Понятие и организация документооборота. Критерии эффективности, количественные и качественные характеристики


Понятие и организация документооборота. Критерии эффективности, количественные и качественные характеристики.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей - потоков:
1. По направлению выделяют горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки. Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления, вертикальные - организации различных уровней. Восходящие потоки - это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции (документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
2. По отношению к управленческой системе выделяют:
- входящий документопоток (документы, поступающие в организацию);
- исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации);
- внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации).
Документопотоки различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки и направлением движения.
Входящий документопоток любой организации составляют: документы вышестоящих организаций, документы подведомственных организаций, документы от несоподчиненных организаций, обращения граждан. Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы могут создаваться как инициативные документы (требующие или не требующие ответа) или как ответные на поступившие письменные или устные запросы.
Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. К внутренним, прежде всего, относятся:
- организационные документы - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.- распорядительные документы - приказы, указания, распоряжения, решения.
- информационно-справочные - протоколы и акты, докладными (служебными) и объяснительными записками, которые составляют отдельную группу внутренней документации.
Объем документооборота — это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые), а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.Главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени (Только в этом случае принятое управленческое решение будет действенным). Для этого необходимо:
- максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью (каждое перемещение документа должно быть оправданным);
- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.);
- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.
При организации движения документов должны соблюдаться следующие правила:
- Централизация операций по приему и отправке документов.
- Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа.
- Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителем).
- Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации.
- Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.
- Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.
- Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений.
- Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом.
- Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки.
- Выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов».
Организация документооборота может самостоятельно регулироваться и нормироваться. В разделе 3.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.
К качественным характеристикам документооборота относятся:
1.характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
2.маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);
3.периодичность
4.направленность движения.
 Главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Для этого необходимо:
1.максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов (каждое перемещение документа должно быть оправданным);
2.исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов.
3.максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.
К количественным характеристикам относятся параметры объема документооборота. Помимо собственно объема документооборота, могут подсчитываться удельный вес групп документов в общем документопотоке, плотность документопотока, т.е. количество документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Объем документооборота – один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями. Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где кроме количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений.
Учет документооборота позволяет:
1.определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
2.определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
3.разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
4.установить оптимальное количество информации, достаточной для функционирования аппарата управления;
5.рассчитать численность службы делопроизводства

Приложенные файлы

  • docx 5126015
    Размер файла: 20 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий