DELOVODSTV_2


Теоретичні завдання
1. Опишіть сферу застосування (призначення) кількох документів, що регламентують роботу з інформацією та документацією, а саме:
Указ Президента України «Про порядок офіційного оприлюднення нормативно-правових актів та набуття ними чинності».
Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, що є власністю держави».
Національний стандарт України ДСТУ 4423: «Інформація та документація. Керування документацій ними процесами».
ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».
Національний класифікатор України ДК 003:2010 «Класифікатор професій».
Наказ Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання».
2. Опишіть технологію організації контролю за виконанням документів відповідно до Постанови Кабінету Міністрі України від 30 листопада 2011 р. № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».
3. Складіть приблизний перелік службових документів, що належать до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації, які використовуються в організації, де Ви працюєте чи вчитесь, та класифікуйте (розділіть) їх по групам.
4. Впровадження новітніх комп’ютерних технологій в організацію управлінських процесів: характеристика системи «Бизнес-Интеллект: Документооборот».
Практичні завдання
5. Оформіть за правилами службовий лист керівникам виробничих об’єднань та суб’єктам підприємницької діяльності.
Самостійно складіть реквізити 11, 12, 19, 28.
Відсутні дані навести самостійно.
Автор листа: АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО ЗАКРИТОГО ТИПУ «ДЕСНА»
Довідкові дані про автора листа:
Вул. Пушкіна, 5, м. Бердянськ, 71100. Тел. (ХХХ) Х-ХХ-ХХ,
e-mail: [email protected] icps.brd.ua
6. Оформіть за правилами наказ із загальних питань.
Самостійно складіть реквізити: 11, 12, 28, 30.
Автор документа: ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ УКРАЇНИ ХАРЧОВОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ
Місце складання: Київ
Заголовок до тексту: Про затвердження Порядку перевірки технологічних умов виробництва у суб'єктів підприємницької діяльності
Констатуюча частина наказу:
Керуючись Законом України «Про державне регулювання виробництва і торгівлі спиртом етиловим, коньячним і плодовим, алкогольними напоями та тютюновими виробами»
Розпорядча частина наказу:
1. Затвердити Порядок перевірки технологічних умов виробництва у суб'єктів підприємницької діяльності, які отримали ліцензію або подали заяву на отримання ліцензії на право виробництва спирту етилового, алкогольних напоїв, пива та тютюнових виробів (додається).
2. Спеціальні дозволи (ліцензії) видавати суб'єктам підприємницької діяльності при наявності пакета документів, визначених зазначеними постановами Кабінету Міністрів, а також акта перевірки спеціалістами Держхарчопрому відповідності технологічних умов виробництва у суб'єктів підприємницької діяльності діючим вимогам.
3. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника голови комітету Ю.Жихарева.
Підписав наказ Голова Держхарчопрому Ініціал(ли), прізвище.
В тексті листа вкажіть, що вищезгадана фірма пропонує виконати замовлення на виготовлення необхідних форм, бланків з фінансово-економічної діяльності підприємства та організації бухгалтерського обліку. Окремі види документів за Вашими пропозиціями виконуємо на дискетах. Оплата за безготівковим розрахунком.Контактний телефон:ХХХ-ХХ-ХХ.
Підписав лист Директор акціонерного товариства Ініціал(ли), прізвище.
Опишіть сферу застосування (призначення) кількох документів, що регламентують роботу з інформацією та документацією, а саме:
Указ Президента України «Про порядок офіційного оприлюднення нормативно-правових актів та набуття ними чинності».
Указ Президента України -  це правовий акт глави держави, який видається з найважливіших питань, віднесених до його компетенції. Укази можуть мати якнормативний, так і ненормативний (правозастосовний характер). Нормативні укази стосуються до невизначеного кола фізичних та юридичних осіб і мають довгострокову дію. Ненормативні укази мають індивідуальне значення.
Порядок офіційного оприлюднення нормативно-правових актів та набрання ними чинності регламентується Указом президента України “про порядок офіційного оприлюднення нормативно-правових актів та набрання ними чинності” від 10 червня 1997 р.
Згідно з положеннями зазначеного Указу Закони України, інші акти Верховної ради України, акти президента України та Кабінету Міністрів України не пізніш як у п’ятнадцятиденний строк після їх прийняття і підписання підлягають оприлюдненню державною мовою в офіційних друкованих виданнях. Офіційними друкованими виданнями є “офіційний вісник України” і газета “Урядовий кур’єр”.
Офіційними друкованими виданнями, в яких здійснюється офіційне оприлюднення законів та інших актів Верховної ради України, є також газета “голос України”, “Відомості Верховної ради України”. офіційним друкованим виданням, в якому здійснюється офіційне оприлюднення законів, актів президента України, є також інформаційний бюлетень “офіційний вісник президента України”. В окремих випадках акти Верховної ради, президента та Кабінету Міністрів України можуть бути офіційно оприлюднені через телебачення і радіо.
Офіційне оприлюднення нормативно-правових актів здійснюється після включення їх до Єдиного державного реєстру нормативних актів із зазначенням присвоєного їм реєстраційного коду.
Нормативно-правові акти можуть бути опубліковані в інших друкованих виданнях лише після їх офіційного оприлюднення в офіційних друкованих виданнях, названих вище. при цьому варто зауважити, що нормативно-правові акти, опубліковані в інших друкованих виданнях, мають інформаційний характер і не можуть бути використані для офіційного застосування.
Громадяни, державні органи, підприємства, установи, організації під час здійснення своїх прав і обов’язків повинні застосовувати закони України, інші акти Верховної ради України, акти президента України і Кабінету Міністрів України, опубліковані в офіційних друкованих виданнях або одержані у встановленому порядку від органу, який їх видав.
Нормативно-правові акти Верховної ради і президента України набирають чинності через десять днів з дня їх офіційного оприлюднення, якщо інше не передбачено самими актами, але не раніше дня їх опублікування в офіційному друкованому виданні. Нормативно-правові акти Кабінету Міністрів набирають чинності з моменту їх прийняття, якщо більш пізній строк набрання ними чинності не передбачено в цих актах. Акти ж уряду, які визначають права і обов’язки громадян, набирають чинності не раніше дня їх опублікування в офіційних друкованих виданнях.
Якщо закон України чи інший акт Верховної ради України опубліковано в будь-якій із газет, зазначених вище, чи в “офіційному віснику президента України”, до його опублікування в “офіційному віснику України” чи “Відомостях Верховної ради України”, він набирає чинності після опублікування в тій із вказаних газет, де його опубліковано раніше, чи в “офіційному віснику президента України”. якщо ж інший нормативно-правовий акт опубліковано в “офіційному віснику президента України” чи в газеті “Урядовий кур’єр” до його опублікування в “офіційному віснику України”, він набирає чинності після його опублікування в тому із вказаних офіційних друкованих видань, де його опубліковано раніше.
Акти Верховної ради, президента та Кабінету Міністрів України, які не мають загального значення чи нормативного характеру, можуть не публікуватися за рішенням відповідного органу. Ці акти та акти з обмежувальними грифами офіційно оприлюднюються шляхом надіслання відповідним державним органам та органам місцевого самоврядування і доведення ними до відома підприємств, установ, організацій та осіб, на яких поширюється їх чинність. Неопубліковані акти Верховної ради і президента України набирають чинності з моменту одержання їх державними органами або органами місцевого самоврядування, якщо органом, що їх видав, не встановлено інший строк набрання ними чинності.
Акти Верховної ради України і президента України про призначення відповідно до законодавства на посади і звільнення з посад набирають чинності з моменту їх прийняття.
Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, що є власністю держави».
З метою забезпечення єдиного порядку зберіганнялі використання матеріалів,якіомістятьдслужбовудінформацію,Кабінет МіністрівьУкраїни п о с т а н о в л я є: 1.ЗатвердитиоІнструкціюО«ПроОпорядокРобліку,зберіганняБі використання документів,справ,виданьртапіншихоматеріальних носіївоінформації,лякіЛ
містятьЖслужбовуДінформацію.ЛМіністерства, інші центральні органи виконавчоїТвлади відповідноРдоРвимогПзазначеноїЛІнструкціїЖтаЛз
урахуванням особливостей своєї діяльності можуть за погодженням з Службою безпекиЛтаЛДержавноюОархівноюЛслужбоюЛзатверджуватиЛвідомчі інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів, справ,виданьРтаРіншихОматеріальнихОносіївОінформації,якіОмістять службовудінформацію.2.Міністерствам,іншимЬцентральнимДорганамЬвиконавчоїОвлади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській та СевастопольськійОміськимОдержавнимЬадміністраціямОумежахОїхніх 
повноважень у шестимісячний термін розробити і ввести в дію перелікидслужбовоїзінформації. 
3.Керівникамрміністерств,РіншихРцентральнихОорганів виконавчої влади, РадиОміністрівОАвтономноїРРеспублікиОКрим, місцевихШорганівЛ
виконавчоїРвлади,органівРмісцевого самоврядування, підприємств, установ і організаційРнезалежноПвід форм власності разом з режимно-секретними органамипзабезпечити контроль за виконанням вимог Інструкції, затвердженоїпцією постановою. 4. Служба безпеки здійснює контроль за обігом документів, які містять службову інформацію
Інструкція «Про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію» Загальні положення :
1 Ця Інструкція визначає обов"язковий для всіх центральних органіввиконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності (далі - організації) порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави
2. На документах у правому верхньому кутку першої сторінки, а
для видань – на обкладинці та на титулі проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника. Якщо гриф обмеженнядоступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носійінформації, він має бути зазначений у
супровідному документі.
3. Необхідність проставлення грифа "Для службового користування" визначається на підставі переліків, зазначених у пункті 1 цієї Інструкції: надокументі - виконавцем та особою, що підписує документ; на виданні - автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.
4. Керівники центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади та їхніх структурних підрозділів, державних підприємств, установ і організацій у разі потреби мають право зняти гриф "Для службового користування" з документів, підготовлених цим органом чи його структурним підрозділом, підприємством, установою, організацією, якщо відомості, що містяться у цих документах, не відповідають перелікам, зазначеним у пункті 1 цієї Інструкції.
5. З введенням у дію цієї Інструкції тиражовані документи, видані з грифом "Для службового користування" до 1991 року, а також тиражовані документи, випущені у світ у різний час з іншими обмежувальними грифами,крім грифів "Службова таємниця", "Таємно", "Цілком таємно" та "Особливої важливості", можуть розглядатися як відкриті документи за наявності письмової згоди організацій, що їх підготували, або правонаступників цих організацій. 6. Керівники організацій несуть відповідальність за забезпечення правиль-
ного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом "Для службового користування". Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Для службового користування", а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії організацій.  7. Запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом "Для службового користування", та випадкам втрат таких документів покладається на режимно-секретні підрозділи організацій. ( Пункт 7 в редакції Постанови КМ N 1547 ( 1547-2004-п ) від 17.11.2004 )  8. Співробітники організацій, які працюють з документами з грифом "Для службового користування", в обов"язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією та відповідними відомчими інструкціями.
Прийманнярітоблікрдокументів  10. Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом "Для службового користування" здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації. На документи з грифом "Для службовогоькористування",ляк правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації.  11. Кореспонденція з грифом "Для службового користування", що надходить до організації, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп"ютерів (ПК), приймається і розкривається централізовано у канцелярії співробітниками, яким доручена робота з такими документами.
12. У разі надходження документів з грифом "Для службового користування" у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до канцелярії. Забороняється доставляти у неробочий час документипзргрифом "Для службового користування" в організації, де немає постійних черговихопрацівників.  13. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури)о–оззаркількістюопримірників.  14. Облік документів та видань з грифом "Для службового користування" ведеться у журналах як правило, окремо від обліку іншої несекретної документації. Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Длярслужбового користування" ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналах або на картках).  15. На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом "Для службового користування" проставляється штамп, у якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження.  16. Тираж видання з грифом "Для службового користування", одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом "Для службового користування".  Національний стандарт України ДСТУ 4423: «Інформація та документація. Керування документацій ними процесами»
Набуття чинності ДСТУ 4423: 2005 стало прогресивним явищем упорядкування вітчизняних документаційних процесів, їх сумісності у випадку інтеграції у світові інформаційні процеси. Безперечно, здобутки міжнародної спільноти, колективна творчість у сфері records management буде корисним не лише у практичному значенні, але, передусім, нормативно-правовому, сприяючи узгодженню вітчизняних і міжнародних актів, так необхідних для єдиного простору проходження документаційних процесів. Вважаємо, що впровадження національного модифікованого варіанту ISO 15489-2001 стане першим кроком адаптації інших міжнародних стандартів, що стосуються керування документаційними процесами, поліпшення організації діловодства й архівної справи в Україні.
Стандарт складається з двох частин:
Частина 1. Основні положення. ДСТУ 4423-1: 20005.
Частина 2. Настанови. ДСТУ 4423-2: 20005.
Перша частина складається з національного вступу, одинадцяти розділів та чотирьох додатків.
У розділі "Сфера застосування” вказано, що стандарт поширюється на сферу керування документаційними процесами. Відзначено, що він стосується керування службовими документами всіх видів на всіх носіях, створених у процесі трудової діяльності. Стандарт призначений для використання організаціями, фахівцями та іншими особами, що зобов'язані працювати з документами.
Другий розділ "Нормативні посилання" містить базові положення цього стандарту, на яких є посилання в тексті. В ньому відображаються чинні на 2004 р. міжнародні стандарти.
Третій розділ "Терміни та визначення понять» присвячений термінам та визначенням понять українською та англійською мовами. В цьому розділі приводиться український термін, його англійський аналог і розкриття змісту терміна. Наприклад, термін керування документаційними процесами (records management) визначається як "галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність'.
У четвертому розділі "Переваги керування документаційними процесами" вказуються ці переваги, що охоплюють:
a) упровадження політики і застосування стандартів;
б)визначення обов'язків і повноважень;
в) визначення процедур, інструкцій та ознайомлення з ними персоналу;
г) забезпечення низки послуг, пов'язаних із питаннями керування службовими документами та користування ними;
д) розробку, реалізацію та керування спеціалізованими системами для керування документаційними процесами;
е) інтеграція керування документаційними процесами в ділові системи та процеси.
У п'ятому розділі "Регуляторне середовище подано вимоги до регуляторного середовища, що визначають правове поле для керування документаційними процесами в організації.
Найважливішими з цих вимог є:a) статутне і прецендентне право та правила, якими керуються у специфічному для певної галузі та загальному середовищі діяльності, охоплюючи закони та інструкції, які безпосередньо стосуються службових документів, архівів, доступу, права на приватну таємницю, свідчень, електронної комерції, захисту даних та інформації;
б)обов'язкові норми практичної діяльності;
в) добровільні кодекси усталеної практики;
г)добровільні кодекси поведінки й етики;
д) очікування суспільством належної діяльності у певній галузі або організації.
У шостому розділі "Політика та обов'язки» висвітлено загальні принципи запровадження і дотримання політики в організації, що стосується процедур керування документаційнимипроцесами. Зокрема організаціям пропонується: запровадити, задокументувати та визначити ті ділянки, де законодавство, інструкції та інші методики найбільше застосовуються при створенні службових документів, що стосується діяльності організації.
У сьомому розділі "Вимоги до керування документаційними процесами" розглянуто ці вимоги, розкрито принципи програм керування документаційними процесами. Зокрема подано характеристику структури службового документа, що стосується автентичності, достовірності, цілісності та придатності для користування. Службовий документ повинен бути захищеним від несанкціонованих змін, будь-яке санкціоноване доповнення має бути задокументовано та проконтрольовано.
Восьмий розділ "Розробляння та впроваджування документаційних систем» має кілька підрозділів. У них розглядаються як загальні положення, що стосуються стратегії та запроваджування політики, процедур і методики, так і характеристика документаційних систем, що має відповідати достовірності інформації, цілісності, відповідності, всебічності, систематичності. Також розглядається розробка та впровадження документаційних систем, що передусім мають бути функціональними та охоплювати процеси, пов'язані з певними службовими документами. Приділяється увага фізичному зберіганню носіїв інформації та їхньому захисту, що можуть виникнути під час надзвичайних ситуацій. При роботі з документаційними системами можуть виникнути будь-які зміни, тому потрібно обов'язково контролювати і документально оформляти, особливо це стосується системи електронної документації.. В цьому розділі досить детально розглядається методика розробки та впровадження документарних систем, що передбачають: a)попереднє дослідження; б)аналіз ділової діяльності;c) встановлення вимог до службових документів; в)оцінка наявних систем; г) визначення стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до документів; д)  розробка документаційної системи; е) аналіз упровадження системи
Припинення функціонування документаційних систем запропоновано обов'язково документально оформляти, тому що службові документи до системи більше не додаються, а доступ до неї залишається відкритим.
У дев'ятому розділі "Документаційні процеси та їхнє контролювання" розглянуто визначення службових документів, які підлягають долученню до документаційної системи, та строки їхнього зберігання, а також долучання службових документів до документаційних систем, що включає перелік різних методів, таких як класифікування та індексування, систематизування у логічній послідовності, незалежно від виду носія, реєстрація. Функціонування системи в процесі ділової діяльності має:  1.забезпечити створення метаданих, що описують діловий контекст; 2.  засвідчувати місцезнаходження службового документа;3.  виявляти, яка дія не виконана;4. виявляти, хто має доступ до службового документа;•  виявляти, коли цей доступ мав місце; 5.  забезпечувати свідчення дій, що здійснювалися зі службовим документом.
Реєстрація документів засвідчує факт їхнього створення та долучення до документаційної системи і полегшує їхній пошук.
У десятому розділі "Відстежування та здійснювання перевірення" наголошується на тому, що для того, щоб перевірити рівень задоволеності користувачів системою та ефективність її функціонування, потрібно регулярно проводити відстежування відповідності до політики та вимог організацій. У разі непридатності чи неефективності такої системи її модифікують.
В одинадцятому розділі "Навчання" вказується, що весь керівний склад та весь допоміжний персонал і всі працівники, які мають відношення, чи працюють з документаційними системами, повинні обов`язково навчатися, та мати програму навчання роботи зі службовими документами.
ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.
1. Сфера застосування
1.1 Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи: Постанови, Розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створені в результаті діяльності:
- органів державної власності України, органів місцевого самоврядування;
- підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності
1.2 Цей стандарт встановлює: склад реквізітів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізітів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, что їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.
1.3 Вимоги цього стандарту, відносно оформлювання реквізітів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації.
2. Нормативні посилання : У стандарті використані такі стандарти та інші нормативні документи:
ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення
ДК 010-98 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД)
ГОСТ 9327-60 Папір та вироби з паперу. Споживчі формати.
3. Склад реквізитів документів
3.1 Готуючі та оформлюючі документи, Використовують Такі реквізити:
  01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республики Крим
     02 - зображення Емблеми организации або товарного знака (знака обслуговування)
     03 - зображення Нагороди
     04 - код организации
     05 - код форми документа
     06 - назва организации ВИЩОГО уровня
     07 - назва организации
     08 - назва структурного Підрозділу организации
     09 - довідкові дані про організацію     10 - назва виду документа
     11 - дата документа
     12 - реєстраційний індекс документа
     13 - посилання на агентство реєстраційний індекс и дату документа, на Який дають відповідь
     14 - місце Складення або видання документа
     15 - гриф обмеження доступу до документа
     16 - адресат
     17 - гриф погодження матеріалів документа
     18 - резолюція
     19 - заголовок до тексту документа
     20 - Відмітка про контроль
     21 - текст документа
     22 - Відмітка про наявність Додатків     23 - підпис
     24 - гриф погодження документа
     25 - візи документа
     26 - відбіток печатки
     27 - Відмітка про Засвідчення копії
     28 - прізвище Виконавця и номер его телефону
     29 - Відмітка про виконан документа и направлення его до справи
     30 - Відмітка про наявність документа в електронній форме
     31 - Відмітка про надійдення документа до организации
     32 - записи про державну реєстрацію.
3.2 Схеми розташованості реквізітів і меж зон на форматі А4
3.3 Віготовляючі бланки документів, Використовують Такі реквізити: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, а такоже Можливі відмітки для Розташування реквізітів: 11, 12, 13, 14, 16, 19, 20 , 21.
3.4 Документи, что їх складають в организации, повінні мати Такі обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10) (Не Зазначаються на аркушах), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23).
 Оформлюючі Різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначеним обов'язкових реквізітів, Використовують Такі: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24 , 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32.
4.5 У документах, что їх оформлюють на двох и более страницах, реквізити 22 - 28 проставляють после тексту (21), а 29-31 - на нижньому березі першої сторінки документа.
4. Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів
4.1 Зображення Державного Герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України "Про Державний герб України"; герба Автономної Республики Крим - відповідно до нормативно-правових АКТІВ Автономної Республики Крим. Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республики Крим на бланках Із Кутового розташованістю реквізітів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назв організацій, а на бланках із поздовжньому розташованістю реквізітів - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.
4.2 Зображення Емблеми организації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви организації. Зображення Емблеми реєструють згідно з встановленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного Герба України.
На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення Емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного Герба.
4.3 Зображення Нагороди відтворюють на бланках документів согласно із законодавством и розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізітів 07 и 08.
4.4 Код организациї проставляють за ЄДРПОУ [15] після реквізіту довідкові дані про організацію (09).
4.5 Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010 вище реквізіту назва виду документа (10).
4.6 Назву организациї вищого рівня вказують скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скороченню – повністю.
4.7 Назва организації – автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скороченню назву организації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижчих повної, окремим рядком у центрі.
4.8 Довідкові дані про організацію містять: поштовий адресою та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошта тощо). Їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.
4.10 Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в организації. Перелік містіть назви уніфікованіх форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають
Національний класифікатор України ДК 003:2010 «Класифікатор професій».
Класифікатор професій України ДК 003:був затверджений 28 липня 2010 Держспоживстандартом України. Тепер уже старий класифікатор професій діяв з 2005 року. Більшість змін, внесених до нього, стосуються приведення класифікатора у відповідність до вимог Міжнародної стандартної класифікації занять, зокрема вводяться нові види професій як: менеджер (управитель) в охороні здоров'я або менеджер (управитель) у соціальній сфері та інші. Крім того, виключено розподіл на рівні кваліфікації (високий, середній, низький) для ряду професій сфери торгівлі і послуг, кваліфікованих працівників з інструментом, а також працівників по обслуговуванню, експлуатації та контролю за роботою технологічного устаткування, збору устаткування і машин.
За основу розроблення КП було прийнято Міжнародну стандартну класифікацію професій (ISCO 88: International Standard Classification of Occupations/ILO, Geneva), яку Міжнародна конференція статистики праці Міжнародного бюро праці рекомендувала для переведення національних даних у систему, що полегшує міжнародний обмін професійною інформацією.
Кваліфікаційний рівень робіт, що виконуються, визначається залежно від вимог до освіти, професійного навчання та практичного досвіду працівників, здатних виконувати відповідні завдання та обов'язки. Професії, пов'язані з виконанням робіт високої кваліфікації, вимагають від особи кваліфікації на рівні молодшого спеціаліста.
Об'єктами класифікації в КП є професії. Кодування об'єктів класифікації здійснено за фасетним методом.
У КП застосовано такі поняття:
Робота – певні завдання та обов'язки, що виконані, виконуються чи повинні бути виконані однією особою.
Кваліфікація – здатність виконувати завдання та обов'язки відповідної роботи.
У дипломі спеціаліста (молодшого спеціаліста) чи іншому документі про професійну підготовку кваліфікація визначається через назву професії (інженер-механік, економіст, токар, секретар-стенографіст тощо).
Професія – здатність виконувати подібні роботи, які вимагають від особи певної кваліфікації.
Сфера застосування
1. Національний класифікатор України "Класифікатор професій" (далі - КП) розроблено на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 04.05.93 року N 326 "Про Концепцію побудови національної статистики України та Державну програму переходу на міжнародну систему обліку і статистики".
2. Цей класифікатор призначений для застосування центральними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, Федерацією роботодавців України, всіма суб'єктами господарювання під час запису про роботу у трудові книжки працівників.
3. Професійні назви робіт, які наведені у цьому класифікаторі, рекомендовано застосовувати під час утворення нових назв професій та посад у зв'язку з розвитком нових видів економічної діяльності та технологій.
4. КП забезпечує інформаційну підтримку щодо вирішення таких завдань:
- розрахунків чисельності працівників, обліку складу і розподілу кадрів за професійними угрупованнями різних рівнів класифікації, планування додаткової потреби в кадрах тощо;- систематизації статистичних даних з праці за професійними ознаками;- аналізу та підготовки до публікації статистичних даних, а також розроблення відповідних прогнозів стосовно зайнятості, доходів, охорони праці, освіти, перепідготовки кадрів, що вивільняються, тощо;- підготовки статистичних даних для періодичних оглядів із статистики праці, що розробляються Міжнародною організацією праці (МОП);- вирішення питань контролю та аналізу міжнародної міграції, міжнародного набору та працевлаштування громадян.
Описання розділів класифікації професій
1. Законодавці, вищі дердслужбовці, керівники , менеджери
Цей розділ вміщує професії, що пов'язані з:
- визначенням та формуванням державної політики, законодавчим регулюванням;
- вищим державним управлінням;
- правосуддям та прокурорським наглядом;
- керівництвом об'єднаннями підприємств, підприємствами, установами, організаціями та їхніми підрозділами незалежно від форм власності та видів економічної діяльності.
2. Професіонали
Цей розділ вміщує професії, що передбачають високий рівень знань у галузі фізичних, математичних, технічних, біологічних, агрономічних, медичних чи гуманітарних наук.
Професійні завдання полягають у збільшенні існуючого фонду (обсягу) знань, застосуванні певних концепцій, теорій та методів для розв'язання певних проблем чи в систематизованому викладенні відповідних дисциплін у повному обсязі.До цього розділу належать професії, що вимагають від працівника (з урахуванням кола та складності певних професійних завдань та обов'язків) кваліфікації за:1) дипломом про повну вищу освіту, що відповідає рівню спеціаліста, магістра;2) дипломом про присудження наукового ступеня:- кандидата наук;- доктора наук; 3) атестатом про затвердження вченого звання:- старшого наукового співробітника;- доцента;- професора.
3. Фахівці
Цей розділ вміщує професії, що вимагають знань в одній чи більше галузях природознавчих, технічних і гуманітарних наук.
Професійні завдання полягають у виконанні спеціальних робіт, пов'язаних із застосуванням положень та використанням методів відповідних наук.
До цього розділу належать професії, яким відповідає кваліфікація за дипломом чи іншим відповідним документом:
- молодшого спеціаліста;
- бакалавра;
- спеціаліста, що проходить післядипломну підготовку (стажування, інтернатуру, клінічну ординатуру тощо);
- спеціаліста (на роботах з керування складними технічними комплексами чи їх обслуговування).
4. Технічні службовці
Цей розділ вміщує професії, що передбачають знання, необхідні для підготовки, збереження, відновлення інформації та проведення обчислень.
Професійні завдання пов'язані з виконанням секретарських обов'язків, роботою на друкарських машинках чи інших конторських машинах, записами та опрацюванням цифрових даних, обслуговуванням клієнтів (поштове обслуговування, операції грошового обігу, надання довідок, реєстрація чи передавання інформації тощо).
До цього розділу належать професії, до яких може бути застосований рівень кваліфікації "молодший спеціаліст", а також професії, що вимагають повної загальної середньої та професійно-технічної освіти чи повної загальної середньої освіти та професійної підготовки на виробництві.
5. Працівники сфери торгівлі та послуг
Професійні завдання охоплюють забезпечення послугами, пов'язаними з поїздками, побутом, харчуванням, обслуговуванням, охороною, підтриманням правопорядку, торгівлею тощо.
Більшість професій, вміщених до цього розділу, вимагає повної загальної середньої та професійно-технічної освіти чи повної загальної середньої освіти та професійної підготовки на виробництві. Ряд професій можуть мати освітньо-кваліфікаційний рівень молодшого спеціаліста.
6. Кваліфіковані робітники сільського та лісового господарств, рибо ведення та рибальства.
Цей розділ вміщує професії, що передбачають знання, необхідні для сільськогосподарського виробництва, лісового господарства, риборозведення та рибного промислу.Професійні завдання полягають у вирощуванні урожаю, розведенні тварин, полюванні, добуванні риби, її розведенні, збереженні та експлуатації лісів з орієнтацією, головним чином, на ринок і реалізацію продукції організаціям збуту, торговельним підприємствам чи окремим покупцям.
7. Кваліфіковані робітники з інструментом.
Цей розділ вміщує професії, що передбачають знання, необхідні для вибирання способів використання матеріалів та інструментів, визначення стадій робочого процесу, характеристик та призначення кінцевої продукції.
До цього розділу належать професії, пов'язані з видобутком корисних копалин, будівництвом і виробленням різної продукції. Ці професії вимагають повної загальної середньої та професійно-технічної освіти чи повної загальної середньої освіти та професійної підготовки на виробництві.
Для деяких професій, пов'язаних з виконанням робіт високої кваліфікації, потрібна кваліфікація молодшого спеціаліста.
8. Робітники з обслуговування, експлуатації та контролювання за роботою технологічного устаткування, складання устаткування та машин.
Цей розділ вміщує професії, що передбачають знання, необхідні для експлуатації та нагляду за роботою устаткування, машин, у тому числі високоавтоматизованих, а також для їх складання.
Професійні завдання охоплюють розроблення корисних копалин, нагляд за їх видобутком, ведення робочого процесу та виробництво продукції на устаткуванні чи машинах, керування транспортними засобами, пересувними установками, складання виробів із деталей та вузлів.
Ці професії вимагають повної загальної середньої та професійно-технічної освіти чи повної загальної середньої освіти та професійної підготовки на виробництві.Для деяких професій, пов'язаних із виконанням робіт високої кваліфікації, потрібна кваліфікація молодшого спеціаліста.
9. Найпростіші професії
Цей розділ охоплює найпростіші професії (роботи), що потребують знань для виконання простих завдань із використанням ручних інструментів, у деяких випадках із значними фізичними зусиллями.
Професійні завдання пов'язані з продажем товарів на вулиці, збереженням та охороною майна, прибиранням, чищенням, пранням, прасуванням та виконанням низькокваліфікованих робіт у видобувній, сільськогосподарській, риболовній, будівельній та промисловій галузях тощо.Для виконання професійних завдань досить базової загальної середньої освіти або початкової загальної освіти та мінімальної професійної підготовки на виробництві чи інструктажу.
Наказ Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання».
Наказом Міністерства юстиції України № 578/5 від 12.04.2012 року затверджено перелік типових документів, що cтворюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, що додається. В цьому документі перелічуються типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документація, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій.
2. Опишіть технологію організації контролю за виконанням документів відповідно до Постанови Кабінету Міністрі України від 30 листопада 2011 р. № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».
Реєстраційний індекс документів відповідно до Постанова Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади». Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації. Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в установі. Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в установі, наприклад: 845 / 01-10, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою. У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також інший індекс, що застосовується в установі) та порядковий номер, наприклад: 02-15 / 258, де 02-15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер. З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120 / 02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом «Для службового користування». Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 03-14 / 450 / 02-11 / 208 - для спільних листів. Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів - 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім - 77 міліметрів.
3. Приблизний перелік службових документів, що належать до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації, які використовуються в організації, де я працюю та розділені по групах:
Організаційні документи - статут підприємства, положення про установу, посадові інструкції працівників, інструкції з техніки безпеки та охорони праці;
Розпорядчі документи - укази, постанови, вказівки, розпорядження, накази;
 Довідково-інформаційні документи - службові листи, факси, записки (доповідні, пояснювальні, службові), акти, договори, довідки, звіти, оголошення, запрошення, списки;
Документи з особового складу - заяви (про прийняття, переведення, звільнення тощо), автобіографії, резюме, трудові книжки, особові справи, контракти, трудові угоди.
4. . Впровадження новітніх комп’ютерних технологій в організацію управлінських процесів: характеристика системи «Бизнес-Интеллект: Документооборот»
Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи. Дотримання вимог стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та в процесі документування покликане сприяти встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викорененню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, обробку та пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів.
Програмний продукт «БІ: Документообіг» розроблений на базі програмного забезпечення IBM Lotus Software корпорації IBM. Це програмне забезпечення - світовий лідер в технологіях організації єдиного інформаційного простору для колективної роботи.
Ви можете об'єднати вже працюють у вас різнорідні програмні продукти в єдину інформаційну систему.
Ви можете легко перенести відомості з вже наявних баз даних і програм в «БІ: Документообіг».
Ви можете забезпечити для різних підрозділів (у тому числі територіально віддалених) одночасний доступ до єдиних баз даних.
Ви можете надійно захистити дані і обмежити доступ до них в суворій відповідності з компетенцією співробітників.
В найкоротший термін і з мінімальними витратами Ви можете підключити до системи скільки завгодно нових користувачів.
Ви можете розвивати функціональність системи і підключати до неї додаткові модулі в міру необхідності, без зупинки системи.
Основні функціональні можливості системи:
Електронне діловодство та документообіг; зберігання і швидкий пошук документів, контроль виконання доручень;
Облік, зберігання та узгодження різного виду документів у режимі реального часу;
Управління виконанням завдань і доручень з автоматичним контролем термінів і системою нагадувань для відповідальних виконавців;
Делегування повноважень при роботі з документами;
Ведення бази даних контрагентів: постачальників, замовників, партнерів, і т.д .;
Управління організаційною структурою Вашої організації: центри фінансової відповідальності та обліку, територіальні підрозділи, відділи, співробітники;
Формування різного виду звітів.
Структура системи.
Система складається з взаємно інтегрованих програмних модулів, які обмінюються даними в процесі роботи. Система виконується в мережевому варіанті (клієнт-серверна архітектура) з можливістю доступу до баз даних як з робочих місць в офісах, так і з віддалених комп'ютерів.
Захист інформації забезпечується на декількох рівнях: сертифікатами користувачів з індивідуальним логіном і паролем; системою автентичних реплікацій баз даних між серверами і віддаленими користувачами; системою індивідуального доступу до окремих документів (секретних документів), системою розподілу ролей користувачів: читач, автор, редактор.
Комплект програмних модулів:
«БІ: Документообіг» - електронний документообіг і сховище електронних документів;
«БІ: Контрагенти» - база підприємств і організацій, посадових і контактних осіб;
«БІ: Структура» - модуль для управління корпоративною структурою і реєстр співробітників;
«БІ: Генератор звітів» - спеціальний інструмент для вибірки даних з баз Лотус, організації експорту-імпорту в MS Excel;
«БІ: Довідники» - база довідкових даних для всіх додатків.
До системи можуть бути підключені й інші програмні модулі Бізнес-Інтелект, що дозволить розширити функціональні можливості системи.

Приложенные файлы

  • docx 572246
    Размер файла: 67 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий