тары, сумма НДС. При
проведении документа по таре ведется партионный учет.
Поступление такой тары может быть оформлено и документом
«Авансовый отчет» на закладке «Товары». Далее тара может быть продана
вместе с товаром, может быть передана покупателю с условием дальнейшего
возврата.
В момент поступления тары важно определить, при отгрузке
покупателю товаров будет ли использоваться тара как возвратная или
продаваться вместе с товаром. В том случае если предполагается
использовать тару как возвратную, то учет по характеристикам для нее не
ведется, то есть при поступлении такой тары характеристика для нее не
должна устанавливаться.
Операция поступления тары отражается по взаиморасчетам, так же как
операция с товаром. То есть у предприятия возникает задолженность на
сумму, по которой поступила тара. Поступление тары может быть проведено
и с использованием ордерного складского документооборота. Для покупки
тары сначала может быть оформлен документ «Приходный ордер на товары»,
в котором заполнена закладка «Товары», а потом на основании ордера на
товары сформирован документ «Поступление товаров и услуг» или
«Авансовый отчет». В финансовых документах поступления в этом случае 37
должен быть указан вид поступления «По ордеру».
Если оформляется приход возвратной тары от поставщика, то эту тару
мы обязаны вернуть поставщику. Поступление такой тары оформляется
документом «Поступление товаров и услуг» на закладке «Тара». Указывается
тара с точностью до объекта номенклатуры и залоговая стоимость тары.
При этом у предприятия возникает долг по залоговой стоимости по
возвратной таре. Этот долг будет списан при возврате тары поставщику. Если
тара не возвращается поставщику, то происходит списание возвратной тары,
а у предприятия перед поставщиком возникает долг по возвратной таре,
который фиксируется с помощью документа «Корректировка долга по
возвратной таре».
Аналогичным образом можно оформить поступление такого вида тары
документом «Авансовый отчет», заполнив закладку «Тара».
Поступление возвратной тары также может быть проведено с
использованием ордерного складского документооборота. Для покупки тары
сначала может быть оформлен документ «Приходный ордер на товары», в
котором заполнена закладка «Тара», а потом на основании ордера на товары
сформирован документ «Поступление товаров и услуг» или «Авансовый
отчет».
Отгрузка товаров и тары оформляется документом «Реализация
товаров и услуг».
Тара, которая передается нами покупателю с условием возврата,
указывается на закладке «Тара». В этом случае необходимо указать тару с
точностью до объекта номенклатуры, залоговую стоимость тары, количество.
Возвратной тарой, которую мы передаем покупателю, может быть тара,
как купленная нами у поставщика тары, так и полученная у поставщика
возвратная тара.
Если тару мы продаем покупателю без условий возврата, то такая
реализация аналогична реализации товаров, то есть в документе «Реализация
товаров и услуг» тара указывается на закладке «Товары».
Операция реализации тары может быть оформлена с использованием
ордерного складского учета. Для этого в финансовом документе реализации
(документ «Реализация товаров и услуг») указывается вид реализации «По
ордеру», а потом на основании этого документа заполняется документ
«Расходный ордер на товары». В том случае если реализации подлежит
возвратная тара, тогда в документе заполняется закладка «Тара», если тара не
является возвратной и при реализации право собственности на тару
переходит к покупателю, тогда заполняется закладка «Товары».
Передача возвратной тары поставщику оформляется документом
«Возврат товаров поставщику». Перечень возвращаемой возвратной тары
указывается на закладке «Тара». При проведении на стоимость возвращаемой
тары уменьшается наш долг перед поставщиком. Если тара не являлась
возвратной, то заполняется закладка «Товары».
Возврат тары также может быть оформлен с использованием
складского ордерного документооборота. В этом случае в документе 38
«Расходный ордер на товары» следует выбирать вид операции «Возврат
поставщику». Информацию о таре следует заполнять на закладке «Тара»,
если тара является возвратной или на закладке «Товары», если тара не
является возвратной тарой.
Передача возвратной тары покупателем оформляется документом
«Возврат товаров от покупателя». Перечень возвращаемой тары указывается
на закладке «Тара». При проведении на стоимость возвращаемой тары
уменьшается долг покупателя за тару. Если тара не являлась возвратной, то
заполняется закладка «Товары».
Возврат тары также может быть оформлен с использованием
складского ордерного документооборота. В этом случае в документе
«Приходный ордер на товары» следует выбирать вид операции «От
покупателя».
Для контроля объемов получения возвратной тары от поставщика и
объемов передачи возвратной тары покупателю можно установить лимиты на
объемы тары документом «Изменение лимитов возвратной тары».
Лимит возвратной тары устанавливается и контролируется в рамках
договора с контрагентом.
Установленный по таре лимит покупателю контролируется при
отгрузке тары покупателю. Анализируется только тот объем тары, который
указан на закладке «Тара» в документе «Реализация товаров и услуг».
Документ отгрузки не будет проведен, если количество тары, которая
отгружается покупателю, превышает установленный для него лимит с учетом
ранее отгруженной ему возвратной тары.
Информация о лимите поставщика вводится как справочная
информация. Если при поступлении тары ее объем превышает
установленный лимит, то конфигурация сообщает о превышении однако
операция проводится.
Списание тары выполняется в случаях, например, утери нами
возвратной тары, полученной у поставщика. В этом случае на залоговую
стоимость утерянной тары возникает задолженность перед поставщиком
тары. Аналогичная ситуация возникает в случае утери покупателем
возвратной тары. Если покупателем утеряна возвратная тара, которая
являлась нашей собственностью, то возникает задолженность покупателя
перед нами на стоимость тары. Если утерянная покупателем тара не являлась
нашей собственностью, а числилась в нашем учете как возвратная тара,
полученная у поставщика, то возникает задолженность покупателя перед
нами и наша задолженность перед поставщиком тары.
Если полученная нами у поставщика возвратная тара числится на
нашем складе, то в случае утери оформляется документ «Списание товаров»,
в котором заполняется закладка «Тара».
По управленческому учету возникновение задолженности за тару на
взаиморасчетах с поставщиком не отражается, поэтому в том случае если
тара была нами утеряна, мы должны отдельным документом «Корректировка
долга по возвратной таре» зафиксировать возникшую задолженность. Такая 39
задолженность может быть погашена, например, при перечислении
денежных средств за тару поставщику. Для документа предусмотрено два
вида операции. В том случае, если необходимо изменить тот долг, который
имеется у организации перед поставщиком за возвратную тару, то в качестве
вида операции выбирается - «Поставщика».
Аналогично, этим документом может быть зафиксирована
задолженность покупателя перед нами в случае утери им возвратной тары,
которая была передана ему при продаже продукции.
В том случае, если необходимо изменить долг за возвратную тару
покупателя перед организацией, то оформляется документ с видом операции
«У покупателя».
40
Лекция 5. Учет дополнительных расходов и остатков импортных
товаров в разрезе номеров ГТД и стран происхождения.

1. Возможности конфигурации при учете дополнительных
расходов

Подсистема реализует возможность учитывать дополнительные;
расходы, которые возникают при поступлении и отгрузке товаров.
Примерами таких расходов могут транспортные расходы, расходы на
хранение, услуги по доставке. Дополнительные расходы могут быть как
внутренними (внутренний расход), так и внешними (услуги сторонних
организаций).
Дополнительные расходы могут фиксироваться как при поступлении,
так и при отгрузке товаров.
Для классификации расходов по статьям затрат в конфигурации
предусмотрен справочник «Статьи затрат». С помощью этого справочника
все расходы классифицируются по наименованию затрат (хранение товаров,
упаковка товаров, доставка товаров, реклама и т.д.), по виду затрат
(материальные, прочие и т.д.) и по характеру затрат (общехозяйственные
расходы, издержки обращения, коммерческие расходы).
Информация о статьях затрат торгового предприятия в справочник
«Статьи затрат» добавляется и редактируется пользователем.

2. Дополнительные расходы при поступлении товаров

Дополнительные расходы, которые учитываются при поступлении;
товаров, могут оказывать влияние на себестоимость товаров или нет.
Информация о тех дополнительных расходах, которые не должны
оказывать влияние на себестоимость товаров, фиксируются в документе
«Поступление товаров и услуг» на закладке «Услуги».
Дополнительные расходы, влияющие на себестоимость, отражаются в
документе «Поступление доп.расходов».
С помощью данного документа можно отражать как услуги сторонних
реализаций, влияющие на себестоимость товаров (вид операции- «Услуги
сторонних организаций»), так и дополнительные расходы компании (вид
операции - «Внутренние расходы»).
В табличной части документа указываются товары, на которые
необходимо отнести дополнительные расходы, а также их количество и
стоимость.
Суммы поступивших расходов могут быть отнесены как на все
номенклатурные позиции, так и на каждую номенклатурную позицию в
отдельности. Сумма, отнесенная на все номенклатурные позиции,
распределяется при проведении документа «Проведение по партиям». Сумма
распределяется в соответствии с указанным в документе способом
распределения: по сумме, по весу или по количеству. 41
Возможно сочетание двух вариантов распределения дополнительных
расходов, по конкретной позиции и распределение общей суммы.
Таможенные расходы и пошлины, возникающие при покупке
импортных товаров, в конфигурации отражаются отдельным документом
«ГТД по импорту».

3. Дополнительные расходы при отгрузке товаров

Дополнительные расходы, возникающие при продаже товаров,
складываются из тех услуг, которые оказывают сторонние организации и тех
услуг, которые оказывает само торговое предприятие.
Дополнительные услуги, которые оказывают сторонние организации
(например, услуги транспортной компании по доставке товаров)
оформляются с помощью документа «Поступление товаров и услуг».
Информация о таких расходах вносится на закладке «Услуги». Эти расходы
можно отнести на конкретные заказы покупателей и конкретное
подразделение торгового предприятия.
Дополнительные расходы, которые оказываются самим торговым
предприятием, оформляются с помощью документа «Прочие затраты».
Дополнительные расходы, оказываемые торговым предприятием,
также могут быть отнесены на конкретное подразделение компании или на
конкретный заказ покупателя. В документе можно также указать те
номенклатурные группы, на которые будут относиться затраты предприятия.

4. Учет импортных товаров

Для правильного указания в счетах-фактурах номеров ГТД (грузовых
таможенных деклараций) и страны происхождения для импортных товаров, в
конфигурации ведется учет остатков импортных товаров в разрезе номеров
ГТД, по которым они были оприходованы. Номера ГТД, по которым когда-
либо поступали товары, хранятся в справочнике «Номера ГТД».
Список стран происхождения импортного товара хранится в
справочнике «Классификатор стран мира». Для каждого товара в
справочнике номенклатуры, можно указать номер ГТД и страну
происхождения по умолчанию, которые будут использоваться при
заполнении документов, сопровождающих поступление товаров. Произвести
начальное заполнение этих полей можно с помощью групповой обработки
элементов справочника номенклатуры.
Увеличение количества товара, числящегося по конкретному номеру
ГТД, происходит при проведении документов, сопровождающих
поступление товаров, уменьшение - при проведении документов,
сопровождающих реализацию товаров.
Информация о номерах ГТД и странах происхождения хранится вместе
с сериями товаров в соответствующем регистре.
То есть для каждой серии товара может быть установлен свой номер 42
ГТД и страна происхождения.
Для тех товаров, для которых ведется учет ГТД и стран
происхождения, обязательно должна быть включена возможность
использования серий и установлен флаг «Вести учет по сериям».
Проанализировать и сверить остатки товаров в разрезе ГТД можно с
помощью отчета «Ведомость по товарам и ГТД организаций».
При оформлении документов, фиксирующих поступление товаров, на
закладке «Товары» следует для импортных товаров ввести номера ГТД и
названия стран происхождения. Информация о номерах ГТД и странах
происхождения вводится в отдельном диалоговом окне, которое открывается
при активизации любой из граф документа «Серия», «ГТД» или «Страна
происхождения».
По умолчанию номера ГТД и название страны происхождения
заполняются в соответствии с данными, введенными в справочник
«Номенклатура» для каждой серии товара.
При оформлении документов реализации номера ГТД и страны
происхождения для товаров заполняются в соответствии с остатками ГТД и
стран происхождения по каждой серии товара на дату оформления
документа. Номера ГТД и страны происхождения заполняются в табличной
части документа на закладке «Товары».
С помощью кнопки «Заполнить и провести» можно заполнить
информацию о сериях списываемых товаров и соответственно номерах ГТД
и странах происхождения автоматически.
Заполнение товаров с ГТД производится в соответствии со сроками
годности, указанными в регистре сведений «Серии номенклатуры». То есть в
первую очередь будут заполнены те товары, которые имеют наименьший
срок годности. Если срок годности в сериях номенклатуры не указывается, то
заполнение производится произвольным образом. При необходимости
пользователь может изменить серию товара, а следовательно и номер ГТД и
страну происхождения.
При проведении документа реализации списание товаров по сериям, а
следовательно по номерам ГТД и странам происхождения производится в
соответствии с тем алгоритмом, который указан в учетной политике
предприятия: ФИФО, ЛИФО или средней.
На основании документа реализации вводится документ «Счет-
фактура», в котором фиксируются номера ГТД и страна происхождения по
каждому товару.
Таможенные расходы и пошлины фиксируются в документе «ГТД
импорт». Информация в документе сгруппирована по разделам. Для каждого
раздела ГТД указывается список товаров, сумма; таможенной пошлины и
таможенных сборов.
Документ может быть введен на основании документа «Поступление
товаров и услуг».
43
Лекция №6. Ценообразование. Управление заказами.
1. Система и объекты ценообразования

Система ценообразования представляет из себя набор механизмов,
позволяющих выполнять следующие функции:
хранение информации о ценах конкурентов;
хранение информации о ценах поставщиков, автоматическое
обновление закупочных цен;
формирование прайс-листа с отпускными ценами, механизмы для
расчета одних цен на основании других цен;
хранение скидок и наценок по отношению к объему продаж (скидки
могут быть суммовыми и количественными, то есть устанавливаемыми
автоматически при превышении суммы документа продажи заданного
порога).
Независимо от того, о каких ценах идет речь - ценах закупки, продажи,
ценах конкурентов, плановой себестоимости номенклатуры, - понятие цены
связывается с объектом номенклатуры и характеристикой номенклатуры без
детализации по сериям. Считаем, что объекты одной номенклатуры с
разными сериями стоят одинаково. При определении цены указание
характеристики так же не является обязательным. В этом случае для всех
номенклатурных позиций с разными характеристиками, но одинаковой
номенклатурой, цена будет одинаковой.
В системе все цены хранятся с классификацией по типам цен. Типы цен
назначаются пользователями. В конфигурации отдельно назначаются типы
цен контрагентов (поставщиков и покупателей) и типы цен компании. Для
этого в системе ведутся справочники «Типы цен номенклатуры
контрагентов» и «Типы цен номенклатуры».

2. Учет цен поставщиков и конкурентов

Для каждого контрагента, выступающего в роли поставщика, в
конфигурации можно хранить информацию о закупочных ценах. Каждый тип
цен записывается отдельно. С одним поставщиком можно связывать много
типов цен. В этой связи, прежде чем записывать для каждой номенклатуры
значение цены, нужно определить тип задаваемой цены. Каждый тип цен для
поставщика представляет собой следующее описание:
название типа цены (например, цены закупки);
валюта цены (справочная информация о валюте, в которой будут
задаваться цены данного типа; в процессе ввода цен значение валюты можно
менять для каждой цены);
способ указания цены (НДС): цена включает или не включает НДС;
произвольное текстовое описание типа цен;
ссылка на тип отпускных цен нашего предприятия для возможности
сравнения цен контрагентов, а также для формирования отпускных цен на 44
основании цен поставщиков.
Данные о типах цен поставщиков заносится в справочнике «Типы цен
номенклатуры контрагентов».
Определив тип задаваемых цен, можно внести в систему данные о
ценах поставщиков. В системе для этого предназначен документ «Установка
цен номенклатуры контрагентов»,
Любое изменение цен в системе фиксируется документально, что
позволяет иметь информацию об авторе внесения изменения, дате изменения.
Значения цен по каждому типу цен поставщиков можно указать
вручную. Однако в конфигурации можно настроить автоматическое
обновление таких цен. Обновление будет происходить в момент оформления
поступлений товаров на склады предприятия. Для этого в каждом документе,
фиксирующем поступление товаров на склад, можно указать необходимость
заменить имеющиеся в системе на этот момент цены значениями цен
поступивших товаров. По умолчанию, признак необходимости обновления
цен будет устанавливаться в каждом документе в соответствии со значением
общей настройки этого механизма в системе. Такая настройка в системе
устанавливается в параметре «Регистрировать цены поставщика» в
настройках текущего пользователя.
Еще одним способом указания цен поставщиков является
фиксирование цен в договорах с поставщиком. Такие договоры называются
договорами со сложными условиями поставок. В условиях выполнения
договора (документ «Условия поставок по договорам контрагентов»)
прописывается, какой перечень номенклатуры и по каким ценам мы будем
покупать у поставщика.
Помимо этого, фиксируется еще ряд других дополнительных условий.
Эти цены, определенные условием договора, начинают действовать с
момента, установленного в договоре. Важно, что номенклатура и договорные
цены по ней также привязываются к некоторому выбранному пользователем
типу цен номенклатуры контрагентов. И если на момент начала действия
договора по некоторой позиции, указанной в договоре, уже хранилась цена
по этому типу цен, ее значение будет заменено значением цены из договора.
Аналогичным образом, если на момент поставки для некоторой
номенклатуры мы устанавливаем цену, отличную от договорной цены по
этому типу цен, то значение договорной цены может быть заменено
значением цены из фактической поставки. То есть автоматически
выполнение условий договора по соблюдению договорных цен не
контролируется. Контроль ведется только за соблюдением условий по
общему количеству и сумме поставок. Таким образом, указание договорных
цен с поставщиками в условиях договора является дополнительным сервисом
по указанию цен номенклатуры для некоторого типа цен номенклатуры
контрагентов.
Для каждого поставщика можно формировать его прайс-лист исходя из
типов цен, которые для него заданы. В таком прайс-листе фактически каждая
колонка с ценой будет соответствовать одному типу цен. Значения цен 45
поставщиков можно сравнивать между собой при помощи специальных
аналитических отчетов. Аналогичным способом можно хранить и сравнивать
не только цены поставщиков, но и цены, например, конкурентов.
Можно сравнивать отпускные цены нашего предприятия с ценами
поставщиков и конкурентов. Цены поставщиков и конкурентов сравниваются
с определенными значениями цен торгового предприятия. Тот тип цен
торгового предприятия, который используется для сравнения, заносится в
справочник «Типы цен номенклатуры контрагентов» в поле «Тип цен
номенклатуры».
В документах заказов поставщикам и в документах, фиксирующих
поставки товаров на склад, можно указать тип цен номенклатуры
контрагентов, и тогда значения цен для номенклатуры будут заполнены по
умолчанию данными из установленных для этой номенклатуры цен.

3. Формирование отпускных цен

Аналогично типам цен поставщиков в системе есть механизм хранения
данных об отпускных ценах. Под отпускными ценами понимаются те цены,
по которым товары отпускаются покупателям. Отпускные цены также
хранятся в привязке к типам цен, однако в отличие от типов цен поставщиков
они не привязаны к объектам клиентской базы. Это цены, которые действуют
для всего торгового предприятия. Так же, как и цены контрагентов,
отпускные цены для номенклатуры могут указываться за любую единицу
измерения номенклатуры. Ограничение состоит только в том, что по одному
типу цен может быть задана цена для одной единицы измерения товаров.
Пример. Товар поступает в штуках, отгружаться в розницу он будет в
пачках (10 штук), а оптом - в коробках (100 штук). В этом случае необходимо
назначить закупочную цену товаров - за штуки, розничную цену товара - за
упаковку, а оптовую цену - за коробку.
В разрезе типов отпускных цен строится прайс-лист. Каждая колонка
задает цены определенного типа. Цены разных типов можно сравнивать
между собой. В итоге каждая позиция номенклатуры может иметь столько
цен, сколько в системе зарегистрировано типов цен.
Отпускные цены используются для подстановки по умолчанию в
документах отгрузки, в заказах покупателей.
Один из типов отпускных цен в системе имеет специальное назначение.
Это тип цен, которых содержит данные не о ценах для покупателей, а
содержит значение плановой себестоимости номенклатуры. Эти значения
плановой себестоимости задаются для номенклатуры, например, каждый
месяц. Плановая себестоимость номенклатуры в документах продажи может
выводиться как справочная информация и использоваться для контроля
минимальных отпускных цен. В этом случае системой автоматически может
рассчитываться процент фактической наценки исходя из данных указанной
пользователем отпускной цены и плановой себестоимости номенклатуры.
Информация о плановой себестоимости регистрируется в 46
конфигурации так же, как и другие типы отпускных цен, с помощью
документа «Установка цен номенклатуры». Плановая себестоимость может
быть задана и как динамическая цена, которая автоматически будет
рассчитываться по отношению к закупочной цене по заданному проценту
наценки. Есть специальная настройка «Не отпускать товар с ценой ниже
определенного типа». В качестве такого определенного типа может
выступать тип цен с плановой себестоимостью товаров.
Помимо сопоставления цен разных типов, в системе предусмотрена
возможность сопоставления отпускных цен с ценами поставщиков или с
ценами конкурентов. Для этого каждый тип цен, задаваемый для
контрагента, может иметь ссылку на тип отпускных цен. Соответственно есть
возможность заполнить цены продаж по аналогичным ценам поставщиков.
То есть такую регистрацию отпускных цен можно делать и сразу при
поступлении товаров и в отложенном режиме, заполняя данные по ценам
поставщиков.
Для ввода базовых цен и формирования расчетных цен в конфигурации
есть механизм групповой работы со списком цен номенклатуры. Для
некоторого выбранного списка номенклатуры и заданного типа цен (базового
или расчетного) можно произвести групповые изменения цен, такие как
расчет по формуле по отношению к другому типу цен, изменение валюты,
единицы цены и т.д.

4. Назначение типов цен контрагентам

Для каждого договора, оформленного с контрагентом, в конфигурации
можно выбрать тип цен по умолчанию, который будет устанавливаться в
документе при выборе договора контрагента. Тип цен по умолчанию зависит
от того, кем является контрагент поставщиком или покупателем и от того
вида договора, который с ним оформлен.
Если контрагент является поставщиком и с ним оформлен договор
вида «С поставщиком» или «С комитентом», то для него в качестве типа цен,
может быть установлен тип цен закупки, в соответствии с теми типами цен,
которые зарегистрированы в справочнике «Типы цен номенклатуры
контрагентов» для данного поставщика (комитента).
Если контрагент является покупателем и с ним оформлен договор
вида «С покупателем» или «С комиссионером», то для него в качестве типа
цен выбирается один из отпускных типов цен, назначенных на торговом
предприятии. Тип цен выбирается из справочника «Типы цен
номенклатуры».
При необходимости тип цен в документе можно изменить.
Для контрагента-покупателя, так же как и для поставщика можно
определить в договоре особые условия поставки и цены на позиции
номенклатуры и условия поставки товаров покупателю зафиксировать в
документе «Условия поставок по договорам контрагентов».
Для каждого пользователя программы можно определить основной тип 47
цен покупки и основной тип цен продажи. Например, менеджеру по закупкам
целесообразно установить в качестве основного типа цен закупки -
закупочные цены, продавцу, отпускающему товары в розницу, в качестве
основных цен продажи - розничные цены, а продавцу, который занимается
оптовыми продажами, - оптовые цены.

5. Скидки и наценки

В заказах покупателей и в документах продажи отпускные цены, как
отмечалось выше, используются в качестве начальных значений. Помимо
того, что эти цены могут быть скорректированы,
например, менеджером продаж, к ним может быть применен механизм
дополнительных скидок или наценок. Перечень возможных скидок и наценок
хранится в конфигурации отдельным списком в справочнике «Типы скидок и
наценок».
Скидка указывается процентом от цены. Кроме того, значение скидки
может быть дополнительно ограничено той минимальной ценой, ниже
которой продавец не может отгружать товар покупателю. Значение
минимальной цены задается для каждого пользователя (продавца)
индивидуально в настройках дополнительных прав пользователя («Не
отпускать товар с ценой ниже определенного типа»).
В программе предусмотрено три типа скидок
ручные скидки
автоматические скидки
дисконтные скидки (скидки по дисконтным картам),
Ручные скидки - это самый простой тип скидки. Он назначается
пользователем (продавцом, менеджером по продажам) вручную в документах
продажи (кнопка «Изменить»- действие «Установить скидку»).
Автоматические скидки - скидки, которые назначаются автоматически
при соблюдении определенных условий. При этом могут быть назначены как
одинаковые скидки по всем позициям номенклатуры, так и индивидуальные
скидки по позициям. Например. При торговле в ночное время назначается
скидка 5% на кондитерские изделия и 10% на бакалею. Автоматическая
скидка может быть и безусловной.
Дисконтные скидки - это скидки, назначаемые по дисконтным картам.
Автоматические скидки. Назначение автоматических скидок всегда
подтверждается документально. Документом, подтверждающим назначение
автоматической скидки, является документ «Установка скидок
номенклатуры». Автоматическая скидка может быть назначена на все
позиции номенклатуры или на определенные позиции, которые указаны в
документе. При этом возможно назначение в документе индивидуальной
автоматической скидки по каждой позиции.
Автоматическая скидка может быть условной или безусловной.
Условия предоставления автоматической скидки определяются в
документе «Установка скидок номенклатуры». Условия предоставления 48
скидки можно предварительно занести в справочник «Типы скидок и
наценок» и использовать их при оформлении документов назначения скидки.
При этом можно назначить следующие виды условий:
по виду платежа - это условие назначается в том случае, если
при продаже предусмотрены скидки при наличной оплате или при
безналичной оплате, перечисленной в определенный банк. Например, акция -
«Скидка на покупку по карте VISA 5%». Для каждого вида платежа должен
быть зафиксирован свой тип скидки и наценки, а также введен документ
«Установка скидок и наценок». Обычно такие скидки назначаются для всех
позиций номенклатуры, поэтому в документе должен быть установлен флаг
«По всем позициям номенклатуры».
на сумму документа продажи - это условие означает, что скидка
будет назначена, если сумма по документу превысит указанный в документе
«Установка скидок номенклатуры» порог. Перечень тех товаров и значение
скидок, которые будут назначены для товаров при превышении пороговой
суммы по документу, определяется в документе «Установка скидок
номенклатуры». Если при превышении порога скидка назначается для всех
позиций номенклатуры, то в документе устанавливается соответствующий
флаг.
на количество одного товара - это условие означает, что скидка
будет назначена, если количество одного товара в документе превысило
определенную величину. Например, акция «При покупке апельсинового сока
больше З-х пачек скидка 5%». Перечень тех товаров, на которые будет
назначена скидка, и величина скидки определяется в документе «Установка
скидок и наценок».
В дополнение к перечисленным условиям может быть определено
дополнительное условие - время действия скидки. Например, скидка с
условием «На сумму продажи» может действовать только в ночное время или
только в выходные дни. Срок действия той или иной автоматической скидки
определяется в документе «Установка скидок номенклатуры».
Например. Если срок действия скидки определен текущей неделей, то в
документе «Установка скидок номенклатуры» в поля «Начало действия
скидки» и «Конец действия скидки» должна быть поставлена дата начала и
конца текущей недели.
Дисконтные скидки. Список скидок по дисконтным картам вводится в
справочник «Информационные карты». По каждой дисконтной карте
вводится процент скидки.
Скидка назначается по всему документу без указания конкретных
позиций. Ограничение скидки по дисконтной карте определяется той
минимальной ценой, которая назначена для пользователя в настройке
дополнительных прав в качестве типа цены в настройке «Не отпускать товар
ниже цены типа». Если при назначенной скидке по дисконтной карте цена по
товару оказывается меньше назначенной минимальной цены, то скидка будет
откорректирована автоматически.
Дисконтные карты идентифицируются по коду карты, получаемому из 49
ридера магнитных карт или из сканера (в случае штриховых карт). Ридер
магнитных карт добавляется в список торгового оборудования для
пользователя, работающего с клиентами по дисконтным картам, из общего
списка торгового оборудования, поддерживаемого конфигурацией.
Существует возможность задания в справочнике «общей» дисконтной
карты, идентифицируемой по начальным символам кода карт (префикс
карты) - такая карта персонифицируется на одного клиента (организацию,
чьи сотрудники пользуются этими картами).
Например. Для организации выдается пачка дисконтных карт. Чтобы
не вводить все эти карты в конфигурацию, достаточно занести одну карту с
общим для этих карт префиксом. В дальнейшем при считывании любой
карты из пачки будет использоваться один элемент справочника магнитных
карт.
Назначение автоматических скидок при оптовой и розничной продаже.
Автоматические скидки могут быть назначены при оптовой и розничной
продаже. При оптовой продаже назначаются только скидки, имеющие вид
скидки - оптовые, а при розничной продаже, только те скидки, которые
имеют вид скидки - розничные.
При оптовой продаже скидки назначаются по всем документам оптовой
продажи: «Счет», «Заказ покупателя», «Реализация товаров и услуг» и т.д.
При розничной продаже скидки назначаются только при оформлении
документа «Чек».
Скидки при оптовой продаже могут быть назначены по конкретным
договорам контрагентов. Предусмотрено также назначение скидок в целом
по контрагенту. В том случае, если скидка назначается в целом по
контрагенту, то она автоматически будет назначена по всем договорам,
оформляемым с данным контрагентом. Причем по договорам контрагентов и
в целом по контрагенту может быть назначено любое количество различных
скидок с определенными условиями.
При розничной продаже скидки назначаются по конкретному складу
(собственному магазину, розничной неавтоматизированной торговой точке и
т.д.). Поскольку розничные продажи могут вестись как с розничного, так и с
оптового склада, то скидки могут быть назначены для любого из складов.
Назначение скидок зависит от тех параметров назначения скидки,
которая задана в учетной политике предприятия. При этом возможно
отключения на предприятии скидок по дисконтным картам, скидок по сумме
или количеству товаров.

6. Управление заказами. Виды заказов

Система управления заказами содержит средства анализа заказов,
призвана оказывать поддержку в принятии управленческих решений при
взаимодействии с клиентами и помогать выявлять узкие места на
производстве и складе.
В системе существует три вида заказов: 50
заказ покупателей (внешних контрагентов);
заказы поставщикам (внешним контрагентам).
внутренние заказы (заказы на удовлетворение потребности товаров в
торговых точках, магазинах, собственных складах).
Заказ покупателя - это заказ внешнего по отношению к предприятию
контрагента на приобретение какой-либо продукции. Заказ считается
исполненным, если произведена отгрузка всего заказанного количества
товаров или если заказ принудительно закрыт менеджером. Закрытие заказа
означает снятие заказа с учета, несмотря на то, что не вся продукция,
указанная в заказе отгружена, однако надобности в отгрузке оставшегося
количества уже нет.
На основании данных заказа можно сформировать счет на оплату. Счет
для клиента будет являться основанием для оплаты заказа. Данные счета не
участвуют в оценке общего объема потребности в товарах, данные счета
необходимы для формирования печатной формы. Счет может являться
аналитическим разрезом системы взаиморасчетов.
Заказ поставщику - это заказ торгового предприятия внешнему
контрагенту на поставку товаров для перепродажи. Заказ будет считаться
исполненным, если весь заказанный поставщику товар будет получен на
склады предприятия или если заказ будет принудительно закрыт
менеджером. Понятие закрытого заказа поставщику аналогично понятию
закрытого заказа покупателя.
Оформление заказов покупателей и заказов поставщику не является
обязательным в конфигурации. Торговые операции могут оформляться и в
том случае, когда учет заказов не ведется.
Внутренний заказ оформляется в том случае, если пополнение запаса
на складе осуществляется не по инициативе конкретного покупателя, а
исходя из потребностей данного склада (данной торговой точки, розничного
магазина).
Следует обратить внимание на тот факт, что внутренний заказ
участвует в автоматическом размещении в заказах поставщиков наравне с
другими заказами. То есть новый товар, поступивший от поставщика, может
быть зарезервирован и под внутренний заказ. Товар под внутренний заказ
может быть также зарезервирован и из текущего остатка на складе.
Фактом исполнения внутреннего заказа является документ
«Перемещение товаров», который может быть оформлен на его основании.

7. Резервирование товаров под заказ

Резервирование под заказ - это система распределения имеющихся на
складах объемов продукции и товаров для использования в соответствующем
заказе. Резервированию подлежат только имеющиеся на складах реальные
объемы товаров. В некотором смысле, можно зарезервировать товары,
которые еще только запланированы к покупке, на которые оформлены заказы
поставщикам. Такой механизм называется размещением заказов покупателей 51
в заказах поставщикам. Более подробно об этом механизме в следующем
разделе.
Для оформления резерва необходимо определить:
номенклатуру (с указанием характеристики);
количество;
склад.
Резервирование нельзя вести в целом по всем складам, резервирование
всегда привязано к складам. Резервировать товары можно на любом складе.
Более того, один и тот же товар в заказе может быть зарезервирован частично
на одном складе, а частично на другом.
Указать все данные для резервирования можно как вручную, так и с
использованием специальных механизмов авторезервирования. Это касается
не только установки, но и снятия резерва.
Установка резерва может быть произведена при следующих
хозяйственных операциях:
при оформлении заказа; при ручной корректировке заказа; при ручном
изменении резерва;
при поступлении товаров по заказу поставщику, если в этом заказе
поставщику были размещены товары из заказов покупателя.
Снятие резерва может проводиться в случаях:
- ручной корректировки заказа;
- ручной корректировки резерва;
- снятия просроченного резерва;
- отгрузки по заказу;
-закрытия заказа.
В конфигурации предусмотрена возможность автоматического
заполнения схемы резервирования в соответствии с текущими остатками
товаров на складах. При этом в рамках одного заказа можно выбирать
разные склады для установки резерва.
Корректное использование подсистемы резервирования возможно
только в случае, когда в конфигурации организован товарный оборот с
учетом заказов и при каждом движении товаров анализируется свободный
остаток или остаток по соответствующему заказу.
В системе можно отдельным документом корректировать
существующие резервы, например, осуществить переброску резерва между
складами, между заказами, снять резерв.

8. Срок резервирования

Резерв - это свойство складских остатков в контексте времени. Для
одного момента времени товары на складах могут быть зарезервированы, для
другого - нет. Товары, не зарезервированные ни под какой заказ, называются
товарами в свободном остатке.
В общем случае товары на складах могут быть зарезервированы на
срок с момента оформления заказа до отгрузки заказа. Однако в ряде случаев 52
можно указать условие на срок резервирования товара, например, в
зависимости от факта оплаты этого заказа покупателем. Для каждого заказа
можно установить свойство «Держать резерв неограниченное количество
времени вне зависимости от оплаты заказа или по истечении определенного
срока резерв по неоплаченному заказу будет снят».

9. Размещение заказов покупателей в заказах поставщикам

Этот механизм позволяет указывать для заказов, сделанных
поставщикам, их назначение, т.е. для выполнения каких заказов покупателей
сделан заказ на покупку у поставщика. Этот механизм можно использовать
для товаров, которые закупаются и заказываются, с целью перепродажи.
Указание заказа поставщика для обеспечения заказа покупателя
называется размещением заказов покупателей в заказах поставщикам.
Размещение производится только в фактически оформленных заказах
поставщикам, а не в планируемых. Т.е. в системе не хранится набор заказов
покупателей, требующий размещения в заказах поставщикам. Если на
момент попытки размещения заказа покупателя нужный заказ поставщику не
создан, то этот заказ остается не размещенным.
Механизм удобно использовать, когда заказ поставщику оформляется
по мере накопления потребности в этом, то есть по мере накопления
определенного пакета заказов покупателей. Это удобно использовать и для
отложенного резервирования, то есть по мере того, как будет выполняться
заказ поставщику, товар, заказанный покупателем и размещенный в этом
заказе, будет переходить в разряд зарезервированного.
Как и резервирование, размещение заказов может проводиться
вручную или с помощью определенных механизмов авторазмещения.
Вручную можно указать в заказе покупателя для каждого товара, в каком
заказе поставщика разместить заказанное количество. Аналогично в заказе
поставщику можно указать, какой заказ покупателя будет соответствовать
заказываемому количеству. Размещение заказа поставщику можно заполнить
и автоматическим способом. При этом система сама подберет для каждого
товара в заказе подходящий заказ поставщика. Информация об этом заказе
будет автоматически заполнена в графе «Размещение» в заказе. Чтобы
избежать коллизии при совместной работе режимов автоматического
резервирования и автоматического размещения в конфигурации принято
правило, что вначале производится авто-размещение заказа, а потом
авторезервирование.
Резервирование и размещение товаров в заказах поставщиков
производится при проведении документа «Заказ покупателя» только в том
случае, если в документе заполнена графа «Размещение». Под терминами
«Авторезервирование» и «Авторазмещение» понимается автоматическое
заполнение схемы резервирования и размещения в документе.
Возможные варианты использования режимов автоматического и
ручного резервирования можно прокомментировать следующим образом: 53
Авторезервирование, Авторазмещение. Оптимальный,
полностью автоматический режим. Его использование предназначено для
предприятий, работающих со склада, но делающих заказы поставщикам под
свои объемы реализации. В этом режиме при заполнении схемы размещения
заказ автоматически размещается в заказах поставщикам, а оставшаяся часть
товара в резервах на складах.
Авторезервирование, Не Авторазмещение. Этот режим
предназначен, прежде всего, для работы «со склада», то есть когда
размещения заказов покупателей в заказах поставщикам не требуется. В этом
случае закупка выполняется на склад, а продажа осуществляется только со
склада (по наличию). В этом режиме автоматического заполнения схемы
размещения в заказах не происходит. Однако в этом режиме возможно
ручное размещение в заказах поставщикам. Таким образом, другой стороной
этого режима является явный приоритет размещения в заказах перед
резервированием, то есть только то, что не размещено, резервируется
автоматически.
Не Авторезервирование, Авторазмещение. Этот режим
предназначен в основном для работы «под заказ». Т.е. товар автоматически
не резервируется на складе, а размещается в имеющихся заказах, в которых
это возможно. Тогда товар резервируется только при поступлении товара от
поставщика. Однако если на складе есть товар, устраивающий клиента, то его
можно зарезервировать. Таким образом, другой стороной этого режима
является явный приоритет резервирования, перед размещением в заказах, то
есть только то, что не зарезервировано вручную, размещается автоматически
Не Авторезервирование, Не Авторазмещение. Это полностью
ручной режим, который означает, что никакие автоматические механизмы не
изменяют состояние его резервов и размещения. Предназначен для случаев,
когда пользователь хочет вручную самостоятельно вести резервы и
размещение заказов, и его не устраивают предлагаемые автоматические
режимы.

10. Операции с заказами

Помимо описанных операций над заказами, можно проводить
следующие действия:
Распределение заказа по складам. В этой операции для позиций заказа
указывается исходное место хранения резерва и конечное. Если заданы оба
параметра, то это будет означать изменение места хранения резерва. Если
задано исходное место хранения, но не задано конечное, то резерв будет снят
с исходного места хранения и переведен в свободный остаток. Если указано
только конечное место хранения, то по этому месту хранения будет
оформлен резерв за счет свободного остатка.
Распределение заказа по заказам поставщикам. Режим, аналогичный
предыдущему, но относящийся к системе размещения заказа покупателя в 54
заказах поставщикам. Вместо мест хранения фигурируют заказы
поставщикам. Аналогичным образом для заказов поставщикам можно
изменить заказы покупателя, которые в них размещены.
Распределение заказов по складам и по заказам поставщикам.
Операция включает в себя возможности предыдущих двух операций.
Основное назначение этого режима иметь возможность перекидывать товар с
размещения в заказе на резерв и с резерва в размещение в заказе. Т.е. в
качестве исходных значений может быть указан склад резервирования, а в
качестве новых - заказ, и наоборот.
Списание по заказу. Списание товаров, учитываемых в рамках заказа
при их порче.
Перемещение товаров. Перемещение со склада на склад товаров по
указанному внешнему заказу. Заказ, товары по которому надо переместить
указывается в табличной части документа «Перемещение товаров».
Корректировка резерва. Можно проводить резервирование товаров и
корректировку резерва вручную.
Отгрузка по заказу. Операция, позволяющая выполнить внешний заказ.
При этой операции со складов списываются заказанные контрагентом
товары. Причем, списание идет сначала, исходя из зарезервированного
объема продукции под этот заказ, а потом из свободного остатка. Если
товары для одного заказа зарезервированы на разных складах, то из заказа
можно оформить сразу пачку документов на отгрузку с этих складов. При
оформлении отгрузок есть возможность указать откуда отгружать товары -
списывать ли объем зарезервированных под заказ товаров («Из резерва») или
списать из свободного остатка («Со склада»).
Поступление по заказу. Операция, позволяющая выполнить заказы
поставщикам и фиксирующая факт поступления товаров на склады торгового
предприятия.
Закрытие заказа. Операция, позволяющая снять заказы покупателей
или поставщиков с учета. Снятие с учета невыполненной части заказа,
оплаты и всех резервов производится автоматически. Может использоваться
в случае расторжения сделки или в случае, когда считается, что заказ
выполнен, даже если по данным учета он не сошелся «в ноль». Например,
был оформлен заказ на поступление вагона зерна (древесины и т.п.). В вагон
не влезло незначительное количество заказанного товара. В этом случае
последующая оплата делается на сумму реально поступившего товара.
Остатки заказанного, но не доставленного товара по заказу просто
списываются, как не требующие выполнения.
55
Лекция 7. Учет операций розничной торговли и операций
комиссионной торговли.

1. Учет операций розничной торговли и операций комиссионной
торговли

Подсистема предназначена для ведения оперативного учета в
подразделениях торгового предприятия, занимающихся розничной
торговлей. Подсистема позволяет оформлять поступление товаров
непосредственно в розничные точки предприятия, передачу товаров на
розничные склады с оптовых складов и обратно. Подсистема позволяет
автоматизировать розничные магазины, ведущие и не ведущие в течение
периода оперативный количественный учет по позициям номенклатуры.
Возможен оперативный учет розничной прибыли с каждой из розничных
торговых точек.
Продажа товаров в розницу может вестись с использованием
различного торгового оборудования. Список используемого торгового
оборудования и порядок его подключения определяется в пункте меню
«Сервис» «Настройка торгового оборудования».
В конфигурации разделяются оптовые, розничные склады и
неавтоматизированные торговые точки (НТТ).
Розничные продажи могут вестись как с розничного, так и с оптового
склада.
Продажа товаров в розницу с розничного и оптового склада
фиксируется документами «Чек» и «Отчет о розничных продажах». В
документах фиксируется та касса ККМ (денежный ящик контрольно-
кассовой машины), куда реально поступают денежные средства от
розничного покупателя. В конце кассовой смены розничная выручка
передается в кассу компании. Данная операция оформляется с помощью
документа «Приходный кассовый ордер» с установленным видом операции
«Прием розничной выручки».
Учет на розничных складах НТТ отличается тем, что в НТТ продажа
ведется по фиксированным ценам, которые назначаются при поступлении
товаров в НТТ. Продажа в розницу с НТТ фиксируется документом «Отчет о
розничных продажах».

2. Поступление товаров в розницу

Товары для продажи в розницу могут находиться как на оптовых, так и
на розничных складах или в НТТ. На розничные склады или в НТТ товары
могут быть помещены непосредственно в момент их покупки, а могут быть
перемещены с оптовых складов.
Поступление товаров на розничный склад осуществляется
документами «Поступление товаров и услуг», в котором указывается
соответствующий розничный склад. 56
На розничный склад может быть оформлено как поступление,
купленных товаров, так и поступление товаров, принятых на комиссию от
комитента. Поступает ли в розничную продажу купленный товар или товар
от комитента (принятый на комиссию) определяется видом договора,
указанного в документе поступления - «С поставщиком» или «С
комитентом».
Перемещение товаров с оптового склада на розничный склад
оформляется с помощью документа «Перемещение товаров», в котором в
качестве склада-отправителя указывается оптовый склад, а в качестве склада-
получателя - розничный склад.
При поступлении товаров на оптовый и розничный склад, а также при
перемещении товаров с одного склада на другой может применяться
ордерная схема.
Товар в неавтоматизированную торговую точку может поступать
непосредственно от поставщика или путем перемещения с оптового или
розничного склада.
Поступление товаров в НТТ оформляется документом «Поступление
товаров и услуг в НТТ». В НТТ также может поступать как купленный товар,
так и товар, принятый на комиссию. При поступлении товаров в НТТ
ордерная схема не применяется.
Поступление товаров в НТТ может быть оформлено и путем
перемещения товаров с оптового или розничного склада. При перемещении
товаров в НТТ может быть применена ордерная схема. При применении
ордерной схемы перемещения отгрузка товаров со склада отправителя
оформляется документом «Расходный ордер на товары», а поступление
товаров в НТТ оформляется документом «Поступление товаров в НТТ» с
видом операции «внутреннее перемещение».
При поступлении товаров в НТТ в документах, оформляющих;
поступление товаров, фиксируются те розничные цены, по которым товар
будет продаваться в НТТ. Цены для продажи товаров в НТТ могут быть
рассчитаны на основании цены поступления и заданной торговой наценки
или заданы вручную. Торговая наценка может быть задана отдельно для
каждой номенклатурной позиции.
Цены для продажи товаров в НТТ всегда назначаются в рублях (валюте
регламентированного учета). Соответственно продажа в НТТ может вестись
только в рублях.
Цены продажи в НТТ произвольным образом не могут быть изменены,
для изменения цен необходимо оформить документ переоценки.

3. Продажа в розницу

Учет товаров в розницу можно вести несколькими способами:
оперативно фиксировать количество проданного товара по каждому
чеку с последующим построением г-отчета на их основе;
фиксировать продажи по номенклатуре в целом за смену; 57
для НТТ предусмотрено не вести количественный учет продаж, а
учитывать только выручку от продаж. В конце отчетного периода объем и
номенклатура проданного товара будет получена по данным инвентаризации
остатков на складах и данным об остатках на начало периода.
В том случае, если продажи ведутся в НТТ, и один и тот же товар был
передан по нескольким ценам (например, было несколько перемещений
товаров в НТТ, и при этом были назначены разные) цены продажи, или была
сделана переоценка части товаров, то пользователю предоставляется
возможность выбора цены продажи.
Выручка от розничных продаж может быть учтена с каждой кассы
ККМ или от каждой НТТ.
При продаже товаров покупателям с розничного или оптового склада
оформляется документ «Чек». Продажа с розничного склада ведется в тех
ценах, которые назначены для

розничного склада, как тип цен розничной
продажи. Предварительно эти цены должны быть зафиксированы
документом «Установка цен номенклатуры».
При необходимости документ «Чек» может быть распечатан в виде
печатной формы товарного чека. При проведении документа а «Чек»
изменяются только текущие остатки на складе.
В случае возврата товаров в рамках одной смены (до снятия отчета с
кассы), оформляется документ «Чек на возврат».
По окончанию кассовой смены запускается регламентная обработка
«Закрытие кассовой смены». После проведения обработки все выписанные за
данную смену документы «Чек» удаляются, и формируется сводный
документ «Отчет о розничных продажах».
При этом фиксируется поступление в кассу ККМ (денежный ящик
ККМ) денежных средств.

4. Получение выручки от розничных продаж

Получение выручки от розничной торговли оформляется в кассу
предприятия документом «Приходный кассовый ордер» в режиме «Прием
розничной выручки». В системе есть возможность проконтролировать сумму
розничных продаж, начисленную за месяц, и сумму, переданную в кассу
предприятия, в разрезе каждой кассы ККМ.
Если деньги должны быть из кассы предприятия переданы в кассу
торговой точки, то такая операция оформляется документом «Расходный
кассовый ордер» в режиме «Выдача денежных средств в кассу ККМ».
Прием розничной выручки от НТТ оформляется с помощью документа
«Прием розничной выручки» с видом поступления денежных средств «Из
НТТ». То есть денежная выручка из НТТ поступает непосредственно в кассу
предприятия, без указания кассы ККМ.

5. Инвентаризация на розничном складе
58
Инвентаризация на розничном складе проводится аналогично
инвентаризации на оптовом складе. На основе документа «Инвентаризация
товаров на складе» в соответствии с заполненными данными по учетным и
реальным остаткам формируются документы «Списание товаров» и
«Оприходование товаров».
Инвентаризация на розничном складе может быть использована для
фиксации остатков товаров в НТТ и составления на основе инвентаризации
документа «Отчет о розничных продажах», который зафиксирует продажи в
НТТ.
6. Прочие операции по учету товаров в рознице

Переоценка товаров в рознице. Переоценка товаров в рознице
оформляется с помощью документа «Переоценка товаров в рознице».
Переоценка может оформляться как по всем номенклатурным позициям, так
и по определенным номенклатурным позициям. Переоценка товаров
предусмотрена только для НТТ. Переоценка товаров на розничном или
оптовом складе оформляется с помощью документа «Установка цен
номенклатуры».
Снятие товаров с розничной продажи. Товары могут быть сняты с
розничной продажи и, например, перемещены на склады оптовой торговли.
Товары могут быть возвращены поставщику товаров. При возврате товаров с
НТТ в документе должны быть указаны те розничные цены, по которым
товар будет списан с НТТ.
В случае если необходимо вернуть поставщику товар, уже проданный в
рознице, то сначала оформляется возврат товара на розничный склад от
покупателя, а уже затем возврат поставщику.
Прием на комиссию. Подсистема «Прием на комиссию» предназначена
для автоматизации торговли товарами комитента. Поступление и реализация
товаров комитента отражаются в подсистеме складского учета. Данная
подсистема обеспечивает возможность формирования отчета комитенту о
проданных товарах, расчет комиссионного вознаграждения, переоценку
товаров, принятых на комиссию и необходимую отчетную информацию в
количественном и стоимостном выражении.
Поступление на комиссию оформляется по договору, в котором указан
вид договора «С комитентом» документом «Поступление товаров и услуг».
При этом поступление на комиссию можно оформлять с предварительным
оформлением заказа поставщику.
На основании данных о продаже комиссионных товаров оформляется
документ «Отчет комитенту о продажах товаров», в котором фиксируется
комиссионное вознаграждение. Отчет комитенту можно составить и в том
случае, если покупатель перечислил аванс за комиссионные товары и теперь
обязанность оплаты налогов переходит к комиссионеру.
Предусмотрены также операции переоценки комиссионных товаров.
Передача на комиссию. Подсистема предназначена для автоматизации учета
товаров, Подсистема обеспечивает возможности инвентаризации и фиксации 59
отчета комиссионера о проданных товарах, расчета его комиссионного
вознаграждения, переоценку товаров, отданных на комиссию и необходимую
отчетную информацию в количественном и стоимостном выражении.
Комиссионер может присылать заявки на интересующий его товар,
которые оформляются в программе как документ «Заказ покупателя».

Лекция 8. Управление взаиморасчетами с подотчетными лицами

1. Валюта ведения взаиморасчетов с подотчетным лицом.

Расчеты с подотчетным лицом ведутся одновременно в валюте;
управленческого учета и в указанной пользователем валюте взаиморасчетов с
подотчетным лицом.
Валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом устанавливается в
момент выдачи денежных средств подотчетному лицу и может отличаться от
валюты выдачи денежных средств. Именно в этой Валюте будет проводиться
погашение задолженности при оформлении авансового отчета или при
возврате денег в кассу. Если валюта взаиморасчетов отличается от валюты
денежных средств, то сумма задолженности подотчетного лица будет
пересчитана из валюты денежных средств по курсу взаиморасчетов,
установленному пользователем в документе.

2.Детализация взаиморасчетов с подотчетными лицами.

Детализация взаиморасчетов с подотчетными лицами ведется с
точностью до сотрудника (подотчетного лица).
Погашение задолженности оформляется либо при авансовом отчете,
либо при возврате денежных средств подотчетным лицом в кассу.
Дополнительно задолженность подотчетного лица может вестись в
разрезе документов, образовавших задолженность, то есть в разрезе
расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов. Соответственно погашать
задолженность можно в разрезе документов, образовавших задолженность.
Если авансовый отчет был оформлен до выдачи денежных средств, то
есть сотрудник отчитывается за потраченные собственные денежные
средства, то при выдаче денежных средств из кассы можно указать
погашение задолженности по авансовому отчету. И, наоборот, при
оформлении авансового отчета можно указать, за какие денежные средства
отчитывается сотрудник, то есть указать перечень расходных кассовых
ордеров.

Документы для отражения операций по взаиморасчетам с
подотчетными лицами

Выдача наличных денежных средств под отчет оформляется
документом «Расходный кассовый ордер». В документе указывается вид 60
операции «Выдача денежных средств подотчетнику».
Для ведения взаиморасчетов с подотчетным лицом можно указать
дополнительно валюту взаиморасчетов с подотчетным лицом, которая может
отличаться от валюты выдачи денежных средств. В этой же валюте будет
погашаться задолженность при оформлении авансового отчета.
Возврат неиспользованных денежных средств в кассу проводится
документом «Приходный кассовый ордер» с установленным видом операции
«Возврат денежных средств подотчетником». В документе указывается
сумма возврата, касса, подотчетное лицо, документ, по которому были
выданы денежные средства.
Авансовый отчет сотрудника оформляется документом «Авансовый
отчет». В этом документе на закладке «Авансы» указывается перечень
документов, по которым выдавались денежные средства и суммы, за которые
подотчетник отчитывается.
На остальных закладках определяется назначение потраченных
подотчетником сумм. В зависимости от требования оформления
хозяйственных операций, возможны разные варианты заполнения авансового
отчета:
Если при закупке товаров, помимо погашения задолженности
подотчетного лица, на эту сумму нужно скорректировать взаиморасчеты с
внешними контрагентами, то заполняется закладка «Оплата». На этой
закладке указываются все параметры для проведения взаиморасчетов с
внешними контрагентами. Таким способом можно отражать оплату
подотчетным лицом купленных у поставщиков товаров. Саму поставку
товаров в этом случае надо оформлять документом «Поступление товаров и
услуг», который оприходует товары и закроет взаиморасчеты с поставщиком.
То есть заполнение закладки «оплата» позволяет провести операцию по
системе взаиморасчетов. Если при покупке товаров или услуг подотчетным
лицом операцию не требуется проводить по системе взаиморасчетов, то.
можно заполнить закладку «прочее» и тем самым отнести стоимость услуг
или товаров, например, на затраты предприятия. Если стоимость купленных
подотчетным лицом товаров требуется отразить на балансе предприятия и
вести по ним складской учет, то заполняется закладка «товары» или «тара»,
где указывается перечень поступивших товаров или тары. Важно, что в этом
случае можно использовать документооборот ордерного склада и отразить
увеличение остатков товаров либо по ордеру, либо без ордера в самом
авансовом отчете.
61
Лекция №9. Планирование продаж и закупок. Объемно-
календарное планирование закупок

1. Возможности системы «1С: Управление торговлей» при
планировании продаж и закупок.

Подсистема планирования в рассматриваемой конфигурации
объединяет в себе два направления: планирование продаж и планирование
закупок. Несмотря на то, что технология планирования для этих направлений
разная, разные требования и ограничения, сама концепция планирования,
общие подходы и механизмы для них едины.
В рамках этой концепции все планы продаж и закупок можно
формально разделить на укрупненные и уточненные (детализированные).
Эти категории планов различаются по:
объектам планирования;
горизонту планирования.
Горизонтом планирования является интервал времени, на который
имеет смысл планировать деятельность. Это период времени, на который
необходимо устанавливать ключевые параметры деятельности предприятия,
чтобы в дальнейшем по этим параметрам давать оценку эффективности
деятельности предприятия. Для этого периода в дальнейшем будет строиться
анализ отклонений фактических показателей хозяйственной деятельности
предприятия от плановых, будет осуществляться управление выявленными
отклонениями.
Горизонт планирования определяется задачами планирования
(например, динамикой рынка и конкуренции). В условиях постоянного
спроса и отсутствия конкуренции продажи будут более; прогнозируемы,
горизонт планирования продаж может быть довольно большим, а в случаях
нестабильного спроса, когда продажи трудно прогнозировать горизонт
планирования резко сокращается. Чем более прогнозируемо развитие
торгового предприятия, чем более управляемыми, становятся бизнес-
процессы, тем больше может быть горизонт планирования.

2. Деление планов по горизонту планирования и периоду

Для повышения контроля над исполнением планов весь горизонт
планирования делится на периоды планирования и, соответственно, планы
детализируются по периодам. Период - минимальный интервал времени в
системе планирования
Используя планы с различными периодами, можно реализовывать
стратегию долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планирования.
Укрупненные планы в большей степени предназначены для отражения
долгосрочных и среднесрочных стратегий. При составлении таких планов,
как правило, неизвестны многие детали плана, по некоторым параметрам
планирования могут быть даны только приблизительные прогнозные оценки. 62
Например, при составлении плана продаж на год, еще нет данных о том,
какие заказы поступят от покупателей, соответственно, невозможно точно
указать, какие товары в каком количестве будут продаваться. При
составлении таких планов можно ориентироваться только на приближенные
оценки исходя, например, из статистики за прошлый год.
Уточненные планы в основном являются краткосрочными. Для,
уточненных планов данные носят уже менее вероятностный характер, в этих
данных меньше неопределенности. Такие планы могут быть обоснованы и
подкреплены фактами. Например, план продаж на ближайшую неделю может
быть полностью составлен по данным фактически принятых заказов от
покупателей. Отличия данных фактически произведенных продаж за эту
неделю от плановых должны быть минимальными.
Такое деление планов по временному признаку весьма условно. Для
одних предприятий планирование на год может быть долгосрочным, а для
других горизонт планирования может составлять 5 лет и планирование на год
станет среднесрочным. Возможна ситуация, когда долгосрочный план
продаж строится на два года, а долгосрочный план закупок на год.
В контексте конфигурации понятия долгосрочных, среднесрочных и
краткосрочных планов являются методологическими понятиями,
практическое деление планов производится только на укрупненные и
уточненные (детализированные).
В системе варианты периодов планирования, которые можно выбрать в
документах формирования планов, жестко заданы:
- год;
- квартал;
- месяц;
- неделя;
Ввод данных в систему производится документами-регистраторами
(«План продаж» и «План закупок»). Каждый документ-регистратор может
формировать данные планирования только за один период.
Если необходимо задать план на полгода, то это можно сделать,
например, вводом двух документов-регистраторов с периодом планирования
в квартал.
Начало периода планирования привязано к календарным датам. Это
означает, что под периодом планирования «месяц» понимается именно
календарный месяц, т.е. с 1 числа по 30 или 31, а не период времени в 30
дней с любого числа. Нельзя за один раз сформировать план, например, с 12
мая по 17 июня. Аналогично, начало любого годового плана привязывается к
01 января, начало недельного плана - к дате понедельника соответствующей
недели.

3. Деление планов по объектам планирования.

Объектами планирования, в контексте текущей автоматизированной
системы, являются номенклатурные объекты и речь идет о планировании 63
номенклатурных объектов в количественном и/или суммовом выражении.
Планирование можно вести с разной степенью детализации, для
описания детализации служат следующие объекты:
номенклатурная группа;
номенклатура;
характеристика номенклатуры.
То есть если неизвестны позиции номенклатуры, то планирование
можно вести укрупнено по номенклатурным группам.
Номенклатурной группой является объединение однородных
номенклатурных объектов. Такое объединение может быть проведено по
разным признакам. Пример:
виды товаров: конфеты, мебель, гвозди и т.д.;
регионы сбыта: Центральный, Сибирь и т.д.
оборачиваемость товаров: ходовые, неликвиды и т.д.
Для каждого объекта номенклатуры можно указать только одну группу
принадлежности. Для разных видов планов нельзя использовать разные
способы группировки номенклатуры, т.е. отнесение номенклатуры к
номенклатурным группам едино для всех видов планов. Привязка
номенклатуры к номенклатурной группе жестко фиксируется в системе.
Степень детализации объектов планирования зависит от типа плана:
укрупненный это план или детализированный.
Для укрупненного плана в качестве объектов планирования
используются номенклатурные группы. Для уточненного плана детализация
будет проводиться до объектов номенклатуры, при этом характеристики
номенклатуры для уточненного плана могут быть не указаны.
Неполное указание детализации при формировании планов означает
неопределенность в принятии решения, которая может трактоваться как:
информация, требующая уточнения, но это уточнение мы пока не
готовы дать (например, запланировано 50 столов, но какого они должны быть
цвета мы еще не определились, эта информация будет уточняться);
дополнительная детализация не требуется, нас устроит любой
подходящий объект (например, запланировано 50 столов все равно какого
цвета).
Выбор той или иной трактовки зависит от конкретной ситуации и
определяется для каждого случая.
Долгосрочные планы обычно составляются в отношении
номенклатурных групп, когда информации для уточнения данных до
номенклатуры просто нет.
Краткосрочные планы - это уже план не о намерениях, а руководство к
действию. Для краткосрочных планов должна быть вся информация с
детализацией до номенклатуры и ее характеристик.

4. Количественно-суммовое планирование.

Для каждого плана оценку планируемого объема можно вести в 64
количественном и/или суммовом варианте.
Планирование по суммам бывает удобно, когда объемы отгружаемых
товаров планируются, например, исходя из заданного плана поступления
денежных средств, а продажи ориентированы не на сбыт определенных
товаров, а на получение прибыли не важно за счет продажи каких товаров.
Исключается только вариант частичного ведения по сумме и по
количеству, т.е. если для некоторого плана определен способ ведения и по
суммам, и по количеству, то указание сумм и количества желательно для
каждой планируемой позиции. Суммовое планирование ведется с
выделением сумм по НДС. Это позволяет, с одной стороны, оценить общий
объем планируемых платежей, с другой стороны - оценить объем
планируемых налогов. Суммы в планах указываются в валюте
управленческого учета.

5. Дополнительные разрезы планирования

Сценарии.
Сценарии для системы планирования являются неким разделителем и
могут использоваться с точки зрения методологии для следующих задач:
учет вариантов одного плана;
С этой точки зрения, один вариант плана можно формировать исходя,
например, из оптимистичных оценок, другой вариант -исходя из
пессимистичных оценок. При этом структура планируемых объектов может
совпадать, а различие будет в количественно-суммовой оценке. Сценарии как
варианты могут применяться при корректировках планов, когда важно
сохранить всю историю изменения плановых данных. В этом случае план
копируется и ему присваивается новый сценарий.
учет разных версий одного плана;
В этом случае стратегия построения плана одна, а разница между
версиями будет заключаться в различной степени уточнения плановых
данных.
сценарности планирования.
Сценарность планирования применяется в том случае, если имеются
разные стратегии планирования. Например, планирование продаж,
ориентированное на поддержание определенного уровня запасов или
планирование продаж, ориентированное на снижение уровня запасов на
каждой стадии продаж.
Сценарий имеет ряд параметров, которые накладывают условия на
формирование планов. Такими параметрами являются:
периодичность. Этот параметр указывает на то, с каким типом
периода (месяц, год, квартал, день) можно будет формировать план по этому
сценарию;
детализация планирования. Определяет, какие планы: укрупненные
или уточненные можно формировать по данному сценарию;
возможность ведения количественного и/или суммового учета. 65
Указание сценария для документов планирования является
обязательным.
Подразделения
Данные о структурном подразделении могут трактоваться по-разному в
зависимости от вида плана, в котором они используются.
Для планов продаж подразделение может означать структуру
управленческих подразделений торгового предприятия. Если продажи
проводят несколько структур, а планирование ведется агрегировано по всем
структурам, то в качестве подразделения можно указывать, например,
«Администрация» или ничего не указывать. Информация о подразделении
является необязательной информацией в подсистеме планирования.
Проекты
Дополнительный разделитель в системе планирования,
предназначенный для того, чтобы указывать, для каких проектов ведется
планирование. Например, планирование может вестись для проекта
расширения ассортиментного набора продукции, или для проекта, связанного
с длительным выполнением какого-либо заказа. Это некий неформальный
термин, позволяющий при необходимости увеличить степень детализации
планирования, например, для разделения плановых данных, скажем, по
темам.
Итоги
Все виды планов (продаж и закупок) имеют одинаковую структуру.
Исходя из размеров периода планирования и объектов планирования планы
разделяются на укрупненные и уточненные. Размер периода жестко не
задается для укрупненного или уточненного планирования, это, скорее,
понятие методологии. Различие между этими видами планов заключается в
детализации объектов планирования. Для укрупненных планов объектами
являются номенклатурные группы, а для уточненных - номенклатура и
характеристики.
Планы можно задавать в количественном и/или суммовом выражении.
Способ задания жестко привязан к сценарию, в рамках которого ведется
планирование. Сценарий определяет периодичность планирования, является
обязательным разрезом плана. Помимо сценариев планирование может
вестись в разрезе подразделений и проектов.

6. Способы занесения данных в планы. Профили распределения

Для всех видов планов действует следующий способ заполнения
данными: формирование уточненных планов по данным укрупненных и
наоборот. В описании указанных механизмов фигурирует такое понятие, как
профиль. Профиль - это функция, которая описывает изменение некоторого
показателя от времени.
В нашем случае ось времени рассматривается как дискретная,
состоящая из периодов. В рамках одного периода значение функции не
меняется. Профиль, в свою очередь, действует на ограниченном интервале 66
времени. Поэтому о профиле имеет смысл говорить как о функции
распределения периода А по под периодам
Пример 1. Профиль распределения года по месяцам, профиль
распределения квартала по неделям и т.д. Виды периодов А и Б в системе
жестко заданы: год, месяц, квартал, неделя, день. Естественно, что период Б
должен быть всегда короче периода А.
Назовем интервалы, на которые разбивается весь период профиля,
подпериодами. Для каждого подпериода необходимо указать вес, согласно
которому будет отнесено значение распределяемого параметра на
соответствующий подпериод.
Пример 2. Необходимо распределить значение некоторого параметра,
равное 40, по профилю, в котором два подпериода: для первого подпериода
задан вес 3, для второго - 5. Это означает, что для первого подпериода
значение параметра отнесется как 40*3/(3+5)=15, для второго - 25. То есть,
веса в описании профиля задают базу распределения параметра.
Важно заметить, что профили привязаны к относительной оси времени,
они не привязаны к датам. Профиль распределения года по кварталам - это
база для распределения данных любого абстрактного года по кварталам.
Для того чтобы задать профиль, необходимо выбрать:
вид периода, для которого будет задаваться распределение;
вид подпериодов;
список подпериодов с порядковыми номерами следования;
веса для каждого подпериода.
В отношении количества подпериодов в системе есть жесткое
ограничение:
для профиля годового распределения по месяцам необходимо
указывать не более 12 подпериодов;
для профиля годового распределения по кварталам необходимо
указывать не более 4 подпериодов;
для профиля квартального распределения по месяцам необходимо
указывать не более 3 подпериодов.
Формулировка «указывать не более» означает, что, если число
периодов будет меньше, то для неуказанных периодов при распределении
будут автоматически использоваться нулевые веса.
Формирование профилей, задающих распределение некоторых
периодов по неделям, производится по следующему правилу: число
периодов, указанных в профиле, должно соответствовать числу полных
недель этого периода.
Неделя называется неполной, если число дней в этой неделе,
принадлежащих одному месяцу, меньше 7. Такие недели получаются, если
дата начала месяца не является понедельником или конец месяца не является
воскресеньем. Например, для месяца число полных недель может быть 3 или
4. Это правило будет применяться в дальнейшем при увязке периода профиля
с датами распределяемого интервала.
Поскольку количество видов периодов и подпериодов для задания 67
профилей ограничено (год, квартал, месяц, неделя, день), то и количество
различных комбинаций видов периодов и подпериодов также ограничено.
Например, для задания профиля распределения планов сроком в два года
может потребоваться комбинация из двух профилей годового распределения
или последовательное применение одного профиля годового распределения к
каждому плановому году.
При применении профиля с подпериодами в день мы фактически
переходим от объемного к объемно-календарному планированию.
Формирование уточненных планов из укрупненных
Этот механизм является автоматизированным распределением данных
укрупненного плана по более кратким периодам (по сравнению с периодом
планирования в укрупненном плане) или автоматизированным уточнением
объектов планирования. То есть уточнение может происходить сразу по двум
направлениям:
увеличивается детализация по периодам;
увеличивается детализация по объектам планирования.
Ограничений на последовательность применения этих способов в
системе нет, последовательность и целесообразность применения этих
способов полностью зависит от предметной области, от сущности объектов
планирования.
Детализация по периодам
Распределение данных по периодам означает, что количество по
каждому объекту укрупненного плана будет разнесено по периодам с
применением некоторого профиля распределения. Например, данные
годового плана можно разнести по месяцам и получить уже месячные планы.
Говоря о существовании профиля распределения, мы имеем в виду, что
распределение данных производится не обязательно равномерно. Мы можем
задать профиль вручную. Задавая профиль, можно учесть, например,
сезонность продаж или неритмичность снабжения. Как правило, такое
разбиение периода планирования на несколько частей - это способ увеличить
число контрольных точек за исполнением плана. Конфигурация позволяет
провести такое разбиение автоматически по некоторому профилю, а затем
результаты скорректировать вручную, например, скорректировать данные в
зависимости от числа рабочих и выходных дней, пришедших на период.
Пример 1. На предприятиях нередко плановые объемы продаж за
месяц разбивают равномерно по рабочим дням. Это позволяет вести
оперативный план-фактный анализ, отслеживать сводные итоги по
опережению или по отставанию от графика. Для этого в системе необходимо
создать 7 профилей распределения месяцев по дням. Причем, для рабочих
дней можно указать вес, равный единице, а для выходных и праздников -
нулю. Далее применить распределение плана продаж каждого месяца по
соответствующему профилю.
Применение профилей распределения имеет несколько ограничений.
Одно из них связано с сопоставимостью периодов самого плана
(периодичность плана), который собираемся распределять, и подпериодов, 68
указанных в профиле. Ограничение состоит в том, что подпериод
используемого профиля должен быть короче периодичности
распределяемого плана. При этом иногда не важно, какой вид имеет период
самого профиля. Например, возможны следующие применения профилей.
период профиля больше периодичности плана;
Мы можем применить к месячному плану профиль распределения
квартала по неделям. Важно, что в этом примере выполняется условие:
подпериод неделя короче периодичности в месяц.
период профиля равен периодичности плана;
К месячному плану можно применить профиль распределения месяца
по дням.
период профиля меньше периодичности плана.
К годовому плану можно применить профиль распределения квартала
по месяцам и получить план по месяцам.
Если мы хотим получить из квартального плана месячные планы,
используя профиль распределения годового плана по неделям, то это
относится к задаче получения уточненного плана из укрупненного и
описывается в следующем разделе.
При указании интервала для выборки плановых данных, подлежащих
распределению по профилю, в системе принято правило: интервал должен
быть кратным периодичности плана.
Например, если периодичность сценария плана равна месяцу, то
распределению подлежит интервал, кратный месяцу, например [01.03.04,
31.12.04], [01.04.04, 31.04.04]. Некорректно будет указать интервал [12.06.04,
12.07.04].
Распределение плановых данных будет проводиться последовательно
для каждого периода, а не в сумме за все периоды рассматриваемого
интервала. Например, если периодичность плана - месяц и интервал выбран в
3 месяца, то при распределении будут отдельно распределены данные 1, 2, 3
месяца, а не их общая сумма.
Необходимо согласовать интервал плановых данных, которые
подлежат распределению, периодичность планов и период применяемого
профиля.
В зависимости от разных комбинаций, возможно многократное;
применение процедуры распределения по профилю разных частей
выбранного интервала.
Пример 2. Планирование ведется с периодичностью в квартал. Для
плановых данных делаем выборку за период с 01.07 по 31.12. Эти данные
необходимо распределить согласно профилю распределения годовых
оборотов по месяцам. Итого мы должны получить планы для шести месяцев.
Весь выбранный интервал плановых данных укладывается в один год,
поэтому распределение по профилю возможно за одну итерацию.
Пример 3. Планирование ведется с периодичностью в квартал. Для
плановых данных делаем выборку за период с 01.10 по 31.03.
69
Эти данные необходимо распределить согласно профилю
распределения годовых оборотов по месяцам. Итого мы должны получить
планы для шести месяцев. Весь выбранный интервал плановых данных не
укладывается в один год, поэтому распределение по профилю возможно за
две итерации.
Итак, нами корректно выбран профиль распределения, задан интервал
дат для распределения. Теперь для интервала надо определить, как
подпериоды профиля согласуются с реальными датами из интервала. Ведь
сам профиль задается в относительной шкале времени без привязки к
календарю, а интервал - в абсолютной. Нужно определить, для какого
интервала календарных дат действует тот или иной подпериод из профиля и,
соответственно, для какого интервала календарных дат какой вес указать в
качестве базы распределения.
Чтобы перевести профиль из относительной шкалы в абсолютную
действуют следующие правила.
Если периодом профиля является год, а подпериодами - кварталы
или месяцы или дни, то началу первого периода соответствует всегда дата 01
января.
Если периодом профиля является квартал, а подпериодами - месяцы
или дни, то началу первого периода соответствует всегда первое число
месяца - начало квартала (1 января, 1 апреля, 1 июля, 1 октября). В
зависимости от того, к какому кварталу относится интервал распределяемых
данных, выбирается соответствующая дата начала периода профиля.
Если периодом профиля является месяц, а подпериодами - дни, то
началу первого периода соответствует всегда первое число месяца. В
зависимости от того, к какому месяцу относится интервал распределяемых
данных, выбирается соответствующая дата начала периода профиля.
Если подпериодом профиля является неделя, то началу первого
периода соответствует начало распределяемого периода.
Например, если применяется профиль распределения месяца по
неделям, но начало первого периода в профиле будет соответствовать дата
начала месяца. Отсюда следует, что первая неделя, которая соответствует
первому периоду в профиле распределения, может быть либо полной неделей
(когда начало месяца является понедельником), либо неполной. То есть
профиль распределения месяца по неделям может содержать до 6 периодов
(4 полных недели и 2 неполных). Для неполных недель действует правило:
вес подпериода профиля корректируется на число дней неполной недели.
Это правило коррекции действует даже в случае, когда вес
распределения задан для каждой недели года. Например, нам нужно
распределить месячные планы, используя профиль распределения квартала
по неделям. В этом случае для каждой недели года будет указан свой вес.
Однако для недель, попадающих на стык двух месяцев, вес будет
вычисляться по правилу корректировок весов для неполных недель. Для
нашего примера вес первой неполной недели марта будет равен не 8, а
вычислен как 8*2/7=2,86. 70
Поэтому в описании профиля распределения месяца по неделям имеет
смысл задавать 6 подпериодов, так как в месяце могут быть 2 неполные
недели.
Аналогичным образом задается профиль распределения года по
неделям и кварталов по неделям. Началу первого подпериода в таких
профилях будет соответствовать либо начало года, либо начало квартала.
Для неполных недель вес корректируется на число дней, входящих в
неполную неделю. Для нашего примера вес первой полной недели равен 6, в
первую неполную неделю входит 2 дня, значит вес для первой неполной
недели вычисляется как 6*2/7=1,71. Аналогично для последней неполной
недели 3*1/7 = 0,43.
Если для какого-либо профиля задано количество подпериодов
меньше, чем следует, то веса незаданных подпериодов считаются равными
нулю. Такое возможно, например, если в профиле распределения недели по
дням задано не 7 подпериодов, а 5. Это означает, что для последних двух
подпериодов значение весов равно нулю.
Такая же ситуация возникает, когда профиль распределения месяца по
дням задан не для 31, а для 30 подпериодов (дней). При применении такого
профиля веса для 31 чисел будут равны нулю.
Наложение профиля на абсолютную шкалу времени происходит
последовательно для каждого периода, входящего в профиль, до тех пор,
пока не будет распланирован весь интервал данных. Это приводит к тому,
что теоретически можно указывать и больше подпериодов, но календарные
даты будут указаны только для тех, которые имеют смысл. Например, если
периодичность данных для планирования - месяц, и для этого интервала мы
используем профиль распределения «месяц по неделям», указав 8 периодов в
профиле, то, последовательно определяя календарные даты для подпериодов,
мы дойдем, например, до 5 подпериода, определив для него конечную дату
29 число месяца. Следующая неделя будет неполной и для ее определения
возьмется вес следующего (шестого) периода скорректированный на
количество дней в неполной неделе. А далее для нового месяца итерация
повторится - сначала определим дату первого подпериода, потом второго и
так далее. Подпериоды, начиная с 7, окажутся в профиле невостребованными
в механизмах планирования.
Итак, для распределения данных планирования по профилю
распределения необходимо выполнить действия:
определить корректность выбранного интервала плановых данных.
Интервал должен быть кратным периодичности плана.
выбрать корректный профиль распределения. Периодичность плана
должна быть больше подпериодов выбранного профиля.
весь интервал выборки плановых данных делится на интервалы
равные периодичности плана и распределению подлежат данные каждого
интервала.
для каждого интервала применяется распределение по профилю
согласно правилам распределения. Сначала для подпериодов профиля 71
определяются календарные даты начала и конца подпериода, далее для этих
периодов определяются веса. Веса задают базу распределения плановых
данных.
Детализация по объектам планирования
Детализация по объектам планирования заключается в распределении
плановых оборотов номенклатурной группы по входящим в эту группу
объектам номенклатуры. Поскольку для каждой номенклатуры возможен
единственный вариант принадлежности этой номенклатуры группе, то и вес
вхождения может быть определен один раз. То есть для этого варианта
детализации мы не можем задать разные профили распределения оборотов,
этот профиль - единственный. История изменения весов вхождения
номенклатуры в группу в системе не хранится.
Согласно этому профилю, будут распределяться и количественные и
суммовые плановые обороты группы. Заметим, что для конфигурации не
важно, в каких единицах измерения ведется количественный учет
номенклатуры, входящей в одну группу.
Веса задаются для каждого объекта вручную и служат базой
распределения оборотов. Автоматизированный способ заполнения веса,
например, на основе статистики, в системе не предусмотрен. Если вес не
указан, он принимается равным нулю.
Уточненные планы ведутся в разрезе номенклатуры и характеристик
номенклатуры. После формирования уточненного плана значения
характеристик номенклатуры останутся пустыми. Для корректного
оформления плана значения этих характеристик необходимо будет внести
вручную.
Формирование уточненных планов по данным других подсистем
Данные для формирования уточненных планов могут формироваться
по данным подсистемы заказов, а также по данным другим подсистем,
которые используются в стратегии расчета стоимостных и количественных
показателей. Формирование уточненных планов производится с помощью
помощника планирования. Данные о заказах, сделанных поставщикам, могут
составить основу для формирования плана закупок, а заказы покупателей -
для плана продаж.
Подбор заказов пользователь производит вручную, ориентируясь,
Например на дату отгрузки в заказах покупателей или на дату поступления в
заказах поставщикам. Системой в этом случае будут автоматически
складываться обороты по включенным заказам. При этом ссылка на заказы в
самих планах не хранится.
Для формирования укрупненных планов с детализацией по
номенклатурным группам, заказы поставщикам и заказы покупателей не
могут использоваться. Если это все же необходимо, то формирование такого
плана возможно за две итерации:
формирование уточненного плана по данным заказов;
формирование укрупненного плана из уточненного, являющегося
результатом предыдущей итерации. 72
При использовании помощника планирования эти две итерации могут
быть совмещены.
Формирование укрупненных планов из уточненных
Этот механизм является автоматизированным объединением данных из
уточненных планов. Причем укрупнение плана может проводиться как путем
увеличения периода планирования так и укрупнением категорий
планирования. Формирование укрупненных планов из уточненных также
производится с использованием помощника планирования. Укрупнение
может происходить сразу по двум направлениям:
уменьшением детализации по объектам планирования.
уменьшение детализации по периодам планирования;
Ограничений на последовательность применения этих способов в
системе нет, последовательность и целесообразность применения этих
способов полностью зависят от предметной области, от сущности объектов
планирования.
Сложение оборотов планов можно проводить независимо от того,
какие сценарии или какие периодичности имеют планы. Итоговому плану мы
можем присвоить новый сценарий, отличающийся от сценариев
первоначальных планов, указать любую периодичность.
Если первоначальные данные в планах были указаны с точностью до
номенклатуры, то и итоговый план сформирован с точностью до
номенклатуры. Проблемой может стать только агрегирование планов с
периодичностью неделя для формирования месячного, квартального или
годового планов. Связана проблема с неоднозначным отнесением данных
недели, попадающей на стык месяцев или кварталов. В этом случае плановые
данные по этой неделе разносятся по разным месяцам пропорционально
количеству дней этой недели относящимся к разным месяцам.
Пример 4. Мы определили, что периодичность конечного плана
должна быть месяц. В этот план должны входить данные некоторого плана,
периодичность которого неделя. Пятая неделя этого плана приходится на
период [30 марта, 05 апреля]. Количество некоторой номенклатуры для этого
периода 70 штук. При формировании месячного плана надо это количество
распределить между периодом марта и апреля. Соответственно в мартовский
план попадет 70*2/7=20 штук, а в апрельский 70*5/7=50 штук.
Укрупнение плана возможно и без увеличения периодичности.
Можно сложить планы нескольких сценариев за один период.
Например, если для каждого менеджера задан план продаж на один и тот же
период, но по разным сценариям, то можно получить общий план продаж
сложением оборотов из планов каждого менеджера.
Уменьшение детализации по объектам планирования означает переход
от планов с детализацией по номенклатуре к планам с детализацией по
номенклатурным группам. Такое укрупнение происходит фактически
сложением оборотов номенклатуры в разрезе своих групп. Условием
корректной операции будет тот факт, что все номенклатурные позиции в
рамках одной группы имеют одну единицу измерения. Иначе может 73
произойти сложение количества в штуках с количеством в метрах.
Фиксация сценариев-периодов
Сценарность планирования позволяет нам помимо окончательных
утвержденных планов формировать и записывать в систему проекты планов.
Эти проекты планов могут иметь несколько итераций согласований и
уточнений. Иногда появляется необходимость в запрете редактирования
некоторого плана от изменений. В системе можно зафиксировать любой план
любого сценария. Пользователем указывается дата границы фиксации,
блокируется изменение данных, относящихся к периодам ранее этой даты.

7. Объемно-календарное планирование закупок

Общая последовательность планирования закупок
Процесс объемно-календарного планирования закупок состоит из
нескольких стадий.
На первой стадии оцениваются общий объем потребностей в товарах,
необходимый для удовлетворения выбранной программы продаж товаров и
планов продаж. В результате объемно календарного планирования мы
должны будем найти варианты того, какими способами мы будем этот
список потребностей в товарах удовлетворять - хватит ли текущих складских
остатков, надо ли будет закупать товары у поставщика.
Далее анализируется, на сколько сформированный план потребностей в
товарах может быть удовлетворен за счет имеющихся в момент анализа
плана складских остатков товаров (зарезервированных под заказы
покупателей и находящихся в свободном остатке). Эти объемы
распределяются на перечень потребностей, определенный на второй стадии,
тем самым, уменьшая объем потребностей в товарах.
Оставшийся объем потребностей в товарах пользователю предлагается
либо распределить среди существующих, но еще не выполненных заказов
поставщикам, или оформить на этот объем новые заказы.
То есть первые две стадии относятся к формированию объема
потребностей в товарах, а последняя - к оценке того, как удовлетворить
сформированный объем потребностей за счет заказов поставщикам. Всего
возможно пять вариантов того, как удовлетворить план потребностей в
товарах:
за счет остатков товаров, которые зарезервированы для заказов
покупателей;
за счет свободных остатков товаров на складах;
за счет товаров, на которые выписаны документы продажи, но
отгрузка еще не произведена;
за счет существующих заказов поставщикам;
за счет новых заказов поставщикам.
Определение потребности ведется за некоторый период с точностью до
даты этого периода.
Формирование потребностей в товарах 74
Формирование потребности в товарах необходимо для общей оценки
материальных запасов требующихся для обеспечения выбранной стратегии
продаж, плана продаж, заказов покупателей.
В конфигурации для формирования потребности в товарах разработан
гибкий инструмент, позволяющий пользователю самому задавать источники
возникновения потребностей в материалах (планы продаж, заказы
покупателей, план закупок), а затем автоматизированным способом получать
для них оценку о необходимом количестве товаров.
Независимо от способа формирования потребностей, итоговые объемы
потребностей должны быть представлены с детализацией до:
номенклатуры товаров;
характеристики товаров;
проекта;
заказа покупателя;
конечной даты удовлетворения потребности (та дата, к которой
должны поступить товары).
Процесс формирования потребности в товарах состоит из нескольких
стадий:
выбор периода, за который будут анализироваться потребности в
товарах;
набор источников формирования потребностей в товарах;
оценка уже существующих потребностей в товарах;
корректировка имеющихся потребностей на количество товаров,
необходимых для удовлетворения выбранных источников
потребностей в товарах.
Выборка источников потребностей в товарах
Источниками для формирования потребностей могут выступать
следующие планы:
планы продаж;
заказы покупателей
планы закупок
Рассмотрению подлежат только уточненные планы, построенные с
детализацией до номенклатуры и характеристики, а не до номенклатурной
группы.
Набирая информацию из этих планов, мы определяем общий список
товаров, который мы планируем продать, и для которых будет в дальнейшем
произведен анализ необходимого количества товаров для закупки. При
использовании данных из нескольких планов итоговые данные по
совпадающим разрезам будут либо складывать, либо вычислять
максимальное значение. Метод объединения данных настраивается
пользователем.
Пример 1. План закупок может быть сформирован на основе анализа
заказов покупателей и плана продаж, сформированного на основе динамики
продаж за предыдущий период. В этом случае в качестве источника 75
потребностей может быть указан только план закупок, который фактически
собрал в себя все потребности по предполагаемым продажам товаров за
период и заказам покупателей.
Пример 2. Источники потребности формируются отдельно для
оптовой и розничной продажи товаров. Для удовлетворения потребностей в
розничной продаже используется план закупок, а для формирования
потребностей в оптовой продаже используются заказы покупателей и план
продаж, составленный на основе анализа оптовых продаж товаров за
предыдущий период. В этом случае источниками потребности будут план
продаж, план закупок и заказы покупателей.
При выборке данных из планов границы выборки выравниваются по
границам периода анализа потребностей. Механизм выравнивания границ
аналогичен механизму, используемому в процедурах построения уточненных
планов из укрупненных.
Выборка данных из планов производится с указанием фильтра по:
сценариям планирования;
подразделению;
проекту.
Дата потребности определяется следующим способом:
Для заказов покупателей дата потребности равна дате
предполагаемой отгрузки, указанной в заказе, минус один день. Если дата
отгрузки в заказе не указана, то дата потребности указывается пользователем
вручную.
Для данных планов продаж и закупок дата потребности определяется
как последняя дата выборки минус один день.
Если периодичность планирования меньше, чем период анализа
потребностей, то из плана извлекается несколько значений для каждого
периода плана.
Например, если анализ потребности проводится за полгода,
периодичность плана месяц, то из плана будет выбрано 6 значений по
каждому месяцу. Дата потребности при этом будет определена как
предпоследняя дата соответствующего месяца.
В итоге получаем список:
товаров;
количества;
даты потребности, к которой надо получить товары, чтобы
удовлетворить эту потребность;
заказов покупателей, если заказы покупателей являются
источниками для формирования потребностей.
Если для оценки потребностей используются данные о заказах, то в
случае изменения заказов необходимо переформировать данные о
потребностях, источником для которых служат заказы.
Анализ способов удовлетворения потребностей
Как было указано выше, всего в системе возможно 5 вариантов того,
как удовлетворить план потребностей в товарах: 76
за счет остатков товаров, которые зарезервированы для заказов
покупателей;
за счет свободных остатков товаров на складах;
за счет товаров, на которые выписаны документы, но которые еще не
отгружены (работа с ордерной схемой);
за счет существующих заказов поставщикам;
за счет новых заказов поставщикам.
Прежде чем рассмотреть каждый из указанных вариантов, дадим
определение понятию «свободного остатка» товаров на складах. Весь объем
складских остатков можно разделить на две категории: доступные для
продажи и зарезервированные (недоступные для продажи или доступные при
определенных условиях). Категории зарезервированных товаров могут быть
следующие:
товары, которые зарезервированы под заказ покупателя, могут быть
отгружены только под этот заказ, только определенному покупателю;
товары, на которые выписаны документы отгрузки, но фактически
эти товары еще находятся на складах предприятия;
товары, которые поступили на склад, но которые запрещено
продавать до поступления на них финансовых документов учета
поступления.
Все незарезервированные товары находятся в свободном остатке.
Удовлетворение потребностей в товарах за счет имеющихся складских
остатков
Итак, для анализа того, каким способом можно удовлетворить
сформированную потребность в материалах, прежде всего, анализируются
остатки товаров на складах, имеющиеся на дату проведения такого анализа.
Рассмотрению подлежат три категории остатков:
резервы товаров, сделанные под заказ покупателя;
товары, находящиеся в свободном остатке;
товары, которые проданы, но не отгружены со склада.
Вначале анализируем товары, которые зарезервированы под заказ
покупателей. Для этого ищем совпадения в списке потребностей товаров и в
резервах по значениям заказов покупателей, товаров, характеристик,
проектов. Если по одной позиции есть несколько потребностей с разными
датами, то погашение производится, начиная с самых ранних дат.
Количество зарезервированных товаров из складских остатков может
быть отнесено на покрытие потребности, только если эта потребность
привязана к заказу. Потребность, которая не привязана к заказу покупателя,
резервами не погашается. Для погашения такого рода потребностей
используются только товары, находящиеся в свободном остатке. Товары в
свободном остатке могут погашать также те потребности, которые
определены в привязке к заказу покупателя, но на которые не хватило
зарезервированных под эти заказы товары.
В общем случае, свободные остатки распределяются на потребности по
следующему приоритету: 77
сначала распределение идет по датам потребностей, начиная с самых
ранних;
внутри дат распределение идет по заказам, причем приоритет имеют
потребности, у которых указан заказ покупателя.
Итак, потребности, привязанные к заказу покупателя, могут быть
погашены остатками товаров в следующем порядке:
зарезервированные под заказ;
находящиеся в свободном остатке;
проданные, но не отгруженные.
Потребности, которые не привязаны к заказу покупателя, могут быть
погашены только из свободного остатка товаров.
Удовлетворение потребностей за счет существующих заказов
поставщикам
Те потребности в товарах, которые не получилось удовлетворить за
счет имеющихся складских остатков, анализируются на возможность
удовлетворения за счет имеющихся заказов поставщикам. Из всех заказов
поставщикам выбираются только утвержденные и при этом невыполненные
заказы. Невыполненным заказом является заказ, по которому либо вообще не
было получения товаров, либо было частичное получение.
Напомним, что при оформлении заказа поставщику можно указать
заказ покупателя, под который покупается товар. Поэтому объем товаров в
невыполненных заказах поставщикам можно разделить на объем товаров с
указанием заказа покупателя и без заказа покупателя.
Потребности в товарах будут «размещаться» в заказах поставщикам по
следующим правилам.
Сначала объем потребностей с указанием заказа покупателя
размещается в заказах поставщикам с таким же заказом покупателя. Если для
одного заказа и товара есть несколько дат потребностей, то погашение
производится, начиная с самой ранней возможной даты.
В отличие от подобного погашения потребностей складскими
остатками товаров, здесь при определении потребностей выбираются только
те заказы покупателей, в которых предполагаемая дата отгрузки товаров
больше предполагаемой даты поступления товаров в заказе поставщику.
Далее объем потребностей размещается в заказах поставщикам с
неуказанным заказом покупателя. В том случае если на одну и ту же дату
есть потребность с указанным заказом покупателя и без заказа, приоритет
имеют потребности с указанным заказом.
После такой процедуры анализа способов удовлетворения
потребностей в товарах мы получаем три списка:
Перечень потребностей, которые так и не удалось удовлетворить ни
за счет существующих складских остатков, ни за счет существующих заказов
поставщикам. Для удовлетворения таких потребностей необходимо
формировать новые заказы поставщикам.
Перечень заказов поставщикам, в которых есть ссылка на заказ
покупателя, но которые так и не были связаны со списком потребностей. 78
Такие заказы будут выведены пользователю как потребности с
отрицательным знаком. Фактически, это означает перечень товаров,
потребность в которых отпала, но заказ поставщику не отменен.
Перечень заказов поставщикам, в которых нет ссылки на заказ
покупателя, но которые так и не были связаны со списком потребностей.
Помощник для формирования заказов поставщикам
Перечень потребностей в товарах, который остался не покрытым ни
складскими остатками товаров, ни существующими заказами поставщикам,
можно удовлетворить за счет создания новых заказов поставщикам. Создать
заказы поставщикам можно вручную, оформив соответствующий документ, а
можно воспользоваться помощником заполнения календарного плана
закупок.
С его помощью можно подобрать по некоторым параметрам наиболее
подходящих поставщиков. Конфигурация сама в этом случае сформирует
новый пакет заказов, который в дальнейшем может быть принят
пользователем или изменен.
Для анализа подходящих поставщиков используются следующие
параметры:
При подборе используются только основные поставщики. Поставщик,
который является основным, указывается в форме позиции номенклатуры.
Надежность поставщика. Надежность поставщика определяется и
ведется пользователем вручную в справочнике «контрагенты». Надежность
может быть высокой, средней, низкой.
Доставка поставщика. Информация о возможной доставке
поставщика: нет доставки, платная доставка, условно бесплатная доставка,
бесплатная доставка.
Срок выполнения заказа поставщиком. У поставщика может быть
определен средний срок выполнения заказов. При подборе поставщика
можно указать, например, количество дней доставки и подобрать
поставщиков, у которых нормативное время доставки не больше указанного.
Информация о надежности, сроках выполнения заказов и о способах
доставки указывается в справочнике «Контрагенты» на закладке «Как
поставщик».
15

Приложенные файлы

  • doc 354414
    Размер файла: 632 kB Загрузок: 1

Добавить комментарий