пр дзд

Практичне заняття 1-2
Вступ. Законодавча, нормативно-правова організаційна документація та документи колегіальних органів.
Розпорядча й довідково-інформаційна документація
План
Предмет і завдання курсу «Документаційне забезпечення діяльності».
Організація документно-інформаційного забезпечення діяльності. Державний класифікатор управлінської документації: призначення, структура; види документації за ДКУД.
Поняття, значення й місце законодавчої та нормативно-правової документації. Нормативно-правові документи як підґрунтя для створення різних видів документів. Класифікація й характеристика основних законодавчих та нормативних документів.
Поняття, призначення та роль організаційної документації у документуванні. Характеристика організаційних документів, особливості їх створення, використання та зберігання.
Особливості та призначення документів колегіальних органів; специфіка їх створення, використання та зберігання.
Характеристика розпорядчої та довідково-інформаційної документації. Вимоги до створення, обробки, поширення та зберігання означених груп документів.

6
Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.
Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.
Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.
Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.
До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів:
o акти; протоколи;
o довідки;
o службові листи;
o пояснювальні та доповідні записки;
o плани і графіки;
o відгуки та рецензії.
Акти
Акт - офіційний документ, складений для підтвердження встановлених фактів. В акт включаються тільки ті факти, що встановлені особами, які його підписали. У деяких випадках акт складається однією або декількома посадовими особами і не тільки фіксує встановлені факти, але й уміщує висновки, рекомендації, пропозиції. У них зазначаються документи, що визначають повноваження осіб, які складали акт.
Акт звичайно оформлюють на загальному бланку. Він містить наступні реквізити та інформаційні елементи:
o назва організації;
o назва виду документа;
o дата, індекс, місце складання;
o гриф затвердження;
o заголовок до тексту;
o підстава;
o склад комісії;
o присутні;
o текст;
o відомість про кількість примірників акту, їх місцезнаходження;
o перелік додатків;
o підписи членів комісії (та присутніх).
Текст акта складається із вступної та констатуючої частини. У вступній частині вказуються підстави для складання акта й особи, які склали акт та були присутніми при цьому. Акт може бути складений за вказівкою вищестоящої організації, керівника установи або підрозділу, на основі розпорядчого документа.
У констатуючій частині акта викладаються сутність, характер, методи та строки проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки та пропозиції. Констатуючу частину можна оформити у вигляді таблиці.
У кінці тексту розмішуються дані про кількість ідентичних екземплярів акта, місце їх знаходження або в адресатах, котрим вони направлені. Акт звичайно складають у трьох примірниках. Перший із них спрямовують до вищої організації, другий - керівнику організації, третій - підшивають до справи.
Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні, без зазначення посади. Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його із зауваженням своєї незгоди і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акту. Невеликі за змістом зауваження можна навести після підписів осіб, які складали акт.

Якщо висновки та пропозиції в акті викладаються у розпорядчій формі з зазначенням строків виконання приписаних дій, то акт надасться керівнику, котрий розписується в тому, що він ознайомлений з його змістом.
Протокол - це документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах, конференціях, ділових зустрічах, а також документ, який складається офіційною особою для засвідчення якогось факту.
За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на З групи;
1. Стислі, у тексті яких записано лише ухвали.
2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.
3. Стенографічні, де всі виступи записують дослівно. Протоколи ведуть посадові особи (секретарі, діловоди) або вибрані на засіданні секретаріати чи секретарі. Протоколи складають на основі рукописних, стенографічних, магнітофонних записів, що зроблені під час засідання: Крім того, при оформленні протоколу використовуються надані до засідання матеріали: тексти, тези доповідей та виступів, довідки, проекти рішень тощо. Протокол повинен відрізнятись повнотою і точністю викладення виступів і ходу зборів. У протоколі необхідно відображати всі висловлені в процесі обговорення думки, точки зору і заяви, а також усі прийняті рішення, і Протокол містить наступні реквізити;
o найменування організації або структурного підрозділу;
o назва виду документа;
o дата, індекс;
o грифи затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);
o заголовок;
o текст;
o підписи голови і секретаря, відбиток печатки.
Заголовком до тексту протоколу є назва колегіального органу або конкретної наради і обговорюване питання. Текст протоколу складається зі вступної та основної частин. У вступній частині після слова ПРИСУТНІ вказують прізвища всіх присутніх на засіданні членів колегіального органу або співробітників, а також запрошених осіб. Якщо їх кількість перевищує 15, до протоколу додається список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу вказують тільки їх загальну кількість. Прізвища осіб, які брали участь у засіданні, розміщують за алфавітом (окремо - члени колегіального органу, окремо - запрошені) і друкують у рядок через інтервал. Після прізвища запрошеної особи вказують назву установи, яку вона представляє, місце роботи і посаду.
На зборах і засіданнях з великою кількістю присутніх зазначають лише кількісний склад присутніх. Ініціали і прізвища голови та секретаря, яких обирають, фіксують у вступній частині протоколу.
Текст протоколу має складатися з позицій згідно пунктів порядку денного. Текст кожної позиції укладається за формою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.
Слово СЛУХАЛИ пишуть в окремому рядку із цифрою, що позначає питання. Після слова СЛУХАЛИ ставлять двокрапку. Ініціали і прізвище доповідача потрібно писати з нового рядка в називному відмінку і підкреслювати, після прізвища ставлять тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої мови. Якщо наявний текст доповіді, це необхідно відмітити позначкою ("Текст доповіді додається"). Нижче нотують питання і доповіді на них.
Слова ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ потрібно друкувати великими літерами з нового рядка для того, щоб їх виділити.
1. Організаційно-розпорядча документація
Управлінська діяльність установ знаходить своє документальне відображення в ділових паперах, за допомогою яких реалізуються різноманітні функції. Документ – основний вид ділової мови; засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.
Сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації. Найчисленнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів.
Однією з найпоширеніших уніфікованих систем є організаційно-розпорядча документація (ОРД), яка застосовується для оформлення управлінської документації.
Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи. Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Документи повинні відповідати таким вимогам: придатність до тривалого зберігання, максимальна точність тощо. Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення цієї інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру. Правила й рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів державної влади та актів органів державної виконавчої влади, місцевого й регіонального самоврядування.
Організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні системи документаційного забезпечення державного управління і діловодства подають установи Державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників організацій та установ усунення виявлених під час перевірок недоліків.
Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи. У роботі з документами велику роль відіграє текстове оформлення рішень, дій, вчинків. Мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності.
Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі й довідково-інформаційні документи. Організаційні документи на тривалі строки закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов’язки, права й відповідальність органів управління та спеціалістів підприємства. Ці документи, що створюються на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах, разом із нормативно-правовим й, розпорядчими, довідково-інформаційними й документами колегіальних органів можна умовно віднести до документації із питань загальної діяльності.
Усі організації й підприємства в їх діяльності поряд з актами органів державної влади керуються організаційними документами (статутами, положеннями, правилами та інструкціями).

5 Підготовка документів до засідань колегіальних органів
Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.
Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.
У плані роботи колегіального органу зазначаються:
o питання, що повинні розглядатися;
o дата розгляду;
o прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу апарату колегіального органу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом;
o строк подання документів.
Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.
Керівники структурних підрозділів апарату колегіального органу завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.
Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів його апарату. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.
Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи повинні містити:
o доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;
o проект рішення (розпорядження, постанови) колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів його апарату;
o документи до проекту рішення (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби - проект наказу;
o довідку про погодження проекту рішення (розпорядження, постанови) із заінтересованими структурними підрозділами установи та іншими установами;
o список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;
o інші документи, необхідні для розгляду питань.
Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або в протокольній частині колегіального органу окремо з кожного засідання.
У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.
За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів апарату колегіального органу.
Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.
Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.
Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням встановлених вимог, зазначених далі в цьому підрозділі.
Рішення колегій установ реалізуються шляхом видання наказів установ, розпоряджень керівників установ, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них.
Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.


4 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТИ
1 Вимоги до виготовлення організаційно-розпорядчих документів.......................................................................................
1.1 Вимоги до виготовлення бланків......................................
1.2 Вимоги до текстів службових документів......................
2 Мова і стиль організаційних документів.................................
3 Організаційні документи...........................................................
3.1 Інструкція............................................................................
3.2 Положеня.............................................................................
3.3 Правила................................................................................
3.4 Статут..................................................................................
Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняють за функціональними призначеннями.
Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядча документація (ОРД). Вона відіграє провідну роль в управлінській діяльності і призначена для оформлення процесів організаційного управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвладних їм організацій та установ.
Організаційна документація – це документи, що закріплюють функції, обов`язки та права органів протягом тривалого терміну. Усі організації і підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами, інструкціями. Тому всі документи, які створені в певній організації - це обличчя фірми. Від того наскільки професійно виконана документація, буде залежати успіх даної фірми, а також те, чи зуміють керівники переконати співробітників, що саме вони є партнером, який їм необхідний.
Президент України видає укази та розпорядження; Верховна Рада України приймає закони, постанови, рішення; Кабінет Міністрів України, міністерства видають постанови і розпорядження, накази, висновки, укладають угоди. ОРД створюються різними установами, організаціями, підприємствами різних типів для закріплення функцій, обов`язків і прав керівних органів та осіб управління на певні строки. В окремих документах визначаються права та обов`язки організацій у сфері планування, фінансів, а також господарсько-розрахункової діяльності.
Мета курсової роботи – визначити роль організаційної документації, вивчити процес складання та організації роботи з даними документами.
Об’єктом курсової роботи є ряд організаційних документів, зокрема правила, положення, інструкції, статут.
Предмет курсової роботи – процес функціонування організаційної документації в управлінському апараті.
Найбільш повно мета роботи розкривається через її завдання, серед яких:
вивчення нормативних документів щодо оформлення бланків;
виокремлення основних елементів організаційних документів;
визначення ролі даних документів в управлінській діяльності.
1. Вимоги до виготовлення організаційно-розпорядчих документів
Для оформлення організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:
01-зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;
02-зображення емблеми організації;
03-зображення нагород;
04-код організації;
05-код документа;
06-назва міністерства чи відомства;
07-назва організації;
08-назва структурного підрозділу організації;
09-довідкові дані про організацію;
10-назва виду документа;
11-дата документа;
12-реєстраційний індекс (вихідний номер документа);
13-посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
14-місце складення чи видання;
15-гриф обмеження доступу до документа;
16-адресат;
17-гриф затвердження документа;
18-резолюція;
19-заголовок до тексту документа;
20-відмітка про контроль;
21-текст документа;
22-позначка про наявність додатків;
23-підпис;
24-гриф погодження документа;
25-візи документа;
26-відбиток печатки;
27-відмітка про засвідчення копії;
28-прізвище виконавця та номер його телефону;
29-відмітка про виконавця документа і направлення його до справи;
30-відмітка про наявність документа в електронній формі;
31-відмітка про надійдення документа до організації;
32-запис про державну реєстрацію.
1.1 Вимоги до виготовлення бланків
Бланк – стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, відведеним для змінної. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів та інших документів. Усі основні документи повинні друкуватися на бланках. Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру праці, надає інформації офіційного характеру, полегшує виконання та подальше використання документа. Бланк має бути виконаний бездоганно. Особливо велика увага приділяється чіткості надрукованого тексту, грамотності і культурі спілкування.
Відповідно до ГОСТ 6.3810 встановлено два види бланків ОРД:*
для службових листів;*
загальний (для виготовлення наказів, прото-колів, розпоряджень, постанов, вказівок і та інших ОРД).
Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановле-но два варіанти розташування реквізитів: *
кутове постійні реквізити розташовуювуються в лівому верх-ньому куті; *
поздовжнє постійні реквізити розташовуються уздовж верх-ньої частини аркуша.
У свою чергу і кутове, і поздовжне розташування реквізитів може бути: *
флаговим кожний рядок реківізиту починається від лівої межі робочої площі; ;*
центрованим початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної юбочої площі.
При виготовленні бланків для службових листів наносять реквізити 0109 і трафаретні частини реквізитів 1113. Останні розміщують ліворуч, на площі, відведеній формуляром-зразком, неза-лежно від варіанту розташування постійних реквізитів кутового чи поздовжнього. Крім зазначених реквізитів та трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальніі позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29-31.
Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (у межах площі, відведеної формуляром-зразком) необхідно продублювати державною мовою. На бланках з кутовим розташуванням реквізитів, реквізити 0609 спочатку друкують державною мовою, а нижче іно-земною. На бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів, зазначені реквізити друкують ліворуч державною мовою, а право-руч іноземною.
При виготовленні загальних бланків обов'язково наносяться рек-візити 0103, 0608, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 04, 05, 17, 19, 20.
На основі загального бланка можугь виготовлятися бланки для окремих видів документів наказів, розпоряджень, вказі-вок, довідок тощо. В такому випадку загальний бланк доповнюють рекві-зитами 04, 05, 10.
Підприємства, установи, організації, в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 за рік, оформляючи доку-менти, можуть користуватися гумовим чи виготовленим на спе-ціальній основі штемпелем. Склад і розташування реквізитів у штем-пелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38 90.
Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. Склад цих бланків і розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38 90 до бланків службових листів. У посадових бланках уводять додатковий реквізит «Назва посади», який розташовують нижче від реквізиту 07 .
Зображення Державного герба на бланках з кутовим та поздовж-нім розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діа-метром до 20 мм.
Виготовляючи бланки документів, в якості емблеми організації (рекві-зит 03) використовують товарний знак (знак обслуговування), за-реєстрований у встановленому порядку. Замінювати назву організації емблемою не можна. Зображення емблеми організації відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України. На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного герба.
Об'єднання, установи, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (ордени), можуть містити їх зображення на бланках службових документів чи включати назви цих нагород до своїх назв, або робити те й інше разом.
Замість повної назви організації вищого рівня - міністерства чи відомства (реквізит 06) можна наносити його скорочену назву, визначену відповідним правовим актом.
Реквізит 08 у разі потреби видруковують.
1.2 Вимоги до текстів службових документів
Текст належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об’єктивним, юридично бездоганним.
Текст ОРД оформляють у вигляді:
-складного тексту;
-анкети;
-таблиці;
-поєднання цих форм.
Тексти службових документів повинні складатися з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, а в основній - рішення, розпорядження, висновки, пропозиції та прохання.
Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які номеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться.
У службових листах, факсах використовують такі форми викладу:
-від першої особи однини;
-від першої особи множини;
-від третьої особо однини.
Текст, що містить словесну чи цифрову характеристику одного об'єкта за низкою ознак, оформляють у вигляді анкети, яка має постійну та змінну інформацію. До постійної інформації належить перелік ознак, наведений у певній послідовності, а до змінної конкретна характеристика цих ознак.
Текст, який становить зразок, що його дуже часто наслідують, оформляють у вигляді трафарету. У трафаретних документах постійну частину тексту виготовляють друкарським способом або за до-помогою ПК (друкарської машини), а змінну вписують від руки або видруковують.
2. Мова і стиль організаційних документів
Складання службових документів – важкий і складний процес, який займає багато часу. Раціоналізувавши цей процес можна добитися економії часу, підвищити культуру документування і управлінської праці.
У роботі з документуванням велику роль грає словесне оформлення рішень, дій, зв’язків. При підготовці документів слід пам’ятати, що мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності. Так, дієвість директивної та розпорядчої документації значною мірою забезпечується імперативом – наказовою інструкцією мови наказів, розпоряджень, постанов. Відповідних мовних конструкцій потребують документи, що викладають прохання, вимогу, подяку. Ділове мовлення, ділова мова, ділове службове письмо – поняття визначені.
У кожній групі стилів є свої різновиди. Так, художньо- белетристичний стиль включає прозовий і поетичний, а суспільно-публіцистичний стиль - газетно журнальний та літературно критичний.
Офіційно-діловий стиль має спецефічні властивості на відміну від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа обов’язкове дотримання таких основних принципів: об’єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу. Форми вираження суспільних інтересів у службових документах повинні відповідати нормам адміністративного права.
У наші дні одним із сильних засобів впливу на мову мас є друковане слово. Із книг і журналів читачі черпають не тільки спеціальні знання, а й приклади правильного і образного викладу думок. Однак, дуже часто трапляються відхилення від літературних норм. Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими.
3. Організаційні документи
Органи управління міністерств, відомств, об’єднань, комбінатів, кооперативів, установ, підприємств поряд з актами вищих органів влади та управління керується у своїй діяльності організаційно-правовими документами – положеннями, статутами, інструкціями, правилами.
У них закріплюються функції, обов’язки і права органів на тривалі строки.
Так, у положеннях про підприємство, об’єднання передбачуються права в галузі планування, фінансів, капітального будівництва і т. д.
Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають у обов’язковому виконанню. Через них реалізується норми права у процесі керівництва господарським і соціально-культурним будівництвам, нормалізується нормативно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документів розв’язуються важливі завдання управління.
До найбільш поширених документів цього виду належать постанови, рішення, розпорядження, вказівки, інструкції і статути.
3.1 Інструкція
Інструкція – правовий акт, створюваний органами управління, що містить директиви, настанови, які регламентують організаційні, фінансові, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності установ, підприємств, їх структурних підрозділів, філій та служб, а також посадових осіб. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами, організаціями і є нормативним актом, що регламентує різні питання. (див. дод. А)
Існують посадові інструкції, інструкції з техніки безпеки, експлуатації різного устаткування та інші. Кожна з них набуває чинності з моменту затвердження її керівником установи або його ж наказом.
Інструкція оформляється на бланку або на чистих аркушах паперу й має такі реквізити: назва організації чи структурного підрозділу, назва виду документа, дата, реєстраційний індекс (за класифікатором), місце складання, гриф затвердження, заголовок до тексту, текст, підпис особи, відповідальної за її складання, гриф погодження, візи, відмітка про засвідчення копії, відмітка про наявність документа в електронному вигляді. Заголовок до тексту інструкції вказує на коло об’єктів, осіб чи питань, на які поширюється її вимоги. Текст інструкції починається словом „Загальні положення”, у якому викладено мету її видання, вказано межі поширення та порядок використання. Текст викладають у логічній послідовності, групують за розділами, до яких іноді входять підзаголовки, а також розбивають на параграфи. Найзручніше застосовувати наскрізну нумерацію. В тексті інструкції послуговуються словами „необхідно”, „повинен”, „зобов’язаний”, „забороняється”, „слід”. Розділи об’ємних інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти – арабськими.
Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Його викладають від другої особи. Широкого застосування набули посадові інструкції, що розробляються на підприємстві, установі для нових осіб, інженерно-технічних працівників, службовців. Такі інструкції встановлюють права та обов’язки працівників, коло їх завдань, особисту відповідальність. Після затвердження керівником вони стають нормативними актами, обов’язковими для певного кола осіб.
Інструктивний характер мають також рекомендації, методичні рекомендації, методичні вказівки та інші подібні документи.
У комплексі організаційних підприємств (організацій, установ) особливу групу становлять посадові інструкції.
Посадова інструкція – це організаційно-правовий документ, що регламентує функції, обов’язки, права й відповідальність працівника під час діяльності на певній посаді. ЇЇ розробляють для кожної посади, передбаченої штатним розкладом. На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) із працівником. І трудовий договір, і посадову інструкцію використовують у разі винекнення конфліктних ситуацій між роботодавцем та працівником.
Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов`язково погоджує її з юрист-консультом і подає на затвердження керівникові підприємства (організації, установи).
Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству (організації, установі).
У посадовій інструкції обов`язково мають бути такі розділи :
1)Загальні положення, де зазначають сферу діяльності працівника, порядок його призначення на посаду та звільнення з неї, порядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки, підлеглість працівника та коло посадових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі.
2) Функції.
3) Посадові обов`язки.
4) Права.
5) Відповідальність.
Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватись розділ, у яокму регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв`язків, порядок подання звітної інформації, тощо).
Посадові інструкції зберігають протягом трьох років після заміни новими.
3.2 Положення
Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності, функції, права та обов’язки державних органів, установ та їх структурних підрозділів. Положення складають переважно при створені нових підприємств або установ.
За змістом розрізняють такі положення: про підприємства, організації, установи, фірми, заклади і т.п., їхні структурні підрозділи комісії, бюро, групи тощо, з регламентацією порядку їх утворення, створення, функцій, компетенцій, обов’язків та організацій роботи; що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання; про організацію й проведення культурно- й спортивно-масових заходів, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.
Положення поділяються на типові та індивідуальні, що створюються на основі типових. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні – створюються за вказівкою керівництва безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.
Оригінали положень про структурні підрозділи, згруповані у справу, постійно зберігаються в організаційному відділі установи, організації, підприємства, а у підрозділах – лише копії.
Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій, установ. Цьому передує процес вивчення різних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створюваних комісій, груп і т. п.
Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу.
Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).
Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках організації або на чистих аркушах паперу формату А4 відповідно до ДСТУ 4163-2003. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.
Положення містить такі реквізити: назва організації чи структурного підрозділу, назва виду документа, дата, реєстраційний індекс документа, місце видання або складання документа, гриф затвердження, заголовок до тексту, текст, підпис, гриф погодження, візи, печатка (у разі потреби), відмітка про засвідчення копії, відмітка про наявність документа в електронній формі.
Текст Положення про структурний підрозділ складається з таких розділів:
1) загальні положення.
2) Власність і кошти підприємства.
3) Виробничо господарська діяльність.
4) Права та обов’язки підприємства або його підрозділів.
5) Структура управління.
6) Реорганізація і ліквідація установи, організація підприємств.
У першому розділі вказують цілі, що послужили підставою для створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функціональні зв’язки з іншими організаціями та підрозділами.
У другому-вказуються основні та обігові кошти, порядок придбання власності, амортизаційні відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на преміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові приміщення, порядок розпорядження надлишками невикористаних обігових коштів.
В останніх розділах регламентується виробничо- господарська діяльність підприємства, визначаються завдання за якістю продукції. В залежності від специфіки діяльності, може відображатися хід капітального виробництва, винахідництва і реалізації, стан матеріального забезпечення, трудовий режим, порядок розподілу житлової площі, організація соціального страхування, оплата кредитів та інші.
3.3 Правила
До правил належать службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок дій, поведінки юридичних та фізичних осіб. (див. дод. Б)
Розрізняють правила внутрішнього трудового розпорядку, підготовки документальних матеріалів до здачі в архів, правила експлуатацій залізничних колій і т.п.
Правила внутрішнього трудового розпорядку являють собою нормативні угоди і тому не повинні суперечити законодавству про працю.
За формою і змістом правила схожі з інструкціями, іноді їх складовою частиною (наприклад, правила оформлення вихідних документів включається в інструкцію діловодства). Реквізити правил такі: назва організації чи структурного підрозділу, назва виду документа, дата, реєстраційний індекс документа, місце складання, гриф затвердження, заголовок до тексту (входить до назви виду документа й містить короткий виклад змісту), текст, підпис, гриф погодження, візи, відмітка про наявність документа в електронному вигляді.
Аналогічний характер, а також однакову з інструкціями і правилами юридичну природу мають такі поширені нормативні документи, як рекомендації, регламенти, методичні вказівки, пам’ятки. Наказ як вольова дія спрямований на виникнення, змінення або припинення прав і обов’язків викликає різноманітні правові наслідки. Він є актом в одноосібному управлінні, оскільки державне підприємство, чи установа очолюється однією особою (генеральним директором директором, начальником), здійснюючи права підприємства, пов’язані з його виробничо-господарською діяльністю. Керівник організовує всю роботу підприємств і несе за нього повну відповідальність.
3.4 Статут
Статут- це нормативно-правовий акт, з допомогою якого оформляється створення підприємства, організації, установи, будь-якої форми власності та визначається її структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, фірмами чи фізичними особами. (див. дод. В)
Статут підприємства затверджується установою вищого рівня. Після затвердження повноважним органом Статут передається на реєстрацію до відповідних державних органів[для товариств з обмеженою відповідальністю (ТзОВ), приватних підприємств (ПП) і малих підприємств (МП) таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті], де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси.
Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність.
Статути бувають типові (розробляються для однотипних підприємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових конкретизацією їх).
Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби сюди слід вносити доповнення та зміни. Мета створення й діяльність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чинним законам України та іншим державним нормативно-правовим актам.

Статути оформляють на аркушах паперу формату А4 друкарським способом. Усі аркуші зшиваються, прошнуровують і скріплюють печатками.
Статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації.
Його повинні надавати на вимогу ревізійним комісіям, державним контролюючим органам, представникам судових і слідчих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу та ін.
Статути слугують підставою для розробки положень, правил та інших документів, що створюються на підприємствах.
Статути господарських організацій мають свої особливості. Ними визначені порядок вступу в організацію, права та обов’язки її членів, органів управління, порядок виборів. Статут може складатися для конкретної господарської, кооперативної чи іншої організації, у такому випадку він називається індивідуальним. Статути розроблені для ряду однотипних установ, організацій, вважаються типовими.
У деяких галузях народного господарства, з огляду на їх особливе значення, для окремих категорій робітників і службовців трудовий розпорядок регулюється статутами про дисципліну.
Статут повинен містии такі основні реквізити: гриф затвердження керівної організації або органу управління, найменування виду документа, заголовок, текст.
Титульна сторінка Статуту містить такі реквізити:
запис про державну реєстрацію;
гриф затвердження;
назва виду документа з назвою установи;
місце та рік складання або видання;
відбитки печаток і штампів відповідних установ (місцевого органу державної влади, пенсійного фонду, податкової інспекції, управління статистики).
На наступних аркушах оформлюють текст Статуту, що має такі основні розділи:
Загальні положення.
Мета та предмет діяльності установи.
Юридичний статус установи.
Органи управління.
Трудовий колектив.
Майно Установи.
Фонди установи.
Облік та фінансова звітність.
Розподіл прибутків та відшкодування збитків.
Зовнішньоекономічна діяльність.
Реорганізація та припинення діяльності установи.
Зміни та доповнення до Статуту.
Проект Статуту зазвичай готує юридична служба, а не служба діловодства.
Висновки
Після здобуття Україною незалежності, постала необхідність утвердження її на міжнародній арені, а отже й закріплення української мови, як державної. Нагальною потребою сьогодення є зміцнення статусу української мови у діловому спілкуванні, оскільки, писемне спілкування в ділових відносинах між організаціями, а також в державному, суспільному та політичному житті переходить на українську мову. Це стосується діловодства, офіційних документів, актів державної влади й управління, а отже всіх видів документації. Саме офіційно-діловий стиль задовольняє потреби членів суспільства у діловій сфері.
Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі й довідково-інформаційні документи. Організаційні документи на тривалий час закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов’язки, права й відповідальність органів управління та спеціалістів організації. Ці документи, разом із нормативно-правовими, розпорядчими, довідково-інформаційними документами створюються безпосередньо на підприємствах, установах, організаціях та фірмах і стосуються питань їх загальної діяльності.
До організаційних документів відносяться: статути, положення, інструкції та правила. Будь-яка установа, підприємство чи організація діє відповідно до статуту, а у своїй діяльності керується положеннями, інструкціями та правилами.
Аналізуючи ці документи, можна встановити, що інструкція та положення є правовими актами, правила є зібранням положень, а статут є нормативно-правовим актом, який визначає створення установи.
Відповідно до статуту Івано-Франківського національного технічного університету нафти і газу, цей навчальний заклад утворився як факультет, а згодом філія Львівської політехніки. Отже, інститут будувався на здобутках Львівської політехніки. Після укладання статуту новоствореного університету, цей документ було затверджено Міністерством освіти України, оскільки статут набуває чинності лише після затвердження його установою вищого рівня. Сьогодні, ІФНТУНГ – це багатопрофільний вищий навчальний заклад четвертого (найвищого) рівня акредитації, який відповідає міжнародним стандартам.
нструкції університету регламентують всі можливі сторони діяльності закладу , його філій та посадових осіб.
Положення визначають основні правила організації та діяльності університету, а правила визначають певний порядок дій усіх його працівників, посадових осіб, викладацького складу, а також студентів.
Своєї чинності інструкції, правила та положення набувають після затвердження їх керівниками закладу і дотримання їх є обов’язковим.
Розглянувши та проаналізувавши організаційні документи ІФНТУНГ, сліз відзначити, що вони відіграють значну роль у його діяльності, а особливо у регулюванні його внутрішнього розпорядку.
13PAGE 15


13PAGE 14115




15

Приложенные файлы

  • doc 301620
    Размер файла: 150 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий