Пример положения об отделе секретариата


ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Секретариат является структурным подразделением Общества с ограниченной ответственностью «ПРОЕКТ» (далее – Общество).
Создание, реорганизация и ликвидация секретариата проводится по решению Генерального директора Общества и оформляется приказом.
Руководство секретариатом осуществляет руководитель секретариата.
Руководитель секретариата подчиняется непосредственно генеральному директору Общества, назначается и освобождается от должности его приказом.
В своей деятельности секретариат руководствуется:
законодательством в сфере информации и документации,
нормативными актами Президента и Правительства Российской Федерации, Госстандарта России и Росархива по вопросам документационного обеспечения и архивного хранения,
Уставом Общества,
приказами и распоряжениями генерального директора Общества,
инструкцией по делопроизводству в организации,
другими нормативными актами и методическими документами по организации документационного, организационного и информационно-справочного обеспечения управления,настоящим Положением.
СТРУКТУРА СЕКРЕТАРИАТА
В состав секретариата входят:
Секретарь генерального директора.
Секретарь заместителя генерального директора по персоналу.
Секретарь заместителя генерального директора по производству.
Секретарь заместителя генерального директора по экономике.
Секретарь-делопроизводитель.
Оператор баз данных.
Переводчик.
Курьер.
Обязанности работников секретариата регламентируются их должностными обязанностями.
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СЕКРЕТАРИАТАОсновными задачами секретариата являются:
Документационное обеспечение работы руководства Общества: генерального директора, его заместителей и коллегиальных органов Общества – собрания учредителей и Правления.
Организационное обеспечение работы руководства Общества.
Справочно-информационное обеспечение работы руководства Общества.
Техническое обеспечение работы руководства Общества.
ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРИАТАСекретариат выполняет следующие функции:
Проводит обработку входящих, исходящих и внутренних документов Общества.
Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес руководства Общества и отправляемых от его имени.
Принимает, рассматривает и готовит к докладу документы, поступающие в адрес руководства Общества.
Осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству Общества.
Готовит по поручению руководства Общества проекты отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений и иными должностными лицами и специалистами.
По поручению руководства осуществляет редактирование документов.
Обеспечивает набор, распечатку и оперативное размножение документов, используемых в деятельности руководства Общества.
В необходимых случаях обеспечивает перевод документов с русского языка на английский и с английского языка на русский.
Обеспечивает учет и своевременную регистрацию документов, их сохранность.
Организует рациональный документооборот и контроль за движением документов в организации. 
Контролирует правильность оформления документов и обеспечивает методическую и организационную помощь работникам Общества в оформлении документов.
Обеспечивает формирование дел секретариата в соответствии с утвержденной номенклатурой, их хранение, своевременную передачу дел на архивное хранение и выделение к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.
Организует планирование рабочего дня генерального директора Общества и его заместителей.
Осуществляет телефонное обслуживание руководства и сотрудников Общества.
Составляет проекты планов работы Правления Общества.
Готовит материалы к заседаниям Правления Общества, обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным организациям и лицам.
Проводит своевременное информирование о проведении заседаний Правления Общества.
Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у руководства Общества.
Проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых руководством Общества.
Проводит оформление протоколов заседаний руководства и Правления Общества, их рассылку.
Осуществляет контроль за выполнением решений Правления Общества.
Организует прием посетителей руководством и соответствующими специалистами Общества.
ПРАВА СЕКРЕТАРИАТАРуководитель секретариата имеет право:
Участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников секретариата.
По согласованию с руководством Общества осуществлять подбор, расстановку и перемещение работников секретариата.
Распределять работу между работниками секретариата.
Представлять работников секретариата к поощрению, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной ответственности.
Вносить предложения по изменению структуры и штата секретариата.
Вносить руководству Общества предложения по совершенствованию работы секретариата.
Вести переписку по вопросам деятельности секретариата.Работники секретариата имеют право:
Получать в установленном порядке от других структурных подразделений Общества необходимую для работы информацию.
Требовать от руководителей структурных подразделений и работников Общества своевременного представления документов и информации руководству Общества.
По поручению руководства Общества привлекать работников других структурных подразделений для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов.
Возвращать на доработку работникам Общества проекты документов, оформленные ими с нарушением действующих норм и правил.
Вносить предложения по совершенствованию работы секретариата.
ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ СЕКРЕТАРИАТА С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ОРГАНИЗАЦИИ
Секретариат представляет руководству Общества:
поступившую корреспонденцию на рассмотрение;
проекты документов на рассмотрение и подписание;
докладные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы от структурных подразделений и должностных лиц Общества на рассмотрение.
Секретариат получает от руководства Общества:
поступившие из других организаций документы с резолюцией руководства;
предложения, докладные записки, справки структурных подразделений Общества с резолюцией руководства;
подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы;
утвержденные нормативные и инструктивные документы;
утвержденные планы работы структурных подразделений и коллегиальных органов Общества.
Секретариат направляет в структурные подразделения Общества:
копии приказов (выписки из приказов) на исполнение;
копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний Правления Общества на исполнение;
запросы о представлении информации по поручениям руководства Общества.
Секретариат получает от структурных подразделений Общества:
проекты служебных писем;
проекты приказов и распоряжений;
информационные и справочные материалы.
Секретариат направляет в другие организации деловые письма, информационные материалы.
Секретариат получает от других организаций деловые письма, информационные материалы.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЕКРЕТАРИАТА
Работники секретариата несут ответственность:
за неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на них должностными инструкциями;
за неисполнение или нарушение требований и норм действующего законодательства при подготовке и оформлении документов;
за достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в секретариате и представляемых руководству Общества и/или руководству структурных подразделений Общества;
за утрату и порчу дел и документов;
за несоблюдение условий хранения дел и документов;
за утрату и порчу печатей и штампов;
за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества.
Руководитель секретариата несет ответственность:
за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей;
за рациональную расстановку работников секретариата и организацию их труда;
за организацию повышения деловой квалификации работников секретариата;
за состояние трудовой дисциплины в секретариате;
за соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности работниками секретариата.

Приложенные файлы

  • docx 7679887
    Размер файла: 20 kB Загрузок: 1

Добавить комментарий