4. Деловая переписка

Виды деловых писем*

К делопроизводственному подстилю относятся тексты, представляющие собой канцелярскую документацию учреждений, предприятий, фирм или переписку (обмен письмами) различных административных учреждений или хозяйственных субъектов.
Одним из основных жанров делопроизводственного подстиля является деловое письмо. Это основной документ обмена информацией между предприятиями, фирмами, организациями, учреждениями.
Существует много видов деловых писем. К основным можно отнести:
информационное письмо, в котором одна сторона информирует другую о свершившемся факте или намечающемся событии;
сопроводительное письмо, прилагающееся к важным документам или материальным ценностям при их отправке адресату;
письмо-просьба, в котором учреждение, фирма, предприятие просит другую сторону о совершении определенного действия;
письмо-напоминание, содержащее повторное указание на необходимость выполнения определенных действий;
письмо-подтверждение, в котором подтверждается факт получения документов или материальных ценностей;


1.  Прочитайте тексты и определите виды деловых писем.

I. 13. 05. 200Х в 10 часов в Госстандарте (ком. 211) состоится совещание, на котором будет обсуждаться проект Положения о «Премии Правительства Республики Беларусь в области качества».
Прошу направить на совещание вашего специалиста.
II. Хотелось бы напомнить, что 15. 02. 200Х был заключен договор № 321 о поставке офисной мебели, срок которого истекает 15. 05. 200Х.
Убедительно просим исполнить обязательства по договору до предусмотренного срока. В противном случае спор будет рассмотрен в хозяйственном суде г. Минска.
III. Сообщаем, что в связи со сложной экономической ситуацией, вызванной недопоставкой товаров, совет директоров постановил приостановить с 10. 03. 200Х по 10. 04. 200Х исполнение обязательств по заключенному договору.
IV. Сообщаем, что ООО «Алькор» своевременно получило образцы Вашей продукции по приложению № 1 договора 4365 от 11. 10. 200Х.
V. На основании Вашего запроса от 12. 07. 200Х высылаем пакет рекламной документации.
Надеемся на оперативное сотрудничество.

С композиционной точки зрения деловые письма подразделяются на простые и сложные. Простые письма составляются в случаях, не требующих передачи большого объема фактической информации. Сложные с композиционной точки зрения письма создаются в ситуациях, требующих детального воспроизведения хода событий и его анализа, изложения различных точек зрения, приведения аргументов и контраргументов.
Простые письма могут иметь одну композиционную часть. Это может быть просьба без пояснения, напоминание, сообщение, выражение благодарности или сочувствия. Например: Предлагаем для ознакомления каталог образцов продукции, производимой предприятием «Милена»; Выражаем Вам глубокую признательность за прием, оказанный представителю фирмы «АльмаТур» в Республике Беларусь.
Простое письмо может иметь две композиционные части: обоснование (изложение причин его написания) и заключение (просьба или отказ, напоминание, предложение, требование, согласие, гарантии и т. д.) Например: Сообщаем, что из-за временной приостановки производства (обоснование) ваш заказ на поставку 300 т рафинированного сахара-песка не может быть принят (заключение).
В простых письмах, содержащих отказ, может быть представлена и третья часть, в которой адресату предлагаются варианты компенсации или сообщаются адреса организаций, способных положительно решить данный вопрос.


2.  1. Прочитайте варианты простых писем и определите, из каких композиционных элементов они состоят.
2. Установите виды деловых писем.

I. Для прокладки водопровода в микрорайон «Лошица» просим согласовать вопрос о прекращении движения автотранспорта по ул. Чижевских в ночное время.
II. В связи с изданием Указа Президента Республики Беларусь о размещении в комплексе зданий Мэрии Национального Собрания Республики Беларусь предоставить вам помещение по указанному адресу в настоящее время не представляется возможным.
На компенсационной основе Вам будут предоставлены помещения по адресу ул. Денисовская, 11 после их освобождения Администрацией Исполкома Ленинского района.
III. Сообщаем, что наша фирма получила образцы посадочного грунта для комнатных и садовых растений.

Сложные деловые письма состоят из 3 композиционных частей: вступления, основной части и заключения.
Во вступлении указываются причины написания делового письма. Например: Администрацией города 15. 04. 200Х принято решение перерегистрации малых предприятий, действующих на его территории; Контрольное управление в соответствии с планом работы в ноябре 200Х  г. провело проверку осуществления экономической реформы в Витебской области.
В основной части:
дается анализ сложившейся ситуации. Например: Однако до настоящего времени Дальневосточное пароходство не выделило необходимое количество контейнеров. В связи с коротким сроком навигации и из-за отсутствия контейнеров поставка жителям Магадана товаров первой необходимости оказалась под угрозой срыва;
выражается согласие (несогласие) с определенными положениями. Например: Сообщаем Вам, что, изучив вышеупомянутые замечания, мы согласились с ними в целом и готовы включить их в контракт;
вносятся встречные предложения. Например: Поставку оборудования предлагаем осуществить морем на специальных баржах, т. к. значительная негабаритность указанного оборудования не позволяет транспортировать его по железной дороге;
приводятся контрдоводы. Например: Ваши представители прибыли с большой задержкой, в результате чего генератор был пущен в эксплуатацию только через два месяца после его поломки. Мы были удивлены Вашим отказом полностью возместить нам убытки, вызванные простоем генератора. По нашему контракту Заказчик имеет право требовать удовлетворения претензий, возникших в связи с выходом оборудования из строя по вышеуказанным причинам.
В заключительной части представляются выводы в виде предложений, требований, просьб, отказов, напоминаний, предупреждений. Например: Считаем целесообразным организовать детальное обсуждение новых возможностей торгово-экономического сотрудничества между Венесуэлой и Республикой Беларусь; Мы снимаем с себя ответственность за несчастные случаи, которые могут произойти по вине дорожно-ремонтных служб.


3.  1. Прочитайте текст, докажите, что с композиционной точки зрения это сложное деловое письмо.

Подтверждаем получение Вашего письма от 05. 06. 200Х года, из которого мы узнали, что Вы предъявляете нам претензию на сумму ... за задержку в передаче технической документации по Контракту № 25375.
Мы тщательно рассмотрели Вашу претензию и должны сообщить, что задержка в передаче техдокументации произошла не по нашей вине. Мы хотели бы напомнить Вам, что Пункт 6 вышеуказанного контракта предусматривает передачу технической документации в течение 3 месяцев после открытия Вами в нашу пользу безотзывного аккредитива в Банке внешней торговли на сумму ... . Вы обязались открыть аккредитив до 3 марта 200Х года, фактически он был открыт Вами 14 апреля, т. е. с опозданием более чем на один месяц.
Таким образом, Вы нарушили контракт в отношении условий платежа, что и вызвало задержку в передаче технической документации, и, следовательно, Вы не можете возлагать на нас ответственность и требовать уплаты неустойки.

В деловой переписке наиболее употребительны следующие формы глаголов:
1 л. мн. ч. наст. вр. (высылаем, напоминаем, направляем, предлагаем, просим, сообщаем). Эта форма глагола используется в тех случаях, когда должностное лицо, подписавшее деловое письмо, представляет учреждение, предприятие, фирму.
1 л. ед. ч. наст. вр. (высылаю, напоминаю, направляю, предлагаю, прошу, сообщаю). Такая форма глаголов встречается реже. Она используется в тех случаях, когда деловое письмо носит персональный характер.


4.  Обратитесь к материалу упражнений №№ 1, 2 и 3 и проанализируйте глаголы, которые встречаются в представленных текстах. Какая форма времени, лица и числа глаголов является наиболее характерной для деловой переписки?

5.  Вспомните и расскажите, с помощью каких языковых средств в деловых письмах подчеркивается вежливое отношение к адресату. При затруднениях обратитесь к конспекту лекций.

Вежливое отношение к адресату проявляется не только в употреблении местоимений Вы, Ваш, а также начальных и конечных этикетных формул. Вежливость в деловом письме может быть выражена с помощью следующих языковых средств:

употребление условного (сослагательного) наклонения глаголов: Мы могли бы направить по Вашей просьбе группу высококвалифицированных специалистов для оказания технического содействия в сооружении завода тяжелого машиностроения;
использование отрицательной частицы не при глаголах (иллюзия учета точки зрения адресата, поскольку в этой частице потенциально заложена возможность отказа): Не можете ли вы предоставить информацию относительно расценок на вашу продукцию.
употребление глагола надеемся для показа заинтересованности в предстоящем сотрудничестве: Мы обслуживаем Вашу фирму в течение десяти лет и надеемся, что наше сотрудничество будет и далее продолжаться.
смягчение категоричных формулировок и отказов: Мы убедительно просим (вместо требуем или вы должны продлить) продлить сроки поставок нашей продукции на месяц; С сожалением сообщаем вам, что не можем удовлетворить вашу просьбу.
выражение благодарности: Благодарим (выражаем благодарность, признательность) за качественное и быстрое выполнение заказа.


6.  Прочитайте предложения и установите, какие способы вежливого воздействия на адресата в них использованы.

1. Благодарим Вас за проявленный интерес к продукции нашей фирмы. По Вашей просьбе направляем номенклатурный перечень интересующих Вас изделий. Надеемся, что вы остановите свой выбор на представленных в нем товарах. 2. В течение трех дней с момента получения письма просим принять меры к исполнению Ваших обязательств. 3. В связи с задержкой в предоставлении Вами банковской гарантии мы были вынуждены приостановить поставку вышеуказанных запасных частей. 4. Мы хотели бы обратить Ваше внимание на то, что наше объединение осуществляет продажу лицензий на передачу «ноу-хау», которые сопутствуют поставкам комплектного оборудования. 5. Для уточнения данного вопроса не будете ли вы так любезны предоставить ксерокопии дорожных чеков Американ Экспресс. 6. Мы будем Вам очень признательны, если Вы задержите отгрузку оборудования до нашего уведомления о прекращении форс-мажорных обстоятельств. 7. Мы тщательно изучили Ваш проект и, к сожалению, должны сообщить, что мы не можем принять редакцию некоторых пунктов, указанных в Вашем проекте агентского соглашения. 8. Мы хотели бы напомнить Вам о Вашем письме от 14 января 200Х года, в котором Вы просили нас изменить график расчетов в связи с возникшими у вас временными трудностями.

*В параграфе использованы образцы деловых писем, представленных в пособии «Деловая переписка» (авт. Паневчик В. В., Некраха С. В., Самоедова  Н. В.).








13PAGE 15


13PAGE 14115





Приложенные файлы

  • doc 6651828
    Размер файла: 60 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий